Розрахунки гарантованими дорученнями застосовуються тоді, коли одержувач не має рахунку в установі банку або розрахунки безпосередньо з одержувачем коштів платіжними дорученнями неможливі та їх можна перерахувати тільки через підприємства зв'язку.
При цьому до всіх примірників гарантованого доручення додається відповідно оформлений список одержувачів переказів із зазначенням мети переказу. Крім того, підприємство подає відділенню зв'язку заповнені бланки переказів.
Після перевірки правильності оформлення такого доручення його сума списується банком з рахунку платника і депонується на рахунку № 2602 «Кошти в розрахунках суб'єктів господарської діяльності», аналітичний рахунок «Розрахунки гарантованими платіжними дорученнями», бухгалтерською проводкою:
Д-т рахунку № 2600 «Поточні рахунки суб'єкта господарської діяльності»;
К-т рахунку № 2602 «Кошти в розрахунках суб'єктів господарської діяльності»,
Рахунок «Розрахунки гарантованими платіжними дорученнями».
Установа банку передає підприємству зв'язку також зразки підписів своїх службових осіб і відбиток гербової печатки.
Підприємство зв'язку одержане гарантоване доручення здає в установу банку, що його обслуговує, а остання зараховує надходження коштів записом в обліку:
Д-т рахунку № 2602 «Кошти в розрахунках суб'єктів господарської діяльності», рахунок «Розрахунки гарантованими платіжними дорученнями»;
К-т рахунку № 2600 «Поточні рахунки суб'єкта господарської діяльності» (підприємства зв'язку).
Якщо підприємство зв'язку обслуговується іншим банком, то банк, що обслуговує підприємство зв'язку, надсилає банку платника дебетове повідомлення. Одержавши його, останній списує раніше Депоновані кошти у себе з рахунку № 2602 і перераховує банку підприємства зв'язку:
Д-т рахунку №2602«Кошти в розрахунках суб'єктів господарської діяльності».Рахунок«Розрахунки гарантованими платіжними дорученнями»;
К-т рахунку № 1200 «Коррахуноку Національному банку України».
Одержавши кошти, банк підприємства зв'язку зараховує їх на поточний рахунок підприємства зв'язку:
Д-т рахунку № 1200 «Коррахунок у Національному банку України»;
К-т рахунку № 2600 «Поточні рахунки підприємства зв'язку», і списує реєстр гарантованих доручень з позабалансового рахунку № 9831 «Документи і цінності, відіслані на інкассо».
Невикористана сума гарантованого доручення при поданні платником його першого примірника установі банку, в якому за депоновані кошти платника на рахунку № 2602, відновлюється йому на поточний рахунок:
Д-т рахунку № 2602 «Кошти в розрахунках суб'єктів господарської діяльності», рахунок «Розрахунок гарантованими платіжними дорученнями»;
К-т рахунку № 2600 «Поточні рахунки суб'єкта підприємницької діяльності».