Проект – это ограниченное во времени предприятие (мероприятие), направленное на создание уникальных продуктов и услуг или получение принципиально новых результатов.
К числу важнейших отличий проектов от других видов деятельности относится ограниченность во времени, уникальность, необходимость заранее координировать многоплановые действия.
Ограниченность во времени означает, что у любого проекта есть момент его начала и его завершения. Завершается проект после достижения намеченных целей.
Совсем иначе дело обстоит с регулярно возобновляемой деятельностью. У нее нет заранее оговоренного срока завершения.
Уникальность, т.е. исключительность, неповторимость результата проекта означает, что в условиях, в составе, в порядке необходимых работ есть нечто новое. Следовательно, невозможно гарантированно получить то, что нужно, путем простого копирования ранее выполненной работы.
Регулярно возобновляемая деятельность эффективна, если требуется воспроизвести уже неоднократно полученный в аналогичных условиях результат. Это тот случай, когда изобретение велосипеда не требуется. Например, нужно много одинаковых велосипедов.
В начале каждого проекта из-за его уникальности приходится заново определять состав предстоящих работ, их порядок и исполнителей. Так как в каждом проекте есть что-то новое, то на этапе планирования необходимо уделять внимание согласованию даже, казалось бы, привычных процедур.
То, что стало регулярной деятельностью, реализуется по уже многократно отработанному плану. Очередное успешное повторение многократно воспроизводившегося цикла не требует детального планирования и согласования необходимых действий: набор таких действий уже устоялся, порядок их выполнения очевиден, успешные исполнители уже определены.
Проиллюстрируем эти отличия сравнением выпечки пирога к празднованию совершеннолетия на основе индивидуального заказа (проект) и ежедневной выпечки хлебозаводом обычного хлеба (регулярно возобновляемая деятельность).
Пирог нужен именно в День рождения. Только представьте себе, что вам вручили его за неделю до вашего Дня рождения или через неделю после! Но именно свежий хлеб многие хотели бы видеть на своем столе с неизменным постоянством.
Уникальность события (18 лет бывает только раз в жизни!) просто обязывает изготовителя создать неповторимый кулинарный шедевр. А обычный (от слова «обычай – общепринятый порядок») хлеб тем и хорош, что мы знаем, к каким блюдам и сколько его надо, какой вкусовой эффект произведет сочетание его с теми или иными продуктами.
Чтобы своевременно испечь необычный пирог, исполнителям (команде проекта) надо заранее продумать, что, где, когда для этого приобрести, кому, что, как и когда надо сделать. В более-менее устоявшийся и не требующий особого планирования рабочий порядок придется «вписать» нечто новое. Эти необычные дела членам команды проекта надо еще согласовать между собой. Разумеется, выпечка обычного хлеба в нормальных условиях такого планирования и согласования от работников хлебозавода не требует. Для этого достаточно следовать некогда заведенному порядку.