ПОРЯДОК

проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями
Машівського районного суду Полтавської області
покладених на них обов'язків і завдань

Цей Порядок визначає правові та організаційні засади проведення оцінки виконання державними службовцями своїх обов'язків і завдань під час щорічного підбиття підсумків, що здійснюється відповідно до Положення про проведення атестації державних службовців, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 2000 року № 1922, із змінами, унесеними постановою Кабінету Міністрів України від 25 грудня 2002 року № 1979 та загального порядку проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків та завдань, затвердженого наказом Головного управління державної служби України19.11.2003 року № 1063/8384.

 

1. Загальні положення

1.1. Метою щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов'язків і завдань (далі - щорічна оцінка) під час підбиття підсумків виконання ними своїх обов'язків є здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців шляхом перевірки якості їхньої діяльності відповідно до посадових інструкцій.

1.2. Щорічна оцінка проводиться з метою поліпшення добору й розстановки кадрів, розвитку ініціативи і творчої активності державних службовців, визначення їх потенціалу, потреб у підвищенні кваліфікації та особистому розвитку; планування кар'єри, вдосконалення процесу планування та організації діяльності як державного службовця, так і державного органу в цілому, виявленні організаційних проблем та оперативного реагування на них, аналізу виконання посадових інструкцій.

1.3. Щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань та обов'язків проводиться в період між атестаціями безпосередніми керівниками (керівниками структурних підрозділів) у січні-лютому місяці за підсумками минулого року.

З урахуванням особливостей державного органу (велика чисельність працівників, інший період підбиття підсумків роботи за рік) термін оцінювання може бути продовжений до двох місяців або встановлений інший період.

1.4. Порядок проведення щорічної оцінки в Машівському районному суді Полтавської області (далі – суді) визначається керівником апарату (далі - керівник) з урахуванням загального порядку та особливостей кожного державного органу і затверджується наказом.

1.5. Щорічна оцінка у разі відсутності безпосереднього керівника (хвороба, довготривале відрядження тощо) або якщо безпосередній керівник працює неповний звітний рік, проводиться заступником керівника апарату.

1.6. Не підлягають щорічному оцінюванню вагітні жінки, державні службовці патронатної служби та державні службовці, призначені на посаду у звітному періоді.

1.7. Щорічна оцінка виконання керівником державного органу покладених на нього обов'язків і завдань здійснюється керівником вищого рівня.

1.8. Щорічна оцінка має здійснюватися в атмосфері довіри і справедливості, на засадах законності, прозорості, гласності, об'єктивності, неупередженості, рівноправності.

2. Організація і проведення щорічної оцінки

2.1. Відповідно до Типового положення про кадрову службу органу виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 2 серпня 1996 року № 912 (із змінами і доповненнями), організаційне забезпечення проведення щорічної оцінки покладається на консультанта з кадрової роботи.

2.2. До початку проведення оцінювання консультант з кадрової роботиповинен ознайомити всіх державних службовців з порядком проведення щорічної оцінки, а також разом з відповідними підрозділами забезпечити формою бланка щорічної оцінки виконання державним службовцем посадових обов'язків і завдань (далі - форма бланка щорічної оцінки), зразок якої наведено в додатку. Зазначена форма може доводитися до державних службовців в паперовому або електронному вигляді.

2.3. Процедура проведення щорічної оцінки складається з таких етапів: підготовчий період, оцінювання, співбесіда та підписання результатів обговорення, затвердження керівником вищого рівня результатів оцінювання, заключний етап.

2.4. Підготовчий період включає аналіз безпосереднім керівником та державним службовцем виконання завдань та обов'язків, визначених у посадових інструкціях, положеннях про структурні підрозділи, наданих окремих дорученнях у звітний період, а також установлення безпосереднім керівником дати проведення співбесіди.

2.5. Оцінювання здійснюється державним службовцем через самооцінювання та оцінювання безпосереднім керівником, результати якого заносяться до форми бланка щорічної оцінки.

