Практичне заняття 6. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

План:

1. Класифікація документів. Національний стандарт України.

2. Вимоги до змісту та розташування реквізитів. Вимоги до бланків. Оформлення сторінки.

3. Вимоги до тексту документа.

4. Стилістичні норми:

· Особливості вживання прийменника ПО в українській мові.

 

Література:

v Волкотруб Г.Й. Стилістика ділової мови: Навч. посібник. – К., 2002. – С.148-151.

v Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник. – К., 2000. – С.19-64.

v Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посібник. _ К., 2000. – С.5-8.

v Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посібник. – Х., 2001. – С.26-66.

v Українська мова за професійним спрямуванням : Практикум : Навч.посібник / за ред.. Т.В.Симоненко. – К. : ВЦ «Академія», 2009. – С.201- 209.

v Шевчук С.В. Українська мова за професійним спрямуванням: підручник / С.В.Шевчук, І.В.Клименко. – К. : Алерта, 2012. – С.267-299.

 

Завдання 48. Прочитайте текст. Підготуйте план відповіді.

Документ – основний вид ділової мови; засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи широко використовуються у нашій повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

Документ має бути достовірним, переконливим, належним чином відредагованим і оформленим, повинен містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки. Більшість документів має задовольняти такі вимоги, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом.

Відповідно до цих вимог виділяють такі види документів за ознаками та групами.

№ п/п	Ознаки класифікації	Групи документів
1.	За найменуванням	Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін.
2.	За походженням	Службові (офіційні) й особисті.
3.	За місцем виникнення	Внутрішні, зовнішні.
4.	За призначенням	Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.
5.	За напрямом	Вхідні, вихідні
6.	За формою	Стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні)
7.	За терміном виконання	Звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові
8.	За ступенем гласності	Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні
9.	За стадіями створення	Оригінали, копії. Різновидами копії є відпуск (повна копія документа, яка залишається у відправника), витяг, дублікат (другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу).
10.	За складністю (кількість відобра-жених питань)	Прості (відображають одне питання), складні (декілька).
11.	За терміном зберігання	Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років), постійного зберігання.
12.	За технікою відтворення	Рукописні, відтворені механічним способом
13.	За носієм інформації	На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці, дискеті

 

Текст – головний елемент документа. Це сукупність речень, послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення зв’язного мовлення.

При складанні тексту ділових паперів мають виконуватися вимоги. Найголовніші з них: а) достовірність; б) об’єктивність змісту; в) нейтральність тону; г) повнота інформації; д) максимальна стислість.

Текст є достовірним, коли викладені факти відображають справжній стан речей; точним – коли не допускається подвійне тлумачення слів. Доречним є текст, в якому мовні засоби відповідають меті, темі, логічному змістові, ситуації; повним – якщо зміст вичерпує всі обставини справи. Стислий текст передбачає відсутність зайвих слів та смислових повторів, надмірно довгих міркувань не до справи, а переконливий веде до прийняття пропозицій або прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

Усі якості тексту існують у взаємозв’язку та взаємозалежності. Наприклад: текст не може бути переконливим без достатньої повноти.

Текст документа складається з таких логічних елементів: вступу, доказу, закінчення.

У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до укладання документа, викладається історія питання).

У доказі викладається суть питання (пояснення, міркування, цифрові розрахунки, посилання на законодавчі акти).

У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Закінчення буває активним і пасивним. Активне точно зазначає, яку дію має виконати адресат. Пасивне – інформує адресата про якийсь факт, обставину.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотний порядок розташування логічних елементів. Прямий: вступ, доказ, закінчення; зворотний – коли закінчення передує доказу, а вступу взагалі може не бути.

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів, тобто їх написання і розташування реквізитів на бланку. Хоча кожна організація, установа, підприємство прагне виробити власні зразки, трафарети, бланки, щоб полегшити документування, та всі вони відповідають єдиній державній системі діловодства (ЄДСД), правилам оформлення організаційно-розпорядчих документів (ОРД). ОРД виготовляють на папері форматом А4 та А5 відповідно до формуляра-зразка – єдиної моделі побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих в усталеній послідовності. Формуляр-зразок передбачає основні реквізити. Відповідно до Національного держстандарту в українському справочинстві існують 32 реквізити (затверджено ДСТУ 4163-2003).

У законодавстві немає єдиного преліку реквізитів для усіх документів різних систем документування. Закріплено перелік реквізитів для організаційно-розпорядчої документації, а на їх основі оформляються й всі інші документи.

Бланк – стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем для змінної.

Є три види бланків: загальний, для службових листів, для окремих видів документів.

 

Завдання 49. Оберіть правильну відповідь.

1.Дайте визначення документа:

1) друкована стандартна форма ділового паперу з реквізитами, що містить постійну інформацію;

2) основний вид ділового мовлення, що фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність, об’єктивність;

3) сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності;

4) матеріальний носій інформації.

2. Вкажіть, як називається група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок:

1) бланк;

2) формуляр-зразок;

3) штамп;

4) гриф затвердження.

3. З’ясуйте, як називається сукупність послідовно об’єднаних змістом і побудованих за правилами мовної системи речень:

1) бланк;

2) текст документа;

3) назва виду документа;

4) заголовок до тексту.

