Ефективність (продуктивність) означає співвідношення між досягненням цілей і витраченими ресурсами.

При вирішенні питання збалансування результату та ефективності розглядають два аспекти:

- Структурний, який полягає в тому, щоб знайти пріоритетні напрями діяльності. Важливим інструментом менеджменту тут виступає стратегічний менеджмент.

- Функціональний аспект пов‘язаний із раціональним поєднанням у поточній діяльності прагнення будь-якою ціною досягти вже обраної за допомогою структурного аналізу цілі, з одного боку, і потрібними для цього ресурсами, з іншого боку.

Використання структурного підходу пов‘язане з досягненням результатів у зовнішньому середовищі.

Таким чином, результативність є основою успіху. І лише після досягнення успіху мова йде про ефективність як мінімальну умову для виживання організації.

Діяльність у політиці і бізнеси підкреслювала широко відомий принцип Парето: 20% зусиль приносять 80% результатів, і навпаки. Дещо більш песимістичну оцінку дає П. Друкер, згідно якої у будь-якій організації 10-15% елементів (продуктів, ринків, замовлень, покупців, працівників) дають 80-90% результатів. Решта 85-90% елементів не продукують нічого окрім витрат.

 

Балансування результату й ефективності має такі варіанти:

1. Відсутній наголос і на результат і на ефективність (хаотична діяльність)

 

 

Робота не зроблена Обмежені ресурси витрачені

марно, непродуктивно

 

В цьому варіанті виконавці і менеджери мають у своєму розпорядженні достатньо ресурсів, однак діють так, як заманеться кожному з них. Причинами такого становища можуть бути відсутність організаційних цілей (завдань, планів), або ж ігнорування поставлених цілей. Це означає, що з одного боку ресурси перевитрачаються, з іншого боку виконавець або певні групи , користуючись ресурсами організації (робочими площами, засобами зв’язку, устаткуванням, матеріалами, контактами з партнерами), досягають власних цілей, які не мають відношення до організації. В цілому організація діє безрезультатно і неефективно.

 

2. Надмірний наголос на результат.

 

Обмежені ресурси витрачені

Робота зроблена, але.... марно, непродуктивно

 

У цьому разі нерідко навіть бюджет потрібних ресурсів попередньо не складається. У подібних випадках девізом стає вислів „Успіх за будь-яку ціну”. Організація діє результативно, але неефективно . Цілі нерідко досягаються, але при цьому ресурси використовуються неефективно, на подальший розвиток їх не вистачає.(Приклад Банки „Інко”, „Відродження”).

 

3. Надмірний наголос на продуктивність.

 

 

Наявні ресурси не були

Робота не зроблена, оскільки використані

 

Цей варіант використовують занадто економні менеджери, що прагнуть зберегти (з користю для себе) ресурси організації, атому часто не виконують взятих перед виконавцями зобов‘язань, намагаються обмежитися моральними стимулами. Організація діє ефективно, але з недостатньою результативністю. Ось приклад. Коли керівникові приносять на підпис відомість про виплату зарплати відповідно до встановлених розцінок за виконану роботу, він знаходить навіть незначні причини, щоб знизити ці виплати. Рано чи пізно найбільш кваліфіковані робітники підуть від такого шефу або ж удаватимуть, що працюють. Все це незабаром може призвести до того, що запланована робота виявиться незробленою, тому що наявні ресурси не будуть використані.

 

4. Збалансований наголос на результат і ефективність

У цьому випадку, як правило, за участю виконавців попередньо розробляється, затверджується і оприлюднюється бюджет ресурсів. Використання ресурсів здійснюється гласно у повній відповідності із затвердженим бюджетом. Тільки в цьому разі і робота робиться якісно, і ресурси використовуються раціонально. Організація працює результативно та ефективно.

 

 

Робота зроблена і.... обмежені ресурси були використані

раціонально, продуктивно