2.6. Захід має забезпечувати активну, конструктивну участь державного службовця в процедурі щорічної оцінки. Державний службовець має висловити свою точку зору, визначити проблемні питання, а також встановити для себе конкретну мету в удосконаленні професіоналізму.

Безпосередній керівник оцінює виконання державним службовцем посадової інструкції, окремих доручень, завдань, перевіряє своєчасність, якість, результативність їх виконання, з'ясовує причини продовження термінів виконання завдань тощо.

2.7. Оцінювання безпосереднім керівником має бути обгрунтованим, спиратися на конкретні приклади з відзначенням позитивних показників роботи державного службовця, рівня його знань, умінь, професійних та ділових якостей, недоліків у роботі, а також шляхів їх подолання.

За результатами оцінювання і самооцінювання керівником виставляється підсумкова оцінка.

2.8. Підсумкова оцінка враховує самооцінку, оцінку безпосереднім керівником виконання державним службовцем посадових обов'язків, визначених у посадових інструкціях (положеннях про структурні підрозділи), та окремих доручень керівника та може бути:

низька - державний службовець повинен поліпшити свою роботу, щоб уникнути постійного втручання керівника для корекції результату його роботи;

задовільна - державний службовець досяг певних результатів, володіє певним обсягом навичок, необхідних для виконання посадових обов'язків, і повинен спрямовувати свою діяльність на ті складові, які примушують керівника часом вносити корективи в результати роботи;

добра - державний службовець досяг результатів володіння навичками й уміннями, унеможливив необхідне втручання керівника в результати роботи, спрямував зусилля на запровадження інноваційного стилю пошуку рішень;

висока - державний службовець перевищив очікувані результати, виявив ґрунтовні знання і навички, застосував інноваційний стиль виконання своїх обов'язків і доручень.

2.9. Заповнену форму бланка щорічної оцінки безпосередній керівник у тижневий термін передає держслужбовцю для ознайомлення.

2.10. Співбесіда безпосереднього керівника з державним службовцем проводиться з метою обговорення результатів оцінки його роботи за минулий рік та досягнення домовленостей на наступний рік щодо виконання завдань, визначення необхідності підвищення кваліфікації.

2.11. Обговорення повинно бути структурованим, неформальним і мати рекомендаційний та роз'яснювальний характер з урахуванням самооцінки державного службовця.

2.12. При проведенні співбесіди необхідно дотримуватися балансу між позитивною оцінкою роботи і критикою окремих напрямів з відповідним обґрунтуванням.

2.13. Співбесіда має закінчуватися підписанням безпосереднім керівником і державним службовцем форми бланка щорічної оцінки на підтвердження того, що результати оцінювання обговорені.

2.14. Затвердження керівником вищого рівня результатів щорічної оцінки здійснюється після ознайомлення з результатами оцінювання. Керівник вищого рівня при цьому може висловити свої зауваження та пропозиції, а також провести, у разі необхідності, відповідні співбесіди.

2.15. Заключний етап включає в себе перевірку консультантом з кадрової роботи повноту заповнення форми бланка щорічної оцінки.

2.16. Консультант з кадрової роботи аналізує та узагальнює результати щорічної оцінки і готує проекти відповідних рішень з питань кадрового менеджменту. Указані висновки враховуються при складанні річних планів роботи з кадрами, визначенні щорічної та перспективної потреби в кадрах, формуванні державного замовлення на підготовку, перепідготовку і підвищення кваліфікації державних службовців, плануванні їх кар'єри.

3. Результати щорічної оцінки

3.1. Результати щорічної оцінки повинні враховуватися при атестації державних службовців, розгляді питань просування по службі, присвоєнні чергового рангу, установленні передбачених законодавством грошової винагороди, надбавок, премій або змін їх розміру, при вирішенні питання щодо продовження терміну перебування на державній службі, формуванні кадрового резерву та інших питань проходження державної служби.

