Организация и проведение делового совещания - раздел Философия, ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ · Для Начала Необходимо Определиться: Нужно Ли Вообще Проводить Совещание. Мо...
· Для начала необходимо определиться: нужно ли вообще проводить совещание. Может быть, самые важные решения могут принять 2-3 высших руководителя. Выносить на обсуждение нужно только те вопросы, которые не удается решить в рабочем порядке.
· Когда действительно нужно проводить совещания? Когда необходимо довести до сведения всех сотрудников какие-то изменения в общей политике и стратегии организации. Когда разработан некий план работы, где задействованы все члены коллектива. Когда профессионализма или компетенции отдельных лиц оказалось недостаточно для решения той или иной задачи и необходимо объединить усилия всего коллектива, чтобы выработать правильное решение.
· До совещания необходимо четко обозначить повестку дня, запрограммировать жесткий регламент для выступающих, растиражировать эту информацию на листах и раздать их сотрудникам. Например, как обычно поступал бывший генеральный управляющий отделения «Шевроле» фирмы «Дженерал Моторс»: «Что касается крупных проблем, то я довел до общего сведения, что никто не должен являться ко мне для их обсуждения, досконально не изучив их предварительно и не подготовив конкретные предложения о способе их решения. «Будем обсуждать не сами проблемы, а меры по их разрешению..». В результате я получил возможность распознавать по-настоящему талантливых людей по их особенности анализировать проблемы и находить оптимальные способы их решения».
· Повестка совещания должна включать в себя следующую информацию:
1) цель совещания. Цель совещания — это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы (возможные варианты целей: предварительный обмен мнениями, подготовка рекомендаций для принятия решения, принятие решения по вопросу и пр.)
2) тема совещания. Тема совещания — это предмет обсуждения. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Тема должна быть сформулирована так, чтобы заинтересовать каждого участника совещания. Каждый должен знать, что он вносит свой вклад в решение общей задачи. Темы становятся интересными, когда они сформулированы конкретно.
3) перечень обсуждаемых вопросов. Здесь необходимо соблюдать золотую середину. С одной стороны, количество обсуждаемых вопросов должно быть небольшим, чтобы они были всецело рассмотрены (сложные, комплексные вопросы), с другой стороны, считается, что лучше решить за одно заседание больше вопросов (особенно не слишком значимых) — люди меньше «льют воду».
4) время начала и окончания совещания. Лучше, если время совещаний определено распорядком, установленным в организации (отделе). Внеплановые совещания выбивают из ритма, снижают культуру делового общения, лишают руководителя возможности планировать свое рабочее время и распоряжаться им, срывая запланированные встречи и дела.
Чтобы не сбивать сотрудников с рабочего ритма, целесообразно устраивать совещания в конце рабочего дня иливовторой его половине.
Длительность совещания не должна превышать полутора часов (после полутора-двух часов непрерывной работы большинству участников по чисто физиологическим причинам становится безразлично, как решится вопрос).
5) место, где оно будет проходить. Создание комфорта в помещении: подбор помещения в соответствии с числом участников, пространственное расположение участников (желательно в форме «круглого стола» для активизации взаимодействия), необходимое освещение, проветриваемость помещения, обеспечение возможности записать необходимую информацию.
6) фамилии докладчиков, содокладчиков, ответственных за подготовку вопросов.
Необходимо заранее определить круг первых ораторов, которые выступят с готовыми предложениями или поделятся своими соображениями по решению проблемы.
Оптимальное количество участников совещания — от 7 до 15 человек. Если присутствует более 20-25 человек, возникает опасность массовости и «стихии» коллективных инстинктов (бунта, агрессии или излишней пассивности большинства участников).
В качестве основного докладчика должен выступать авторитетный в коллективе человек, обладающий такими личными качествами, как уравновешенность, спокойствие, доброжелательность, обаяние, способность «погасить» возникающие при обсуждении непродуктивные споры. Кроме того, он должен хорошо разбираться в вопросах, которые он предлагает на обсуждение, и уметь аргументированно представить их на совещании.
7) время, отведенное на каждый вопрос. Этот параметр повестки дня определяется, исходя из общей продолжительности совещания, количества рассматриваемых вопросов, а также степени важности каждого вопроса.
Тема Понятие общения его типология Характеристика делового общения... Понятие общения Виды потребностей в... Типология общения...
Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:
Организация и проведение делового совещания
Что будем делать с полученным материалом:
Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:
Понятие общения. Виды потребностей в общении
Общаться — значит уметь разбираться в людях и на этой основе строить свои взаимоотношения с ними, что предполагает знание психологии общения. В процессе общения люди воспринимают друг друга, обме
Виды потребностей в общении
Коммуникативные действия человека могут быть вызваны самыми различными потребностями. Первая из них — потребность в безопасности.
Потребность в безопасности, снятии напря
Типология общения
Для наиболее полной характеристики общения рассмотрим еготипологию. Самой общей классификацией является выделение непосредственного и опосредованного общения.
