Лекция 6. Инвентаризация, аудит, диагностика, анализ – базовые методы поиска идей

На практике инвентаризация, аудит, диагностика, анализ – это базовые методы контроля и анализа в системе управления экономикой страны, организации, управления любым хозяйствующим субъектом. Управление любыми функциями организации, будь-то бухгалтерская, финансовая, хозяйственная, производственная, инновационная и другие виды деятельности, не может обойтись без контроля и анализа. Деятельность в области создания интеллектуальной продукции также, как и любая другая деятельность потребляет ресурсы, а в замен выдаёт свою продукцию, то есть как в любой другой деятельности требуется учитывать, контролировать и анализировать расход ресурсов, а главное – эффективность их использования в приоритетном для организации направлении. Для экономики с высоким процентом интеллектуального капитала применение указанных методов в сфере интеллектуальной деятельности стало естественным и освоенным делом также как в бухгалтерской, финансовой и хозяйственной деятельности.

Инвентаризация –перепись находящихся в наличии объектов на определённый момент времени в определённом месте. Вид подлежащих инвентаризации объектов, объём информации, характеризующий объект (показатели, характеристики, количество и т.д.), время проведения инвентаризации (время фиксирования наличия объектов) и места, широты охвата (страна, организации, подразделения, склады и т.д.) определяются условиями инвентаризации. Условиями инвентаризации определяется и её цель. В зависимости от цели составляется информационная анкета (информационный паспорт, карточка) на каждый фиксируемый при инвентаризации объект. Результатом инвентаризации является объективная, достоверная информация о наличии объектов, их количестве и соответствующие анкете характеристики, показатели, определяющие объект. По условию инвентаризации может быть задано учётное состояние и по результатам инвентаризации в акте отражается отклонение фактического состояния от учётного, то есть сравнивается то, что есть на самом деле с тем, что должно быть. Это уже элемент анализа, выявления недостачи или излишков.

Аудит – проверка, ревизия, контроль, экспертиза, – всё вместе взятое, но при этом аудит имеет свои отличия, свои приёмы. Аудит – это независимая или обязательная проверка всех операций (действий) за определённый период определённым функциональным субъектом, в качестве которого выступают организация, бухгалтерия, финансовая служба, юридическое или физическое лицо, при этом проверка проводится при обязательном сравнении выполненной операции с правилами, нормами её выполнения и оценкой соответствия выполненной операции соответствующим нормам, правилам, законам. Характеристика отклонения даётся в виде количественной или качественной оценки. В заключении об аудиторской проверке даётся рекомендация по всем отклонениям как нужно сделать правильно без нарушения норм, правил, законов. Результатом аудиторской проверки, также как и инвентаризации является достоверная информация о состоянии субъектов на определённый момент времени (на момент окончания аудиторской проверки), при этом даются рекомендации, как эта информация должна быть скорректирована при устранении ошибок. Аудит в большей степени, чем инвентаризация выполняет функцию диагностики и анализа.

Диагностика – процедура более близкая к медицине и технике, но нашла применение и в определении состояния экономических систем, особенно при выявлении причин отклонения показателей состояния от нормы, от устойчивых показателей, возникающих проблем. Диагностика – методы и методики выявления причин отклонения показателей характеристик от норм или ранее достигнутых показателей, определение путей, устранение выявленных отклонений (это подготовленная почва для поиска идей!). Основным методом диагностики являются: метод сравнения количественных и качественных показателей, фактических и нормированных или достигнутых, возможно плановых или желаемых. Результатом диагностики является информация о показателях состояния объекта, о нормах этих показателей и о фактах отклонений, о величине отклонений, о причинах отклонений фактических показателей от норм и о возможных путях устранения причин, вызвавших отклонения.

Анализ – заключительный этап по обработке всей полученной информации с помощью инвентаризации, аудита, диагностики и взятой из информационных баз учётных, статистических и архивных документов, относящихся к каждому из анализируемых объектов (субъектов) и внешних аналогов, а также требований рынка. Основным методом анализа является метод оценки и сравнения, достигнутого с прошлыми достижениями либо с планируемыми (желаемыми) показателями.

Пример: авторы книги «Анализ сильных и слабых сторон компании» [11] рассматривают аудит технологии и инновационный аудит маркетинга и т.д., а анализ применяют как базовый метод для определения сильных и слабых сторон компании, для определения стратегических возможностей компании, для анализа любой функциональной деятельности и для анализа любых результатов этой деятельности.

Примером того, как в России изменилось отношение к интеллектуальной продукции может служить факт, описанный в книге В. Г. Зинова «Управление интеллектуальной собственностью» [8].

Правительство РФ 14 января 2002 приняло Постановление № 7 «О порядке инвентаризации и стоимостной оценки прав на результаты научно-технической деятельности».

