Огляд — це синтезований текст, в якому подано зведену характеристику певного питання чи проблеми, що базується на використанні інформації, отриманої з ряду першоджерел за певний проміжок часу. Основним чинником, який визначає зміст і форму огляду, є мета його підготовки. Залежно від неї всі огляди можна поділити на дві групи: бібліографічні та огляди стану питання. Бібліографічний огляд вміщує впорядковану сукупність бібліографічних описів джерел інформації; анотації, що розкривають їх зміст; текст, який пов'язує між собою описи окремих джерел. Мета підготовки такого огляду — допомогти фахівцям орієнтуватися в документальному потоці та вибирати найцікавіші джерела для вивчення.
На відміну від бібліографічних оглядів, у яких відображено відомості про документи, огляди стану питання містять інформацію із документів-першоджерел про результати досліджень, стан і шляхи розвитку певної галузі науки, техніки та виробництва. Залежно від цілей підготовки розрізняють два види таких оглядів — реферативні та аналітичні.
Реферативний огляд вміщує систематизовані та узагальнені відомості щодо стану і шляхів розвитку певної галузі науки, техніки й виробництва. Ці дані отримано внаслідок аналізу першоджерел, але без їх критичного опрацювання. Збережено висновки та оцінки авторів першоджерел щодо фактів, теорій, методів, про які йдеться у документах. Мета підготовки реферативного огляду — надання чіткого уявлення про стан робіт і висвітлення основних результатів досліджень у даній галузі науки, орієнтування в сукупності фактів, отриманих ученими та фахівцями.
Найбільш складним і синтетичним видом вторинної інформації є науково-аналітичні огляди літератури. Вони вміщують систематизовані та узагальнені відомості про стан, тенденції та перспективи розвитку певної галузі суспільної діяльності чи окремої проблеми. Аналітичний огляд — це детальна розповідь, де подано зведену характеристику певного питання, проблеми, теми, що базується на інформації, отриманій з літератури. Як правило, в кожному огляді використовуються десятки джерел (книг, статей, доповідей, патентів тощо). Їх мета — узагальнити основні тенденції розвитку наукової думки (стан дослідження важливих проблем тієї чи іншої галузі знання, інформацію про наукові школи та теорії, погляди провідних представників науки). Обов'язковим елементом такого огляду є критична оцінка відомостей із першоджерел, власні висновки авторів-укладачів оглядів про стан, тенденції та перспективи розвитку даної галузі, рекомендації щодо використання виявлених у першоджерелах результатів досліджень, пропозиції стосовно можливих варіантів вирішення розглянутої проблеми. Мета підготовки аналітичного огляду — висвітлити цілісну картину проблемної ситуації з обов'язковим визначенням труднощів і проблем розвитку в даній галузі та висуненням пропозицій щодо можливих шляхів їх розв'язання.
Тобто, огляд як інформаційний твір може бути не тільки узагальнювальною характеристикою вихідних джерел, а й вміщувати висновки та рекомендації для розв'язання проблеми. Як інформаційна основа прийняття управлінських рішень і результат інформаційно-аналітичної роботи, він широко застосовується в економічній та політичній сферах. Існує багато різновидів інформаційних документів, складених з використанням його методики. До них можна віднести оглядові довідки, інформаційні довідки, інформаційні звіти, дайджести тощо. Названі документи, що містять прогноз розвитку проблемної ситуації, є засобом інформаційної підтримки прийняття управлінських рішень. Огляди дозволяють зекономити час фахівців, позбавляють їх необхідності безпосереднього перегляду документів під час пошуку потрібних матеріалів, акцентують увагу на особо цікавих документах.
Отже, для забезпечення користувачів необхідною інформацією створюються оглядово-аналітичні документи, вихідні джерела яких є лише засобом виявлення та перетворення первинної інформації.
Визначальним принципом підготовки таких інформаційних документів є необхідність надання згорнутої інформації, що відповідає темі запиту користувача, але достатньої для її використання без додаткового звернення до опрацьованих вихідних матеріалів. Безпосередня функція вказаних документів — це орієнтація в інформації, що висвітлює сутність проблеми. Спрощення процесу орієнтації серед масиву первинних документів, можливість розгортання створеної інформації забезпечується за допомогою списку опрацьованих джерел. Проте це завдання є лише опосередкованою (похідною) функцією інформаційно-аналітичних документів.
Слід констатувати, що інформаційно-аналітична діяльність використовує методику та результати роботи таких видів інформаційної діяльності, як бібліографічна та науково-інформаційна і є їх логічним продовженням.
Особливості змісту, цільового та читацького призначення вторинних документів та інформаційних видань настільки своєрідні та істотні, що є підстави виділити їх як самостійний вид літератури, та назвати науково-інформаційною літературою. Вона являє собою систему функціонально взаємопов'язаних інформаційних видань і вторинних документів, які входять до їх складу.
Основними вимогами, що висуваються до видань науково-інформаційної літератури, є максимальна вичерпність охоплення вітчизняних і зарубіжних джерел (згідно з цільовим призначенням видання), новизна, актуальність, вірогідність, теоретична та практична значущість наведених відомостей, систематизоване, лаконічне й оперативне подання інформації.
У комплексі бібліографічні, реферативні й оглядові видання являють собою багатофункціональну систему. Однак кожне видання в цій системі має свою спеціалізацію. Так, сигнальні та реєстраційні властивості, що є головними для бібліографічних покажчиків, втрачають провідне значення для реферативних і, особливо, оглядових видань. Разом з тим, інформативна, інформаційно-кумулятивна, науково-комунікативна функції з переходом від використання бібліографічних видань до реферативних і оглядових стають дедалі домінуючими, їх ефективність підвищується.
Тобто, хоча інформаційні видання вміщують схожі дані, проте, таке дублювання не можна розглядати як просте повторення вирішуваних завдань. Якщо простежити зміну функцій від бібліографічних видань до реферативних, а від них до оглядових, можна помітити, що відбувається звуження обсягу інформації за умов одночасного її якісного ущільнення. Завдяки такому дублюванню збільшується надійність системи інформаційних видань.