4. Оскарження державними службовцями результатів щорічної оцінки

4.1. У разі незгоди з оцінкою керівника державний службовець у десятиденний термін може звернутися із заявою до керівника вищого рівня, висловивши зауваження та обґрунтувавши їх. Рішення керівника вищого рівня є ухвальним.

 

 

ЩОРІЧНА ОЦІНКА

виконання державним службовцем Машівського районного суду
Полтавської області посадових обов’язків і завдань

1. Відомості про державного службовця

Прізвище_____________________________________________________________________

Ім’я__________________________________________________________________________

По батькові ___________________________________________________________________

Дата народження «_____»____________________________________ року

Назва підрозділу _______________________________________________________________

Назва посади__________________________________________________________________

Дата зайняття посади «_____»_________________________ ___________ року

Звітний період 2011 рік

2. Самооцінка

1. Наскільки успішно, на Ваш погляд, Ви виконуєте свої посадові обов’язки?(навести окремі приклади.)

______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

2. Указати кількість планових завдань,які Вами виконано і які не виконано.

Зазначити кількість позапланових завдань (перевірок, відряджень, організації семінарів, інше), які Ви виконували.
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

3. Які окремі доручення (завдання, що мали ключове значення для роботи органу (крім оперативних завдань) доручалися Вам?Чи були Ви залучені до роботи в групах щодо розробки відповідних програм, нормативно-правових актів?
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

4. Навести приклади щодо публікації у виданнях з питань діяльності відповідного державного органу,якщо такі були протягом року. Надати інформацію про навчання (підвищення кваліфікації та отримання освітньо-кваліфікаційного рівня).
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

3. Оцінка безпосереднім керівником

Оцінка виконання державним службовцем посадових обов’язків, визначених у посадових інструкціях,а також ступінь участі у виконанні окремих доручень
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

4. Висновки, пропозиції та рекомендації як наслідок обговорення результатів щорічної оцінки виконання державними службовцями посадових обов’язків і завдань

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________

ПІДСУМКОВА ОЦІНКА______________________________________________________

Підпис державного службовця _______________________

Прізвище, ім’я по батькові_______________________________________________________

(повністю)

Підпис безпосереднього керівника ____________________

Прізвище, ім’я, по батькові РЯДНИНА ВАСИЛЬ МИКОЛАЙОВИЧ

(повністю)

Дата «___»_____________2012 року

5. Затвердження керівником вищого рівня результатів щорічної оцінки виконання державним службовцем посадових обов'язків і завдань.

Підпис______________________________

Прізвище, ім'я, по батькові БРАЖНИК НАТАЛІЯ МИКОЛАЇВНА

(повністю)

Дата______________________________

 

 

Інформація щодо проведення щорічної оцінки виконання державними службовцями покладених на них обов’язків і завдань Машівського районного суду Полтавської області за підсумками роботи у 2011 році (повна назва суду)

№ з/п

Усього посад на 01.01.2012 р. згідно з штатним розписом

З них

Вакантних посад державних службовців станом на 01.01.2012 р

Фактично працюючих державних службовців станом на 01.01.2012 р

Не підлягають щорічній оцінці

Усього підлягають щорічній оцінці

Усього державних службовців

З них

Державних службовців

Військовослужбовців та інших працівників, що не мають статусу державного службовця

Обслуговуючого персоналу

Вагітних жінок

Працівників патронатної служби

Призначених у звітному періоді

Низькі

Задовільні

Добрі

Високі

Рекомендація зайняти більш високу посаду

Дострокове присвоєння чергового рангу

Зарахування до кадрового резерву

Продовження терміну перебування на державній службі

Виплата грошової винагороди відповідно до постанови КМУ від 24.02.2003 року №212

Збільшення розміру надбавки

Зменшення розміру надбавки

Врахування при преміюванні збільшення розміру премії

Врахування при преміюванні – зменшення розміру премії

Направлення на навчання

Направлення на підвищення кваліфікації

Інші заходи ***

(7=8+12) ****

12 (12=13+14+15+16)****

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

**** 2 державні службовці, на період проведення щорічної оцінки, були звільнені: помічник судді Гайдар О.В. 17.02.2012 року та

старший секретар суду Драченко І.І. 21.02.2012 року.