Неп
Невербальное поведение. Этикет жестов
Общение между собеседниками происходит по трем основным каналам: вербальному, звуковому и визуальному. Эти каналы обладают различной эффективностью по воздействию на собеседника. Приблизительно 1
Проксемические особенности невербального общения
Пространство также выступает в качестве особой знаковой системы и несет смысловую нагрузку.
Так, размещение партнеров лицом друг к другу способствует возникновению контакта, символизируе
Прикосновения
Люди в некоторых уголках мира, особенно в Азии, очень пристрастно относятся к прикосновениям. Заблуждение, что с японцами нужно здороваться двумя руками – это не так. Нельзя хвататься за запястье
Международный этикет языка жестов
На первый взгляд присущие нам знакомые и безобидные жесты могут обидеть окружающих и навлечь неприятности во время деловых визитов и путешествий за границей. Жесты используются для подчеркивани
Сущность деловой беседы
В широком смысле деловая беседа — это разговор заинтересованных лиц по поводу «дела».
Деловые беседы путают с деловыми переговорами.
Деловая беседа предполагает о
Прямой отказ
Прежде всего,отказ должен быть юридически обоснован. Иначе в глазах клиента он будет выглядеть неубедительным и незаконным. Ссылка на инструкции, правила, правовые нормы являетс
Косвенный отказ
Обеспечить вежливость можно, используя технику «косвенного отказа». В этикетной культуре многих народов она получила самое широкое распространение. Так, английский этикет в ситуации отказа не пр
Перманентный отказ
Иногда приходится иметь дело с людьми, которые, добиваясь своего, буквально идут напролом. Они шантажируют, угрожают жалобами.
В таких случаях вежливость должна сочетаться с твердостью и
Психологические приемы расположения к себе собеседника
Во время общения с партнером на наши органы чувств, поступает огромное количество сигналов. Но не все они осознаются. Например, вы беседуете с человеком, но не можете, закрыв глаза, назвать цвет
Разработка плана переговоров
Важным элементом подготовки к переговорам является разработка плана действий. Он должен быть прост, конкретен и вместе с тем гибок. План должен быть достаточно прост, чтобы переговорщик постоянно
Стратегия сотрудничества
Основным видом стратегии является стратегия сотрудничества, нацеленная на то, чтобы путем взаимодействия получить оптимальные для обеих сторон результаты. Не менее важно и то, что стратегия сотруд
Стратегия борьбы
Элементы борьбы присущи любой стратегии. В данном случае имеется в виду стратегия, которая целиком сосредоточена на борьбе как средстве достижения цели. В таких переговорах ставка делается на полн
Национальные особенности стиля переговоров
Хотя в последнее время отмечается тенденция к интернационализации и стандартизации стиля и процедуры международных деловых переговоров, особенности национальной культуры все еще сказываются на п
Сущность и виды деловых совещаний
Деловое совещание — собрание заинтересованных лиц с целью обсуждения заранее определенных вопросов, обмена информацией, либо выработки совместного решения по конкретным проблемам.
Рассмотр
Роль председателя (ведущего) делового совещания
Особое значение на деловом совещании имеет председатель (ведущий).
Ведущий совещания вначале должен высказать надежду, что совещание будет носить деловой и конструктивный характер, в течен
Правила поведения на совещании
Эффективность делового совещания значительно повыситься, если участники заранее проинструктированы о правилах поведения на совещании.
Кратко их можно свести к следующим положениям:
Обобщенные параметры делового совещания
Организационные условия делового совещания:
· Оптимальное количество участников совещания — от 7 до 15 человек. Если присутствует более 20-25 человек, возникает опасност
Методы преодоления волнения перед выступлением
Избыточная эмоциональность является одним из основных факторов, мешающих человеку сосредоточиться на выступлении и приводящих к возможным ошибкам во время речи. При этом конкретные эмоции, охватыва
Аргументирование речи. Методы аргументирования
Излагаемые выступающим тезисы должны быть хорошо аргументированы. В этом может помочь метод сильных аргументов (см. тему «Психологические аспекты проведения деловой беседы»).
Конфликт. Виды конфликтов
Конфликт — столкновение противоположно направленных целей, интересов, позиций, мнений или взглядов двух или нескольких людей. В основе любого конфликта лежит ситуация, включающая либо противоречив
Причины конструктивных и деструктивных конфликтов
Причины конструктивных конфликтов. Обычно это недостатки в организации и управлении. Перечислим те недостатки, которые наиболее часто приводят к конфликтам:
— неблагоприятные условия труд
Стратегии поведения в конкретных ситуациях
Когда вы находитесь в конфликтной ситуации, для более эффективного решения проблемы необходимо выбрать определенный стиль поведения, учитывая при этом ваш собственный стиль, стиль других, вовлече
Контроль собственного раздражения и страха в конфликтной ситуации
Чувства гнева и страха легко могут создать конфликтную ситуацию. Они могут возникнуть в любом конфликте и в дальнейшем служить для него питательной средой. Но одно дело подумать о том, что вам сле
Дополнительная
1. Каменюкин А.Г., Ковпак Д.В. Антистресс-тренинг. — СПб.: Питер, 2004. — 192 с.
2. Кузнецов И.Н. Технология делового общения. — М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004
Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Новости и инфо для студентов