Малоцінними вважаються предмети, вартість яких за одиницю складає 15 неоподатковуваних мінімумів заробітної плати (17 грн.), тобто 255 грн., незалежно від строку служби. До швидкозношуваних належать предмети, строк служби яких не перевищує одного року незалежно від вартості. Вони обліковуються на рахунку № 341 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» (МШП), до якого рекомендуємо відкрити такі субрахунки:
«МШП на складі»;
«МШП в експлуатації»;
«МШП у підзвітних осіб та в переробці»;
«МШП в дорозі»;
«Результати переоцінки вартості МШП»;
«Знос МШП».
Аналітичний облік здійснюється за наведеними субрахунками, по місцю їх знаходження і матеріально-відповідальних осіб, які входять до складу кожної групи МШП (відповідно за номенклатурними номерами).
Наказом Міністерства статистики України № 145 від 22.05.96 р. «Про затвердження типових форм первинних облікових документів по обліку малоцінних і швидкозношуваних предметів» передбачено такі форми:
МШ-1 «Відомість на поповнення (вилучення) сталого запасу інструментів (пристосувань)»;
МШ-2 «Картка обліку МШП»;
МШ-3 «Замовлення на ремонт або заточку інструментів (пристосувань)»;
МШ-4 «Акт вибуття МШП»;
МШ-5 «Акт на списання інструментів (пристосувань) і обмін їх на придатні»;
МШ-6 «Персональна картка № — обліку спецодягу, спецвзуття і захисних пристосувань»;
МШ-7 «Відомість обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття і захисних пристосувань»;
МШ-8 «Акт на списання МШП».
В установі банку необхідно забезпечити контроль за збереженням малоцінних і швидкозношуваних предметів шляхом обліку їх наявності й руху за місцями збереження і використання — на складі, у коморах, у матеріально-відповідальних осіб.
Картка обліку МШП (форма № МШ-2) застосовується для обліку МШП (інструменту, спецодягу, спецвзуття), виданих під розписку працівнику або бригадиру із комори для тривалого користування. Вона заповнюється в одному примірнику на кожного працівника, який одержав ці предмети.
Облік переданого в експлуатацію інвентаря здійснюється в «Відомісті обліку видачі (повернення) спецодягу, спецвзуття і захисних пристосувань» (форма № МШ-7) шляхом опису цього інвентаря по кожній особі, яка відповідає за збереження малоцінного інвентаря.
Розглянемо методику відображення в бухгалтерському обліку основних господарських операцій щодо надходження від постачальників, безкоштовно, як лишків при інвентаризації, в експлуатації та вибуття (на реалізацію, безкоштовно і виявлених нестач при інвентаризації) МШП.
1. Надходження МШП відображається в регістрах бухгалтерського обліку за ціною придбання, до якої додаються витрати по доставці їх в установу банку.
У бухгалтерському обліку операції з оплатою, надходженням МШП та їх оприбуткуванням на склад відображаються таким чином.
Здійснено попередню оплату постачальнику за МШП:
Д-т рахунку №3510 «Дебіторська заборгованість з придбання господарських матеріалів та МШП»;
К-т рахунку № 1200 «Коррахунок у Національному банку України».
Аналогічною бухгалтерською проводкою відображається також оплата послуг за доставку закуплених у постачальника МШП.
Одержані МШП прибуткуються на склад (разом з витратами на доставку):
Д-т рахунку № 3410 «МШП на складі»;
К-т рахунку № 3510 «Дебіторська заборгованість з придбання господарських матеріалів та МШП».
Оскільки згідно з чинним законодавством банки звільнені від сплати податку на додану вартість з виручки від реалізації своїх послуг, то з оплаченої постачальниками вартості МШП також не відшкодовується розмір цього податку, що входить у вартість оплачених матеріалів. Це означає, що банки оприбутковують і списують на свої витрати вартість придбаних МШП разом з податком на додану вартість.
2. На безкоштовне одержання МШП збільшуються фонди банку бухгалтерською проводкою:
Д-т рахунку № 3410 «МШП па складі»;
К-т рахунку № 6800 «Непередбачені доходи».
3. На дооцінку МШП на складі, яка може здійснюватись у відповідності з чинними нормативними документами Кабінету Міністрів України, в обліку складають бухгалтерський запис:
Д-т рахунку № 3410 «МШП на складі»;
К-т рахунку № 3408 «Результати переоцінки вартості господарських матеріалів».
4. У банківській системі, за діючою методикою Мінфіну України, при передачі МШП в експлуатацію на їх вартість одразу нараховується зношення в розмірі 100 % їх облікової вартості з віднесенням на собівартість банківських послуг (якщо це пов'язано з основною діяльністю установи), або за рахунок прибутку, що залишається в розпорядженні установи, або коштів спецфондів, якщо МШП призначені для забезпечення культурних і соціально-побутових потреб працівників банку. Розглянемо це на прикладі бухгалтерських проводок.