Керівник апарату Н.М. Бражник

Виконавець: Клименко Т.А., тел.9-10-33

12. Список джерел

 

1. Закон України «Про судоустрій та статус суддів» - www.rada.gov.ua

2. Закон України «Про державну службу» - www.rada.gov.ua

3. Закон України «Про засади запобігання та протидії корупції» - www.rada.gov.ua

4. Кадрова політика в суді. Робота з персоналом суду. Основні положення та принципи для судових управлінців. – Київ, 2010. – 214 с.

5. Інноваційні методи адміністрування в українських судах. Практичний досвід. – Київ, 2010. – 284 с.

6. О.Величко, Т.Янковська. Управління в судах: Ефективна комунікація. Посібник для працівників апарату суду. – Київ, 2010. – 120 с.

7. О. Грабар. Управління в судах: Стратегічне планування. Посібник для працівників апарату суду. – Київ, 2010. – 88 с.

8. О.Сорочан, І.Хахуда. Управління в судах: Управління персоналом. Посібник для працівників апарату суду. – Київ, 2010. – 160 с.

9. О.Величко, Т.Янковська. Управління в судах: Управління конфліктами. Посібник для працівників апарату суду. – Київ, 2010. – 192 с.

10. О.Сорочан, І.Хахуда. Формування ефективної команди або книжка про те,що один у полі не воїн. Посібник для працівників апарату суду. – Київ, 2010. – 104 с.

11. О.Сорочан, І.Хахуда. Мистецтво проведення співбесіди. Матеріали курсу дистанційного навчання. – Київ, 2010.

12. О.Сорочан, І.Хахуда. Мотивація. Матеріали курсу дистанційного навчання. – Київ, 2010.

13. Офіційний веб-портал Державної судової адміністрації - www.court.gov.ua

14. Офіційний веб-сайт Верховної ради України - www.rada.gov.ua

15. Офіційний веб-сайт Національного агентства державної служби України - www.nads.gov.ua

16. Вільна енциклопедія - http://uk.wikipedia.org

 

13. Словник

Адаптація новопризначених працівників(стор. 40)- це методика, основним завданням якої є ефективне залучення нового члена команди до процесів, що відбуваються в компанії, і підготовка в строк лояльного співробітника з акцентом на необхідних для успішної роботи знаннях і навичках.

«Вигоряння» працівників(стор. 116). Термін «емоційне вигоряння»(burnout) був введений американським психіатром Х. Дж. Фрейденберегром в 1974 р. для характеристики психологічного стану здорових людей, що знаходяться в інтенсивному і тісному спілкуванні з клієнтами в емоційно навантаженій атмосфері при наданні професійної допомоги.

Делегування(стор. 79) – це можливість збільшити кількість задач керівника, які будуть виконуватись руками підлеглих з такою ж якістю і в потрібні терміни.

Дистанційне навчання(стор. 49) – сукупність технологій, що забезпечують доставку тим, хто навчається, основного обсягу досліджуваного матеріалу; інтерактивна взаємодія студентів і викладачів в процесі навчання, надання студентам можливості самостійної роботи з освоєння досліджуваного матеріалу, а також у процесі навчання. Початково дистанційне навчання здійснювалось у формі письмового спілкування, тобто розв'язані завдання відсилались поштою. На сучасному етапі дистанційне навчання здійснюється також за допомогою інтернету, доступу до мережевих баз даних тощо.

До другого типу належать ті, хто схильні вважати відповідальними за все,що відбувається з ними, інших людей, обставини, випадковість, долю. Коло цих «інших» від яких я залежу може бути нескінченним: керівництво, недосконале законодавство, суспільство, уряд і т.д.

