Під час інвентаризації можуть бути виявлені як надлишки, так і нестачі основних засобів.
Основні засоби, що виявлені як надлишок, підлягають оприбуткуванню за цінами, визначеними інвентаризаційною комісією банку. Для їхнього зарахування на баланс складається бухгалтерська проводка:
Д-т рахунків: № 4400 «Операційні основні засоби»;
№ 4500 «Неопераційні основні засоби»;
№ 4300 «Нематеріальні активи».
К-т рахунку № 6800 «Непередбачені доходи».
1. Для списання з балансу виявленої нестачі, її відносять, за мінусом зношення, на рахунок № 3552 «Нестачі та інші нарахування на працівників банку» з метою відшкодування збитків матеріально відповідальними особами бухгалтерськими проводками:
Д-т рахунків: № 3552 «Нестачі та інші нарахування на працівників банку»;
№ 4309 «Знос нематеріальних активів»;
№ 1109 «Знос операційних основних засобів»;
№ 4509 «Знос неопераційних основних засобів».
К-т рахунків: № 4300 «Нематеріальні активи»;
№ 4400 «Операційні основні засоби»;
№ 4500 «Неопераційні основні засоби».
На відшкодування нестачі:
Д-т рахунку
«Кореспондентський рахунок, рахунок готівкових коштів»;
К-т рахунку
№ 3552 «Нестачі та інші нарахування на працівників банку». За відсутності винних чи відмови судом:
Д-т рахунку № 7800 «Непередбачені витрати»;
К-т рахунку № 3552 «Нестачі та інші нарахування на працівників банку».
Д-т рахунку № 6499 «Інші небанківські операційні доходи»;
К-т рахунку № 4400 «Операційні основні засоби (відповідний субрахунок)».
б) як зношення по вибутку:
Д-т рахунку № 4409 «Знос операційних основних засобів»;
К-т рахунку № 6499 «Інші небанківські операційні доходи».
в) як віднесення на окремий рахунок залишкової вартості нестачі:
Д-т рахунку № 3519 «Інша дебіторська заборгованість за господарською діяльністю банку» (окремий аналітичний рахунок «Нестачі товарноматеріальних цінностей»);
К-т рахунку № 6499 «Інші небанківські операційні доходи».
2. Суму нестачі основних засобів з окремого рахунку переносять на конкретні рахунки матеріально відповідальних осіб:
Д-т рахунку № 3552 «Нестачі та інші нарахування на працівників банку»;
К-т рахунку № 3519 «Інша дебіторська заборгованість за господарською діяльністю банку» (окремий аналітичний рахунок «Нестачі товарноматеріальних цінностей».
3. Додатково покладається на винного в нестачі різниця між обліковими і роздрібними цінами:
Д-т рахунку № 3552 «Нестачі та інші нарахування на працівників банку»;
К-т рахунку № 6199 «Інші небанківські операційні доходи».
4. Додатково на винних нараховується податок на додану вартість на різницю між обліковими і роздрібними цінами для відшкодування нестачі:
Д-т рахунку № 3552 «Нестачі та інші нарахування на працівників банку»;
К-т рахунку № 3620 «Кредиторська заборгованість за податками та обов'язковими платежами».
5. Утримана сума всіх видів нарахувань за виявленою нестачею з винних осіб:
Д-т рахунку № 1001 «Банкноти та монети в касі банку» (або рахунок № 120 «Коррахунок у Національному банку України»);
К-т рахунку № 3552 «Нестачі та інші нарахування на працівників банку».
У випадках, якщо конкретні винні особи не встановлені або в утриманні з них відмовлено судом, виявлені нестачі основних засобів списуються за рахунок власного прибутку, що залишається в розпорядженні банку (його фонду розвитку або інших спецфондів):
Д-т рахунку № 502 «Загальні резерви банку» (відповідно за рахунок фонду розвитку або інших спецфондів);
К-т рахунку № 3519 «Інша дебіторська заборгованість за господарською діяльністю банку» (окремий аналітичний рахунок «Нестачі товарноматеріальних цінностей»).