У літературі зустрічаються різні визначення поняття "реферативна інформація". Термінологічний словник визначає її як вторинну інформацію, подану в формі рефератів та анотацій [100, с. 68].
Згідно з науковими розробками О. А. Гречихіна та І. Г. Здорова, "під реферативною інформацією слід розуміти змістовний результат процесу реферування, який відображається в реферативному виданні у формі певного знакового (літературного) твору — реферату чи їх сукупності — для виявлення нової, цінної та корисної документальної інформації" [40, с. 120].
На відміну від бібліографічної інформації, яка відбиває весь масив документів, реферативна інформація виконує завдання систематизації, пошуку, оцінки, узагальнення даних з першоджерел. Залежно від завдань інформаційного управління, реферат може вказувати на присутність необхідної фактографічної інформації, подавати її з належною систематизацією чи давати оцінку, узагальнювати, синтезувати її та найновішу, найціннішу і корисну рекомендувати конкретному користувачеві.
Реферування — це інтелектуальний творчий процес, що потребує осмислення, аналітико-синтетичної переробки інформації та створення нового документа — реферату, котрий має специфічну мовно-стилістичну форму.
Методика реферування полягає у послідовному здійсненні операцій, пов'язаних з оцінкою, відбором, аналізом і узагальненням відомостей, які містяться у первинному джерелі. Процес реферування базується на виконанні цих логічних операцій. Однією з основних специфічних особливостей, на яку необхідно зважати у ході складання реферату, є його повна змістова та деяка формальна залежність від первинного документа. У такому розумінні реферат слід розглядати як інформаційну модель реферованого документа.
Суть реферування — в зіставленні, порівнянні нової інформації з тією, що вже засвоєна та використовується в суспільній діяльності. Це завдання реферативних видань не відокремлюється від попереднього — сигнального (бібліографічного) інформування, на основі та у разі реалізації якого реферування і може бути ефективним та цілеспрямованим.
Реферуванням називається і сам процес інформаційної діяльності, і логічний метод досягнення поставленої мети. Завдяки логічній переробці документальної інформації маємо інформаційне повідомлення, що й називають рефератом. Тому слід цілком погодитися з визначенням наведеним у термінологічному словнику з інформаційної теорії та практики, згідно з яким "реферування — процес аналізу первинного документа й складання реферату" [100, с. 152].
Реферування — найтиповіший процес інформаційного аналізу, "пов'язаного з вивченням і обробкою документів з метою вилучення із них найсуттєвіших відомостей та (або) їх узагальнення" [100, с. 17]. Такий аналіз — складний логічний процес, елементами якого є відбір і опис, оцінка, систематизація та узагальнення фактографічної інформації, що може проводити тільки інформатор-фахівець з відповідної сфери суспільної діяльності: вчений, інженер, мистецтвознавець, літературознавець та ін. Насправді — це наукове вивчення змісту першоджерела інформації, доволі непростий творчий процес. Тому в реферативних виданнях поширився фактографічний (інформативний) реферат — конспективний переклад змісту документа. Таке "конспектування" — найперша, описова ступінь наукового аналізу документальної інформації, одна з форм реферативно-сигнального аналізу. Вона відповідає більше завданням пошуку, накопичення та збереження соціальної інформації.
У результаті будь-якого виду аналітико-синтетичної обробки первинних документів одержують вторинні документи: бібліографічні описи, анотації, реферати, які можуть бути об'єднані у різноманітні джерела вторинної інформації, інформаційно-пошукові системи. Такі ІПС можуть бути традиційними (бібліотечні каталоги, бібліографічні та фактографічні картотеки, бібліографічні покажчики, різноманітні інформаційні видання) і нетрадиційними (бібліографічні, реферативні та фактографічні БД).