Внесение исправлений в учетные документы и отчетность

К сожалению, при составлении первичных документов, учетных регистров или бухгалтерской отчетности неизбежны ошибки. Если ошибка допущена, возникает необходимость исправления неверных данных.

Группа первичных документов, содержащих описание хозяйственных операций, сопряженных с движением наличных или безналичных денежных средств, - кассовые и банковские документы - исправлению не подлежит, что закреплено положениями ст.9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в ред. Федерального закона от 23 июля 1998 г. N 123-ФЗ) и в ряде подзаконных актов. Такие документы подлежат полному переоформлению.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься при выполнении следующих условий (п.5 ст.9 Федерального закона N 129-ФЗ):

- в тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются;

- исправление необходимо согласовать с участниками хозяйственных операций;

- исправление должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы;

- должна быть указана дата внесения исправлений.

Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Приказом Министерства финансов СССР 29 июля 1983 г. N 105), ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "исправлено", подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также должна быть проставлена дата исправления.

Отражение внесенных исправлений на счетах бухгалтерского учета производится одним из следующих способов:

- неправильно сделанная в предыдущем периоде запись сторнируется и производится правильная запись;

- производится дополнительная запись на сумму, не отраженную на счетах;

- делается обобщенная проводка, которая приводит счета бухгалтерского учета в то состояние, какое было бы при изначально правильном отражении операции (по ошибкам прошлых лет).

Исправление первичных учетных документов и записей на счетах должно сопровождаться бухгалтерской справкой.

Если ошибка обнаружена в учетном регистре, составленном вручную, причем до проставления итогов, ее исправление осуществляется в следующем порядке: ошибочная запись зачеркивается красными чернилами, а правильная сумма приводится над зачеркнутой черными чернилами. Если ошибка обнаружена в журнале-ордере после проставления в нем итогов, но до внесения их в главную книгу, исправление должно быть сделано в предусмотренных после итогов свободных строках или графах.

После записи в главной книге итогов журналов-ордеров никакие исправления в них не допускаются. Необходимые уточнения оборотов оформляются специально составляемой бухгалтерской справкой. Данные справки заносятся в главную книгу обособленно.

Изменение оборотов в текущем месяце по операциям, относящимся к прошлым периодам, отражается в журналах-ордерах дополнительной записью (уменьшение оборотов - красным) <1>.

В бухгалтерских отчетах и балансах не должно быть никаких подчисток и помарок. В случае исправления ошибок делаются соответствующие оговорки, которые заверяют лица, подписавшие отчет и баланс.

При выявлении в отчетности текущего года при проверках и инвентаризациях искажений отчетных данных, включая приписки, исправления производятся в отчетах за тот отчетный период (квартал и т.д.), в котором были допущены приписки и другие искажения. Исправления также вносятся в нарастающие итоговые данные (с начала квартала, года) отчета, составленного за отчетный период, в котором были допущены приписки и другие искажения, и во все последующие отчеты.

В тех случаях, когда исправление отчетных данных вызывает необходимость изменения системных показателей бухгалтерского учета (себестоимость, финансовые показатели и т.д.), исправление отчетных данных как текущего, так и прошлого года производится в первом же отчете после обнаружения приписок или других искажений в отчетности. При этом исправления вносятся в данные за отчетный период (квартал, с начала года).

Если не установлен период совершения приписки или искажения, исправление отчетных данных также производится в первом отчете после обнаружения приписки или искажения в отчетности.