Дрес-код(стор. 58) (англ. dress code) – неписане правило, регламент у одязі, який показує приналежність людини до певної професійної чи соціальної групи.

Зворотний зв'язок(стор. 113) (англ. feedback)- це данні, що надходять в систему у відповідь на виконані дії та служать для корекції діяльності системи.

Інтерв'ю або співбесіда(стор. 23) –процедура, в ході якої відбувається отримання інформації для оцінки рівня володіння кандидатом тими або іншими компетенціями; визначається його/її здатність виконувати вимоги посадової інструкції, потенціал професійного зростання і відповідність організаційним вимогам.

Конфліктогенами(стор. 101) називають слова, дії (або бездіяльність), що можуть привести до конфлікту, викликати обурення, лють, злість та інші негативні емоції.

Коучинг(стор. 47) ґрунтується не на пред'явленні чужих моделей, способів дій, або кейсів і їх копіюванні, а на організації самостійного пошуку вирішення проблеми (за допомогою коуча). Коуч ставить питання направляючи пошук і мислення співробітника таким чином, що він/вона самостійно знаходить своє рішення. Коучинг - це розкриття потенціалу людини з метою максимального підвищення її ефективності.

Менторинг або наставництво(стор. 45) – зустрічі, в ході яких досвідченіший співробітник (ментор) ділиться своїм досвідом вирішення завдань, описуючи ситуації з минулого, свій підхід до рішення і логіку(навчання на його кейсах, як він чинив в таких ситуаціях).

Мотив(стор. 111)– це глибинне поривання, прагнення зробити або одержати щось суб’єктивно цінне для певної людини.

Мотиватор(стор. 111) – це те, за допомогою чого можна допомогти людині швидше просунутися до реалізації мотиву. Іншими словами, мотиви – психологічні потреби людини.

Нульова оцінка(стор. 90)– демонстрація байдужості, спокою, що характеризується кам’яним виразом обличчя, повною відсутністю емоцій задля припинення конфліктної ситуації.

Орієнтація новопризначених працівників(стор. 37) – це наперед сплановане ознайомлення нових працівників з їхніми посадовими функціями, колегами та організацією.

Питання методики кейсів(стор. 35). Методика кейс-інтерв’ю полягає в тому, що кандидату пропонують описати свої дії в певній проблемній ситуації. При цьому претендент показує, яку поведінку він вважає соціально правильною. Так можна оцінити, наскільки уявлення претендента відповідає цінностям організації та тій роботі, яку він буде виконувати.

Питання методики структурованого або ситуаційно-поведінкового інтерв'ю(стор. 32). Мета методу ситуаційно-поведінкового інтерв'ю – збір свідчень про індивідуальну компетентність кандидата на підставі розробленого профілю для тієї або іншої вакансії або позиції. Даний метод заснований на моделюванні інтерв’юером конкретних робочих ситуацій, ставленні відкритих питань, спрямованих на прояснення ситуацій, і пропозиції оцінюваному надати конкретний опис своєї поведінки в цих ситуаціях і досягнутих результатів.

Проактивність(стор. 90) – здатність брати на себе відповідальність за те, що відбувається у житті, у родині, на роботі, тощо. За своїм ставленням до відповідальності люди, незалежно від віку і соціального положення, поділяються на два основних типи. Перший тип - це коли особистість покладає на себе відповідальність за те,що відбувається з нею в житті. «Я сам відповідаю за свої успіхи і невдачі. Моя доля залежить від мене самого. Я повинен і можу це зробити». Приблизно такими є життєве кредо і постулати такої особистості.

Проективні питання(стор. 30) – ефективна методика, яка швидко, просто і точно дозволяє отримати необхідну інформацію про людину, з якою ми проводимо співбесіду. Проективні питання засновані на тому, що людина відповідає на них, пояснюючи поведінку, дії, спонукання інших людей. Причому вона це робить в режимі обмеженого часу і називає те, що відповідає її життєвому досвіду (при цьому не обов'язково те, що вона би зробила сама).

