У системі оперативного контролінгу розглядаються економічні процеси в рамках одного року. Тому виходячи з наявних ресурсів регулювання здійснюється шляхом зіставлення планових даних з фактичними і нормативними для цілей оперативного виявлення і визначення відхилень.
В результаті бюджетування встановлюються планові значення контрольованих величин.
Фактичні значення контрольованих величин виявляються на основі даних статистичного, фінансового і управлінського обліку в організації.
Відхилення планових і фактичних величин можуть виникати по всіх параметрах, визначених в бюджеті:
- вартісні параметри – витрати, доходи з обороту, маржинальний прибуток, надходження, виплати, дебіторські і кредиторські заборгованості, капітал і т.п.;
- параметри організаційної структури – місця виникнення витрат, продуктові і регіональні дивізіону, закупівельні, виробничі, збутові, проектні підрозділи і т.п.;
- тимчасові параметри – дні, тижні, місяці, квартали, роки.
Розрізняють наступні види відхилень:
- абсолютні відхилення – визначається як різниця між двома величинами. Є виразом стану речей, що склався, між плановими і фактичними параметрами. Прийнято вважати, що якщо відхилення позитивно впливає на прибуток організації, його обчислюють із знаком “+”. Проте в практиці числення абсолютних відхилень використовують не економічний, а математичний підхід;
- відносні відхилення – розраховуються по відношенню до інших величин і виражаються у відсотках. Частіше відносне відхилення обчислюється по відношенню до більш загального показника або параметра. Застосування відносних відхилень підвищує рівень інформативності аналізу, що проводиться, і дозволяє виразніше оцінити зміни. Так, наприклад, величина абсолютного відхилення обороту, рівна (10-8)=2, сприймається не так гостро, як величина відхилення у відсотках: (10-8) / 8 *100% = 25%;
- селективні відхилення – контрольовані величини порівнюються в тимчасовому розрізі: квартал, місяць, іноді день (наприклад, дані певного місяця поточного року з тим же місяцем попереднього року). Цей метод особливо актуальний для підприємств, що займаються сезонним бізнесом;
- кумулятивне відхилення – суми, обчислені наростаючим підсумком (кумулятивні), і їх відхилення дозволяють оцінити ступінь досягнення за минулі періоди і можливу різницю до кінця планового періоду. Кумуляція дозволяє компенсувати випадкові відхилення і точніше виявити тренд;
- відхилення в тимчасовому розрізі. Для контролінга типовим є порівняння “план – факт”. Відхилення визначаються на підставі порівняння бюджетних і фактично реалізованих значень контрольованих параметрів. Для аналітичних цілей може представляти інтерес порівняння фактично реалізованих значень планового періоду з фактами відповідного попереднього періоду.
Обидва підходи (“план-факт” і “факт-факт”)) спираються на статистику минулого і дозволяють зменшити відхилення в майбутньому. На основі аналізу відхилень може бути складений інший прогноз або очікування результатів на кінець планового періоду.
Тотальний аналіз всіх відхилень не є завданням контроллера. Необхідно з'ясувати, чи є дане відхилення випадковим або регулярним. У випадку якщо відхилення носить разовий характер і не грає значної ролі щодо досягнення цільового прибутку, то виконувати аналіз безглуздо.
Виниклі відхилення повинні зважуватися по певних критеріях:
- оцінка по допустимих межах – аналіз відхилення слід проводити, якщо відхилення якого-небудь параметра бюджету виходить за встановлені допустимі межі;
- оцінка відхилень по впливу на прибуток – підхід припускає ранжирування параметрів, що впливають на прибуток, як в позитивному, так і негативному напрямі.
Завдання контроллера полягає перш за все в підготовці даних про величину відхилень і проведенні аналізу з погляду виявлення причин відхилень.
При аналізі відхилень слід розрізняти контрольовані і неконтрольовані причини.
Для виявлення чинників, що призвели відхилення, використовують методи статистичного аналізу: регресійний, кореляційний, чинник, кластерний.
На практиці розрізняють аналіз причин відхилень:
- орієнтований на минуле;
- орієнтований на майбутнє.