Особа, що обіймає цю посаду, управляє процесом проходження цивільних/кримінальних справ та відповідних проваджень від відкриття справи до її остаточного вирішення. Такі особи повністю обізнані з процесами управління та ведення офіційних судових записів. Вони проводять реєстрацію, здійснюють моніторинг завершення необхідних процедурних кроків і виконують необхідне поінформування, адміністративні та секретарські завдання. Вони також готують документи справ для апеляції, переглядають представлені документи на предмет їх відповідності вимогам і вчиняють відповідні дії, а також забезпечують належну й ретельну реєстрацію всіх наказів та автоматично зроблених записів.
Типові обов’язки
· Якнайефективніше здійснювати управління проходженням цивільних/кримінальних справ від початку до кінця. Аналізувати, визначати та досліджувати точність, своєчасність та якість даних, внесених до матеріалів справи. Вносити корективи до матеріалів справи з метою забезпечення відповідності локальним та національним процедурам. Забезпечувати доступність усіх справ та пов’язаної з ними інформації. Управляти проходженням справ з метою забезпечення їх своєчасного розгляду. Опрацьовувати заяви про оскарження та пов’язані з оскарженням документи. Виконувати контроль якості адвокатських записів.
· Готувати та аналізувати необхідні звіти. Перевіряти дані, наведені у звітах, з тим щоб було дотримано критеріїв гарантування якості. Перевіряти, чи сплачені судові збори за раніше подані документи, а також чи немає серед отриманих документів недозволених.
· Надавати відмінні послуги клієнтам,відповідаючи на запити щодо статусу справ. Надавати інформацію та проводити інструктування щодо документів справ, наявних в електронному вигляді, зовнішнім клієнтам. Інформувати клієнтів про вартість послуг. Отримувати оплату послуг та видавати квитанції. Забезпечувати цілість грошей, що знаходяться в контрольно-касовому апараті. Проводити звірку суми грошей в контрольно-касовому апараті наприкінці дня. Опрацьовувати виплати, здійснювані за допомогою кредитних карток.
· Створювати та опрацьовувати нові справи. Можливе здійснення розподілу справ за номерами серед суддів та/або суддів-магістратів. Відкривати справи в системі управління справами. Реєструвати початкові події, пов’язані з відкриттям справи. Сортувати, кваліфікувати та реєструвати матеріали справи. Готувати справи до закриття та перевіряти наявність усіх необхідних документів і дотримання всіх термінів, перш ніж буде видано наказ про закриття справи.
· Сканувати та конвертувати документи, представлені в паперовому вигляді, в імідж-файли. Вносити документи та провадження до списку справ. Тримати документи у належному місці. Відповідати на телефонні запити щодо статусу справ, архівної інформації та судових процедур. У разі необхідності надсилати звичайною або електронною поштою формуляри.
· Надавати відвідувачам допомогу щодо електронних та паперових матеріалів. У разі необхідності виконувати додатковий пошук. Надавати архівну інформацію щодо закритих справ. Копіювати на прохання інформацію, що міститься в матеріалах/файлах справ.
· Перевіряти нові процедури та процеси з тим, щоб забезпечувати необхідний зворотний зв'язок. Здійснювати точне інформування відповідно до вимог закону. Забезпечувати точність записів щодо поштових відправлень.
· Можливе ведення протоколів судових засідань. Можливе впорядкування доказів, що використовуються в судових провадженнях, у тому числі встановлення електронних систем представлення доказів та усунення несправностей у цих системах. Сприяння впорядкованому ходу засідань.
· Співпрацювати з палатами та керівниками з метою дієвого опрацювання наказів. У разі необхідності дублювати інформацію для членів команди та інших відділів.
Чинник 1 – Необхідні компетенції (знання, навички та вміння)
Судові операції
· Знання місцевих судових правил, практик, процедур та форм/формулярів. Знання «Федеральних правил цивільної, кримінальної та апеляційної процедури». Знання цілі та формату юридичних документів. Досконале знання цілі та змісті кожного документу чи події при внесенні реєстраційних записів та вчиненні відповідних дій. Знання розподілу типів справ за номерами між суддями. Досконале знання взаємодії суддів та секретаріату федерального окружного суду. Знання основних документів (як-от клопотань, кореспонденції, стенограм тощо). Навички внесення реєстраційних записів. Навички перевірки документів на предмет наявності недозволених, а також виявлення випадків несплати судових зборів за раніше подані документи.