Для реализации данного постановления разработаны методические рекомендации, которые утверждены Минимуществом России, Минпромнауки России, Минюстом России, Распоряжением от 22 мая 2002 г. № 1272-р/Р-8/149 в них определён порядок проведения обязательной и инициативной инвентаризации прав на результаты научно-технической деятельности, полученные при выполнении научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, которые финансировались с участием бюджетов СССР, РСФСР, внебюджетных Государственных фондов. Из этого примера следует, что инвентаризации в обязательном порядке подвергаются результаты интеллектуальной деятельности, то есть определяется отдача от израсходованных государственных ресурсов, определяется как зафиксированы права на интеллектуальную продукцию.

Инициативная инвентаризация может проводиться не только по инициативе государства, но и любого собственника, юридического лица или хозяйствующего субъекта и по любому поводу, определяемому заинтересованным лицом. Для этого должна быть сформулирована цель инвентаризации.

В нашем случае, поводом является исследовательская работа по поиску идей. Генеральная цель инвентаризации – поиск идей. Соответствующая выполняемой исследовательской работе, которая имеет определённый круг сопутствующих целей, каждая из которых является для организации «порой» не менее значима, нежели генеральная цель. В данном случае правомерно говорить об многоцелевой инвентаризации, призванной обеспечить получение информации, позволяющей:

1. Сформировать портфель объектов интеллектуальной собственности.

2. Сформировать портфель интеллектуальных активов.

3. Выявить объекты интеллектуальной собственности, на которые организация имеет исключительные права.

4. Выявить объекты интеллектуальной собственности, на которые у организации нет исключительных прав.

5. Выявить объекты интеллектуальной продукции потенциально охраноспособной, но требующей проверки на патентную чистоту.

6. Выявить объекты с правовой охраной принадлежащей третьим лицам и используемые организацией на законных основаниях.

7. Выявить объекты с зафиксированной информацией о реквизитах объекта, позволяющей его идентифицировать;

8. Выявить охраноспособные объекты, на которые можно получить охранный документ.

9. Выявить объекты, которые являются коммерческой тайной (ноу-хау).

10. Выявить объекты (информацию, документы), которые должны быть засекречены.

11. Определить приоритетные направления развития организации, проблемы и задачи их реализации.

12. Определить приоритетные виды продукции организации, проблемы и задачи при её производстве.

13. На основе маркетинговых исследований определить потребности рынка в выпускаемой продукции и по новым видам продукции.

14. Сформировать перечень продукции, по которой необходимо определить патентную чистоту, возможных претендентов на правовую охрану и сделать попытку правовой охраны.

15. Сформировать перечень технологической документации, которая должна быть подвергнута анализу на патентную чистоту.

16. Сформировать перечень действующего оборудования с характеристикой степени правовой охраны.

17. Сформировать перечень технологического инструмента с характеристикой степени правовой охраны.

18. Сформировать перечень технической документации на продукцию с характеристикой степени правовой охраны.

19. Сформировать перечень объектов, находящихся в стадии проектирования с характеристикой степени правовой охраны.

20. Сформировать перечень опытных образцов оборудования, технологического инструмента, находящихся в стадии изготовления, испытания, освоения с характеристикой степени их правовой охраны.

Инвентаризация может осуществляться поэтапно, выделяя в отдельные этапы структурные подразделения организации (цех, отдел, участок и т.д.) либо отдельные виды объектов (продукции, услуги, техническая документация, технологическая документация, документация по бухгалтерскому учёту, коммерческой деятельности, маркетингу). После окончания каждого этапа результаты инвентаризации представляются в виде промежуточного акта с приложением информационных анкет на каждый объект инвентаризации. По всем субъектам, у которых была проведена инвентаризация, – организуется аудиторская проверка на предмет деятельности по:

– выполнению работ по правовой охране интеллектуальной продукции;

– выполнению работ по продвижению идей к созданию новшеств, а новшеств к интеллектуальной собственности и интеллектуальным активам;

– выполнению работ по активизации творческой (интеллектуальной) деятельности по поиску идей, созданию новшеств, направленных на решение задач, проблем, на обеспечение технологической безопасности, на улучшение экономических показателей, экономию ресурсов, улучшению качества, созданию новой продукции, созданию нового оборудования, совершенствования системы управления, усиления конкурентоспособности организации;

– организации патентной работы;

– организации информационной работы;

– организации НИР и НИОКР;

– созданию новых видов продукции;

– организации маркетинговых исследований, позволяющих определить приоритетные виды продукции и приоритетные направления развития организации, стратегию организации.

Для осуществления аудиторской проверки по всем указанным направлениям деятельности определяется нормативная база, по некоторым направлениям такой нормативной базой могут быть достижения в аналогичных отраслях, организациях, либо нормативная база создаётся по усмотрению руководителей организации.