При цьому обов'язково враховують такі параметри:
— номер балансового рахунку (4 знаки);
— ключовий розряд (1 знак);
— характеристику контрагента (1 знак);
— номер за порядком особового позичкового рахунку (2 знаки);
— код контрагента (до 6 знаків).
При організації аналітичного обліку банками також повинні бути враховані спеціальні обов'язкові параметри:
— вид кредиту (револьверний, кредит у межах кредитної лінії, овердрафт, інші кредити);
— цільова спрямованість кредиту (позиція отримує шифр згідно номенклатури НБУ);
— вид забезпечення (забезпечений, незабезпечений);
— дата видачі кредиту;
— дата фактичного погашення кредиту;
— перший строк погашення згідно кредитної угоди;
— кількість пролонгувань;
— категорія ризику (згідно з класифікацією кредитів за якістю). Інші параметри можуть запроваджуватися на розсуд банку у випадку виникнення потреби в отриманні додаткової інформації, необхідної для управління кредитним портфелем. Обов'язкові загальні та спеціальні параметри дозволяють забезпечити звітність за кредитними операціями згідно з вимогами НБУ.
У загальному плані під кредитною операцією розуміють укладання кредитної угоди про надання позики або угоди про прийняте банком на себе зобов'язання щодо видачі кредиту, купівлі позики, яке супроводжується записами у банківських рахунках з відповідним відображенням операції в балансі кредитора і позичальника.
Перелік документів, що подаються позичальником в обов'язковому порядку:
1. Заявка на отримання кредиту за формою, визначеною банком.
2. Анкета позичальника (стислі відомості про позичальника) за формою, визначеною банком.
3. Копії установчих документів, а також інші документи, що підтверджують правоздатність (для юридичних осіб) і дієздатність (для фізичних осіб) клієнта.
4. Копія Статуту.
5. Копія свідоцтва про реєстрацію (перереєстрацію).
6. Копії ліцензій, передбачених законодавством.
7. Техніко-економічне обгрунтування одержання кредиту з розрахунком строку окупності та рентабельності об'єкта кредитування із зазначенням:
— спрямування позичкових коштів;
— розрахунку затрат та надходжень на весь термін користування позикою.
8. Копії контрактів, угод та інших документів, що стосуються кредиту: угоди на придбання та реалізацію товарно-матеріальних цінностей, послуг, виконання робіт та ін., накладні, митні декларації тощо.
9. Завірений податковою адміністрацією бухгалтерський баланс, звіт про фінансові результати та їх використання на останню звітну дату, а також річні баланси за весь період діяльності фірми, при необхідності — розшифровка окремих статей балансу.
10. Документи, що стосуються забезпечення кредиту:
— застава майна — опис закладеного майна, угоди на придбання заставлених товарно-матеріальних цінностей, накладні та інші документи, що підтверджують право власності (техпаспорти, техталони — у разі застави транспортних засобів);
— застава нерухомості —довідка-характеристика з Бюро технічної інвентаризації, довідка з міської нотаріальної контори, угода купівлі-продажу (передачі, дарування) чи свідоцтво про приватизацію;
— гарантія (поручительство) — угода гарантії (поручительства), а також документи по гаранту, зазначені у пп. З—5, 9, 11—12;
— страхування — страховий поліс, угода страхування, умови страхування, а також документи по страховій компанії, перераховані у пп.9, 11, 12.
11. Довідка з обслуговуючого банку про наявність рахунків позичальника, наявність/відсутність заборгованості за кредитами та картотекою № 2.
12. Відомості за кредитами, отриманими в інших банках.
До документів, перерахованих у пп. 3 — 5, 8, долучаються також оригінали для звіряння.
У разі необхідності позичальник подає (до ухвалення рішення про надання кредиту або в процесі подальшого контролю) внутрішні фінансові та управлінські звіти, звіт про рух касових надходжень, дані про дебіторську та кредиторську заборгованість, податкові та митні декларації, документи про оренду приміщень та ін.
Здійснення кредитних операцій супроводжується виконанням наступних облікових операцій:
— реєстрація і відкриття особового позичкового рахунку позичальнику;
— операції з видачі кредиту;
— операції з обліку документів, які супроводжують кредитну операцію;
— операції з погашення кредиту;
— операції з обліку поганих кредитів;
— операції з нарахування та використання резерву на покриття кредитних ризиків;
— операції зі списання з балансу сумнівних кредитів і забалансовий облік боргів по цих кредитах;
— забалансовий облік зобов'язань банку кредитного характеру;
— зберігання і ведення картотек документів;
— відображення кредитних операцій в балансі банку, складання звітності за кредитними операціями.
Облікові кредитні операції є технічним елементом, який логічно завершує виконання окремих етапів (або етапу) кредитного процесу.