· Знання того, як відбувається проходження справ у судовій системі. Навички визначення належного методу дій для вирішення справ. Знання правил прийому документів для реєстрації. Знання документів, необхідних для закриття справ. Знання вимог щодо складення статистичних та оперативних звітів.
Розсудливість та етика
· Гарне знання місцевих правил та процедур щодо опрацювання зареєстрованих справ. Знання та дотримання «Кодексу поведінки працівників суду» та вимог щодо конфіденційності у суді. Здатність постійно демонструвати належний рівень етичності та розсудливості.
Письмова та усна комунікація/взаємодія
· Здатність активно спілкуватися (усно та письмово) зі індивідами та групами з метою надання інформації та порад подавачам документів щодо недопущення помилок. Здатність спілкуватися з найрізноманітнішими індивідами в межах та за межами судового підрозділу та відповідати на процедурні запитання без надання юридичних порад.
Інформаційні технології та автоматизація
· Навички друкування та використання текстових процесорів. Навички та точність використання автоматичних систем з метою аналізу справ та документів. Навички роботи з копіювальними апаратами та пристроями для поштового зв’язку. Знання судових комп’ютерних програм. Вміння користуватися контрольно-касовими апаратами.
· Навички використання автоматизованих систем судового діловодства.
Чинник 2 – Основна мета та обсяг роботи
Основна мета посади полягає в здійсненні моніторингу якості та повноти офіційних судових записів та інших документів з тим, щоб гарантувати дотримання вимог, регламентів та політик. Посада також пов’язана з моніторингом своєчасності та точності проходження справ від відкриття до закриття з тим, щоб забезпечити їх упорядкований та ефективний рух у суді. Посада є критично важливою для руху справ у межах судової системи. Попри те, що кінцева відповідальність лежить на судді, фактичний рух справи, за яким спостерігають сторони, визначається головним чином тим, хто обіймає цю посаду. Правильна реєстрація та своєчасне оприлюднення наказів сприйматиметься громадськістю як дієвий та ефективний судовий процес. Помилки на цій посаді можуть кінець кінцем позначитися на результаті вирішення юридичного питання. Будь-яка помилка у судженні впливатиме на здатність системи своєчасно опрацювати справу і може вплинути на те, як суд сприйматиметься національним органом регулювання судів. Крім того, близькість цієї посади до адвокатів, що практикують у суді, робить будь-які помилки помітнішими, і вони за дуже короткий час негативно позначаться на іміджі палат, які розглядають такі справи.
Чинник 3 – Складність та прийняття рішень
Адміністратори справ здійснюють моніторинг та аналіз широкого спектру документів, пов’язаних зі справами, та приймають рішення щодо подальших дій з тим, щоб забезпечити вчинення належної дії, в тому числі підготовки справи до закриття. Вони тлумачать та підсумовують правові документи різного роду та постійно відстежують проходження справи з метою ведення точних та повних судових записів. Вони також приймають незалежні рішення в процесі вирішення проблем, питань та повсякденних робочих моментів у діяльності суду на основі свого знання та досвіду.
Чинник 4А – Взаємодія з представниками судової системи
Контакти з представниками судової системи – це головним чином контакти з працівниками палат та інших судів з метою перевірки, з’ясування та оновлення статусу справ.
Чинник 4В – Контакти з особами, що не належать до судової системи
Контакти з особами, що не належать до судової системи, – це головним чином контакти з публікою, сторонами, адвокатами та іншими урядовими агенціями з метою перевірки, з’ясування та оновлення статусу справ.
Чинник 5 – Робоче середовище та фізичні вимоги
Робота виконується в офісному середовищі. Можливо, доведеться піднімати деякі речі.
* Професійна категорія:
Посади, пов’язані з підтримкою оперативної діяльності суду = O
Посади, пов’язані з підтримкою адміністративної діяльності суду = A
Професійні адміністративні посади = PA
Професійні лінійні (неадміністративні) посади = PL
Додаток 4 – Перелік питань на іспит Машівського
районного суду Полтавської області