Історія існування реферату як інформаційного документа налічує понад три століття. РЖ були однією з найперших форм інформаційних видань і протягом останнього сторіччя набули значного поширення серед даного виду посібників. А реферат і анотація є одними з найважливіших засобів комунікації, які функціонують самостійно в окремих системах (науково-технічної інформації, бібліотек з їх довідково-інформаційними фондами, видавництв та ін) та водночас виконують роль зв'язку під час передачі інформації від однієї системи до іншої.
Центральне положення реферату в системі наукової комунікації не похитнулося й після широкого впровадження в інформаційну технологію засобів обчислювальної техніки. У процесі вдосконалення інформаційних технологій відбувається лише перерозподіл його комунікативно-інформаційних функцій внаслідок зміни інформаційних потреб суспільства. Реферат міцно зайняв місце основного уніфікованого опису первинного документа в автоматизованих пошукових системах.
У системі наукової комунікації реферат є основною інформаційно-комунікативна одиницею, що зумовлено його споживчими властивостями:
1. серед усіх видів вторинних інформаційних документів реферат відрізняється найбільшою інформативністю в розкритті змісту першоджерела;
2. використання реферату для пошуку поточної або ретроспективної інформації дає змогу зекономити до 90 % часу, необхідного в разі звернення до первинних документів;
3. форма подання інформації у вигляді реферату зручніша для тривалого зберігання у фондах довідково-інформаційних служб й ІПС, полегшує та прискорює підготовку інформаційних видань і створення інформаційних масивів — БД рефератів (на їх підгрунті в подальшому можливе створення БД повнотекстових електронних документів);
4. у деяких випадках реферат може замінити першоджерело (коли необхідна користувачеві інформація стосується не основної теми роботи, а суміжних питань, або коли первинний документ недоступний унаслідок мовного або організаційного бар'єрів).
Велика кількість дефініцій поняття "реферат", яка існує у сучасній літературі з теорії та практики реферування, зумовлена комплексним характером завдань, поставлених під час дослідження даного виду інформаційних документів. Семантична повнота цих визначень залежить від кількості найважливіших ознак, що використовують автори для розкриття змісту поняття "реферат". До них відносяться такі ознаки, як обсяг, семантична відповідність первинному документу, структура реферату та його текстової частини, функціональна спрямованість стилю викладання тощо.
З приводу виникнення терміну "реферат" існують різні точки зору. Є думка, що реферат ("referat") походить від слова "reffere", тобто повідомляти, доповідати [111, с. 203]. За іншою — термін "реферат" ("abstract") був розповсюджений в англомовній літературі у середні віки (VII-XI ст.) від "abstractus" в значенні "to draw away" — виведений, виключений [154]. У Росії термін "реферат" уперше з'явився у словнику Ф. Г. Толля ("Настольный словарь для справок по всем отраслям знаний" 1864 р.), де трактувався як відношення, доповідна записка, викладення справи стисло [123, с. 301]. Визначення у іншому словнику ("Энциклопедический словарь Ильина") конкретизувало попереднє — викладення якогось наукового факту, відкриття, спостереження тощо [142, с. 289]. В даному випадку вже підкреслювались фактографічні компоненти реферативної інформації.
У роботах сучасних дослідників визначення поняття "реферат" поповнилося рядом суттєвих ознак, які краще розкривають суть цього терміну. Реферат розглядається як "модель оригіналу, що пропорційно відображає його складові частини" [51, с. 24], або "інтегральна модель первинного документа, в якій інформацію подано в узагальненому вигляді" [111, с. 217], або "стисле точне викладення змісту документа, яке включає основні фактичні відомості та висновки, без додаткової інтерпретації або критичних зауважень автора реферату" [37, с. 132]. Повне й містке визначення поняття "реферат" запропоновано в інформаційному огляді ВІНІТІ, де реферат розглядається як "семантично адекватне викладення основного змісту первинного документа, що відрізняється економним знаковим оформленням, сталістю лінгвістичних і структурних характеристик та призначене для виконання різноманітних інформаційно-комунікативних функцій у системі наукової комунікації" [32, с. 6]. Міжнародний стандарт ISO 214-1976 Documentation — Abstracts for Publications and Documentation термін "реферат" визначає як текст, що точно, але стисло подає зміст будь-якого документа без додаткової інтерпретації або критичних зауважень і без посилання на автора цього тексту [137].