Профілактика конфліктів (стор. 97) – це вид управлінської діяльності, що полягає у своєчасному розпізнаванні, усуненні чи ослабленні конфліктогенних[SS1] факторів (по суті, причин конфлікту) і обмеженні таким чином можливості їх виникнення чи деструктивного розв’язання в майбутньому.

Профіль посади (стор. 24) – це опис досвіду, що необхідний для виконання даної роботи в даній організації. І саме побудова профілю посади – це перший крок в процесі підбору та оцінки персоналу.

Тих людей, котрі беруть відповідальність на себе та самі активно моделюють свої життєві обставини називають «проактивними». А тих, хто пливе за течією обставин, хто не усвідомлює своєї відповідальності за ту життєву ситуацію, що склалася, звемо «реактивними» людьми.

Тренінг (стор. 49) (від англ. training от train – навчати, спрямовувати) – захід, спрямований на здобуття знань, придбання або шліфовку навичок, а також коригування або зміну певних установок учасників такого заходу.

SMART(стор. 6) – це технологія, яка використовується для правильної та ефективної постановки цілей. Це скорочення, яке означає, що ціль має бути конкретною (specific), вимірювальною (measurable), досяжною (achievable),орієнтованою на результат (result-oriented) та на перний термін (time-bound).

S. (Specific) – Конкретна.

Ціль має бути чітка, не розпливчаста і чітко сформульована!

Ви повинні знати: Хто має її досягати і хто має бути залученим до цього? Що я хочу виконати і чому?Вибрати місце знаходження.

M.(Measurable) – Вимірювальна величина.Потрібно визначити критерії, за якими буде визначатися, досягнута ціль чи ні. Завжди має бути можливість проконтролювати прогрес виконання, в іншому випадку ціль втрачає зміст.

A.(Achivable) – Досяжна.При постановці цілі Ви маєте бути впевнені, що вона досяжна. Але потрібно ставити ціль таким чином, щоб вона були на грані можливості, щоб Ви весь час виходили зі своєї зони комфорту. Якщо сказати коротко «Важко, але можливо». Ви маєте психологічно погодитися з ціллю і прийняти її.

R. (Result-oriented) – Орієнтована на результат.Ціль має бути орієнтована на результат, а не на зусилля, які Ви будете витрачати при її досягненні. Результат це Ваша мотивація, це те чого ви прагнете!

T. (Time-bound) – Орієнтована на певний термін.Зафіксуйте час, до якого ціль має бути виконана. Не перебільшуйте і не недооцінюйте час!

Приклад:

Я хочу знати англійську мову.

S. Я вивчу англійську мову, письмову і розмовну, до найвищого рівня.

M. Найвищому рівню відповідає 7 балів сертифікату IELTS.

У мене буде вдосталь часу, щоб цю ціль виконати, але мені потрібно буде докласти зусиль, щоб досягнути цілі. Є англійські курси і література з попередніми тестами, відповідно до яких я можу контролювати власний результат.

R. 7 балів сертифікату IELTS.

T. 15 квітня (вибрати реальне число здачі екзамену на отримання сертифікату)

Тоді ціль виглядатиме наступним чином:

Я вивчу англійську до найвищого рівня і підтверджу власні знання пройшовши сертифікат IELTS 15 квітня на 7 балів.

 

[1] Читайте детальніше про технологію SMART у словнику посібника

 

[2] Адміністратор суду у Європі, як і адміністратор справ у США відповідають за своїми функціями у суді Керівнику апарату українського суду.

[3] Читайте більше про коучинг у наступних розділах та словнику посібника

[4] Читайте детальніше про проективні питання у словнику посібника

[5] Дивіться визначення питань методики кейсів у словнику посібника

[6] Визначення профілю посади надається у словнику посібника

[7] Читайте детальніше про SMART у словнику посібника

[SS1]Пояснити