4.З’ясуйте, що таке віза:

1) зовнішнє узгодження документа;

2) реєстрація документа;

3) внутрішнє узгодження документа;

4) затвердження документа.

 

Завдання 50. З’ясуйте, у яких ситуаціях необхідним і доцільним є використання різних за способом фіксації інформації документів. Свої твердження аргументуйте власними прикладами.

Завдання 51. З’ясуйте, як поділяють документи за стадіями створення; коли може бути потрібною чернетка, а також у чому спільність та відмінність оригіналу і копії.

Завдання 52. Наведіть власні приклади використання дублікатів і витягу, аргументуйте доцільність таких дій.

Завдання 53. Поясніть, яких правил треба дотримуватися, працюючи над мовним оформленням документа.

Завдання 54. Наведіть приклади різних способів позначення дати у документах, поясніть правила, які регламентують їх використання.

Завдання 55. Наведіть власні приклади варіантів оформлення реквізита «Адресат» у документах різного призначення.

Завдання 56. Поясніть, як оформлюються реквізити, що визначають автора документа, у якій послідовності їх треба розміщувати. Напишіть зразок титульної сторінки курсової або роботи, прокоментуйте вимоги до оформлення реквізитів, що визначають авторство.

Завдання 57. З’ясуйте, які основні закономірності прямого порядку слів у реченні в українській мові. Наведіть приклади речень офіційно-ділового стилю, у яких можливо або навіть необхідною була б інверсія. Аргументуйте свої твердження.

Завдання 58. Поясніть, як класифікують документи за способом фіксації інформації. Наведіть приклади документів:

- письмових.

- графічних,

- фото-, кінодокументів,

- фотодокументів,

- відеодокументів.

 

Завдання 59. Повторіть особливості вживання прийменника ПО в українській мові.

В українськiй мовi прийменник ПО вживається на позначення мiсця руху: Провела мене пiсня по стежках дитинства, Люблю ходити по садах у пору листопаду; мети руху: Пiшов по книгу в бiблiотеку, Швидко пiшла по воду до криницi; а також на позначення логiчної вiдповiдностi мiж елементами: Три рази по чотири - буде дванадцять, Видно пана по халявах. У всiх iнших випадках можлива замiна прийменниковими конструкцiями з iншим прийменником чи безприйменниковими конструкцiями:

ПО = ЗА:по общему согласию - за спiльною (взаємною) згодою; по приказу - за наказом;

ПО = З:по многим причинам - з багатьох причин; по инициативе - з iнiцiативи;

ПО = НА: по образцу - на зразок; по адресу - на адресу;

ПО = У (В):по делу - у справi; по направлению к - у напрямку до;

ПО = ДЛЯ:курсы по изучению - курси для вивчення; по усовершенствованию - для вдосконалення;

ПО = ПIСЛЯ:по прибытии - пiсля прибуття; по окончании - пiсля закiнчення;

ПО = ЧЕРЕЗ: по болезни - через хворобу; по вине - через провину;

ПО = БЕЗПРИЙМЕННИКОВА КОНСТРУКЦIЯ:по почте - поштою; по крайней мере - принаймнi; по меньшей мере - щонайменше.

Завдання 60. Перекладіть речення українською мовою. Запам’ятайте конструкції з прийменниками.

1. Он уволился с работы по собственному желанию. 2. Она была одета по последней моде. 3. По праздникам мы всей группой выезжаем за город. 4. Шофер останавливает автобус по требованию. 5. По моей вине собрание не состоялось. 6. Сегодня нам прочитают дополнительную лекцию по гражданскому праву. 7. Я по ошибке взял (взяла) чужую тетрадь. 8. Библиотека открывается в 9 часов. 9. Мы пришли в аудиторию раньше всех. 10. Ветераны обслуживаются без очереди. 11. По приказу ректора следующая суббота будет рабочей.

Завдання 61. Відредагуйте речення згідно з вимогами офіційно-ділового стилю, уникаючи росіянізмів, кальок з російської мови та розмовних зворотів.

Сьогодні створюється проблема охорони оточуючого середовища. Складання договору про зачислення робітника на роботу оформляється по вказівці керівника. Інформація на рахунок працевлаштування надається по середам і п’ятницям кожної неділі. Кожен має право на тайну переписки згідно діючих законів України. Повернувшись із короткострочного відпуску, директор зібрав у себе завідуючих відділами і об’явив, що самим ближчим часом необхідно підняти всім заробітню плату. Ми повинні спів ставляти думки різних людей, рахуватися з думкою колектива. Мені кажеться, що іменно ця обставина сама важлива в цій обстановці. Я настоюю на тому, що на збори повинні прийти всі без виключення. В продажу поступили нові якісні товари. Подорожання бензина – це саме важливіше питання, яке на сьогоднішній день хвилює всіх шоферів. На протязі п’ятидесяти хвилин ви получите інтересуючи вас інформацію.

Завдання 62. Виправте помилки в оформлюванні реквізиту «Підпис».

1. (Підпис) голова Державного комітету архівів України Дмитрійчук І.

2. Секретар Р.М.Петрик (підпис).

Антипенко В.С. голова колегії (підпис).

3. І.Т.Миколаєва директор дитячої бібліотеки «Малюк та Карлсон» (підпис).

4. Костенко А.П., Гетьман О.П., Петренко В.В., члени комісії

Кудько В.П. голова комісії (підпис).