Реферат — багатоцільовий засіб відбиття інформації. Тому існують різні класифікації та погляди на його суть. Жодне з існуючих визначень не дає чіткої характеристики, для чого потрібно "стисле викладення змісту документа" і який критерій цього "стислого викладення". Аналіз сучасної практики реферування доводить, що обсяг реферату істотно відрізняється в різних реферативних виданнях. На сьогодні — це одне з найбільш дискусійних питань.
Реферат має велике значення і для користувачів, і для роботи систем НТІ. Цей вторинний документ прискорює відбір документів, призначених для використання; забезпечує підвищення ступеня точності, повноти інформації; дає можливість оперативного інформування споживачів; полегшує процес індексації та класифікації документів; є засобом поточного інформування щодо нових досягнень науки і техніки; дає змогу здійснювати ретроспективний пошук.
Реферат — це багатофункціональний вторинний документ. Він виконує безліч функцій: інформативну та науково-комунікативну, прогностичну, довідкову і адресну, індексування й індикативну. Відповідно до завдань реферат може надавати необхідну систематизовану фактографічну інформацію, оцінювати, узагальнювати, синтезувати її, рекомендувати найбільш нові, цінні та корисні повідомлення для конкретного користувача.
Особливу роль відіграє інформативна функція. З усіх вторинних документів саме реферат розкриває зміст первинного документа найповніше, у цілісному, узагальненому вигляді. Вивчення першоджерел із залученням рефератів суттєво економить час.
Реферати, вміщені у деяких інформаційних виданнях, можуть замінити первинні документи. Нерідко користувачі обмежуються ознайомленням з рефератами, якщо необхідна їм інформація стосується суміжних питань, а документ-оригінал, недоступний внаслідок мовного або організаційного бар'єрів. За цих умов реферат являє собою засіб розповсюдження інформації про нові досягнення зарубіжної науки й техніки. У такий спосіб реалізується науково-комунікативна функція реферату.
Якщо реферуванням охоплений основний потік документів певної галузі науки чи техніки за значний проміжок часу, то реферати слугують підгрунтям для вирішення завдань прогнозування подальшого розвитку цієї галузі, зокрема, з застосуванням методів бібліометричного, інформетричного та наукометричного аналізу.
Реферат можна розглядати і як ІПС, одержувати за його допомогою необхідні довідки. Користуючись рефератами, абонент здійснює пошук довідкової та фактографічної інформації. Разом з тим, реферат виконує функцію пошукового образу документа, що дозволяє широко використовувати його в ІПС із залученням сучасних технічних засобів.
Наявність у рефераті точного бібліографічного опису документа забезпечує виконання рефератом адресної функції, без чого неможливий документальний інформаційний пошук. Такий пошук, як правило, пов'язаний з переглядом рефератів, представлених у певному зібранні (РЖ, картотека тощо). Особливо важливу роль відіграє РЖ, оскільки містить реферати первинних документів, де б ці документи не знаходилися, і завдяки цьому дозволяє користувачам ознайомитися з великою кількістю не тільки вітчизняних, а й зарубіжних джерел.
Реферати, які друкуються в РЖ, виконують також сигнальну функцію, оскільки повідомляють про вихід у світ і наявність первинного документа. Для НІД особливо важливо, щоб реферати готувалися та були отримані користувачем перш ніж вийдуть з друку первинні документи. В конкретних установах реферати можуть стати підставою для сигнального повідомлення про нові надходження літератури до фондів.
Ще одна функція реферату — можливість індексування змісту первинних документів без використання текстів першоджерел. Така методика у 2-4 рази скорочує витрати часу й праці на проведення цієї роботи.
Для того щоб реферат ефективно ніс пошукову функцію, його зміст повинен адекватно відбивати суть первинного документа. Відображенням цієї вимоги є індикативність реферату. Здійснюючи індикативну функцію, він вказує на наявність відповідного документа, характеризує окремі елементи змісту та висвітлює бібліографічні дані.
Кожен реферат виконує й інформативну, й індикативну функції, але одна з них переважає, що дає можливість віднести вторинний документ до групи індикативних або інформативних рефератів.