Усі банківські операції відображаються в обліку тільки при наявності документального підтвердження. Банківські документи — це письмове розпорядження клієнта чи відповідального працівника банку на проведення грошово-розрахункової операції або іншої операції в банку. За призначенням вони поділяються на розпорядчі, тобто такі, що містять дозвіл на виконання операції, і виконавчі. Документи надходять до банків від підприємств і установ, інших банків, а також складаються безпосередньо в банку і містять необхідну інформацію про характер операції, що дає змогу перевірити її законність і здійснити банківський контроль.
Таким чином, документ є письмовим підтвердженням виконання операції та підставою для відображення її в бухгалтерському обліку. Документ, який засвідчує операцію, називається первинним. На підставі первинних документів можуть складатися зведені документи.
Сукупність документів, що використовуються банком для ведення бухгалтерського обліку і контролю, складає банківську документацію.
Документи за змістом операцій поділяються на:
- касові;
- меморіальні;
- позабалансові та ін.
Класифікація банківських документів наведена нижче:
Касовими документами оформлюються операції з приймання і видачі готівки. Вони діляться на приходні та видаткові. До приходних належать оголошення на внесення готівки в касу банку, приходний касовий ордер тощо; до видаткових — грошовий чек на отримання готівки і видатковий касовий ордер.
Меморіальні документи використовуються для безготівкових перерахувань за рахунками. Це розрахункові документи, що надаються банку клієнтами (платіжні доручення, вимоги-доручення, розрахункові чеки), меморіальні ордери та ін.
До позабалансових документів належать приходні та видаткові позабалансові ордери. Цими документами оформлюються приймання та видача коштовностей і документів, що зберігаються в касі та сховищі.
Форми документів, що підприємства подають банкам, а також документів, що вони отримують від банків на підтвердження виконання відповідних операцій, включені в уніфіковану систему грошово-розрахункової документації. Вони затверджені Правлінням НБУ і стандартизовані. Для складання документів використовуються стандартні бланки встановленого зразка, виготовлені друкарським способом. Широко застосовується складання грошово-розрахункових документів на електронно-обчислювальних машинах (з аналогічним розташуванням усіх даних, передбачених стандартною формою друкарського бланку за певною операцією).
Банківські документи включають дані, які називають реквізитами.
До обов'язкових реквізитів відносять:
— назву установи банку;
— дату здійснення операції;
— зміст операції;
— суму операцій;
— підписи відповідальних осіб.
Інші реквізити документа залежать від виду операції.
Усі грошово-розрахункові документи у своєму складі мають меморіальний ордер, у якому вказано бухгалтерську проводку, тобто визначені бухгалтерські рахунки, що підлягають дебатуванню і кредитуванню.
Реквізити в документах розміщені у відповідній послідовності: довідкові дані — ліворуч, бухгалтерські статистичні — праворуч.
Кількість примірників документів повинна бути достатньою для відображення операції в обліку за всіма особовими рахунками всіх сторін-учасників, що беруть участь у виконанні банківської операції. Усі примірники заповнюють на друкарській машинці в один прийом або шляхом множення оригіналів. Чеки, об'яви на внесок готівкою, квитанції, прихідні і видаткові касові ордери заповнюють власноручно.
Контрольні запитання
1. Пригадайте класифікацію бухгалтерських рахунків. Дайте визначення їх основних груп.
2. Назвіть загальне (класичне) бухгалтерське рівняння. Що відображає це рівняння?
3. Яке призначення мають контрактивні та контр пасивні рахунки?
4. Для складання якої звітності використовуються рахунки доходів і витрат?
5. Що є об'єктом обліку на позабалансових рахунках?
6. Який метод запису використовується для реєстрації банківських операцій на позабалансових рахунках? Яким чином визначається характер позабалансового рахунку?
7. Дайте визначення плану рахунків.
8. Назвіть структуру плану рахунків і схарактеризуйте його складові частини.
9. Як пов'язані між собою частини плану рахунків?
10. Дайте визначення бухгалтерського балансу.
11. Схарактеризуйте структуру балансу.
12. Що розуміють під чистими активами?
13. Які види балансів складають банки?
14. Визначте параметри аналітичного обліку.
15. Як формується номер особового рахунку?
16. Визначте основні реквізити особового рахунку.
17. Пригадайте класифікацію банківської документації.