Приклад 1. Передано в експлуатацію МШП для основної діяльності:
| № з/п | Зміст операції | Дебет | Кредит | Сума, грн. |
| Передано МШП зі складу в експлуатацію | 3410 (в експлуатації) | 3410 (на складі) | ||
| Нараховано зношення МШП в розмірі 100 % вартості й віднесено на господарські витрати | 7431 (господарські витрати) | 3419 (знос МШП) | ||
| Списано з балансу МШП через непридатність для експлуатації | 3419 (знос МШП) | 341 (в експлуатації) | ||
| Оприбутковано господарські матеріали за ціною можливого використання (металобрухт, вторсировина тощо) | 3400 (господарські матеріали) | 3410 (в експлуатації) |
Приклад 2. Передано в експлуатацію МШП для забезпечення соціально-побутових і культурних потреб працівників банку:
| № з/п | Зміст операції | Дебет | Кредит | Сума |
| Передано МШП зі складу в експлуатацію власній соцкультпобут-сфері | 3410 (в експлуатації) | 3410 (на складі) | ||
| Нараховано зношення МШП при передачі в розмірі 100 % їх вартості (за рахунок спецфондів) | 7493 (витрати на неопераційні підрозділи банку) | 3419 (знос МШП) | ||
| Списано МШП у зв'язку з непридатністю для подальшого використання | 3419 (знос МШП) | 341 (МШП вексплуатації) | ||
| Оприбутковано товарно-матеріальні цінності за ціною можливого використання (металобрухт, вторсировина тощо) | 3400 (господарські матеріали) | 3410 (МШП в експлуатації) | ||
| Одночасно методом «сторно» зменшено витрати, віднесені раніше (див. операцію 2) за рахунок спецфондів банку | 7493 (витрати на неопераційні під розділи банку) | 341 (МШП в експлуатації) |
5. При поверненні МШП після експлуатації на склад вони прибутковуються за цінами можливого використання або реалізації, наприклад, на 400 грн., порівняно із переданими з початковою вартістю 1000 грн. При цьому на суму оприбуткування зменшуються витрати за відповідними рахунками, на які раніше була списана вартість МШП. Ця операція відображається в бухгалтерському обліку таким записом.
На оприбуткування на склад повернених МШП на суму 400 грн.:
Д-т рахунку № 3410 «МШП на складі» 400 грн.
К-т рахунку № 743 «Інші експлуатаційні витрати» субрахунок № 7431 «Господарські витрати» 400 грн.
На зменшення МШП, що обліковуються ще як в експлуатації, але вже повернутих на склад з початковою вартістю і нарахованим при цьому 100 % зношенням у сумі 1000 грн.:
Д-т рахунку № 341, субрахунок «Знос МШП» 1 000 грн.
К-т рахунку № 341, субрахунок «МШП в експлуатації» І 000 грн.
6. Безкоштовна передача МШП, що були в експлуатації, відображається такими бухгалтерськими проводками:
| № з/п | Зміст операції | Дебет | Кредит | Сума |
| Оприбуткування на склад МШП із експлуатації за ціною можливої реалізації або іншою (облікова ціна передачі в експлуатацію 800 грн, оцінкова — 600 грн. | 3410 (МШП на складі) | 7431 витрати | ||
| Зменшення облікової вартості МШП у складі експлуатаційних і нарахування зношення | 3419 Субрахунок «Знос» | 341 субрахунок в експлуатації | ||
| Безкоштовна передача МШП, що були в експлуатації, за рахунок власного прибутку (спецфондів) | 5020 (загальні резерви) | 3410 на складі |
7. При реалізації надлишкових МШП для визначення фінансового результату від таких операцій використовують рахунок № 6499 «Інші небанківські операційні доходи». Розглянемо це на прикладі реалізації покупцеві МШП за договірною ціною 5000 грн., якщо на балансі банку вони обліковувалися у 3000 грн.:
а) списано на реалізацію МШП за їх обліковою вартістю (фактичною собівартістю):
Д-т рахунку № 6499 «Інші небанківські операційні доходи» 3 000 грн.
К-т рахунку № 3410 «МШП па складі» 3 000 грн.;
б) нараховується для сплати покупцем за договірною ціною:
Д-т рахунку № 3510 «Дебіторська заборгованість з придбання господарських матеріалів і МШП»5 000 грн.
К-т рахунку № 6499 «Інші небанківські операційні доходи» 5 000 грн.;
в) надходження оплати від дебітора за МШП:
Д-т рахунку № 1200 «Коррахунок у Національному банку України» 5 000 грн.
К-т рахунку №3510 «Дебіторська заборгованість з придбання господарських матеріалів і МШП»5 000 грн.
8. Інвентаризація МШП здійснюється за місцем їх надходження.
Виявлені надлишки прибуткуються бухгалтерською проводкою:
Д-т рахунку № 341 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», субрахунки:
«МШП на складі»;
«МШП в експлуатації»;
«МШП у підзвітних осіб».
К-т рахунку
№ 6800 «Непередбачені доходи», що підлягають оподаткуванню, згідно з чинним законодавством, податком на прибуток за ставкою 30 %.
Виявлені нестачі відносять на окремий рахунок нестач у складі дебіторської заборгованості та відшкодовуються (повністю чи частково) з винних або списуються згідно із Законом України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 22.05.97 р. за рахунок власного прибутку (спецфондів), що залишається в розпорядженні банківської установи.
Під час інвентаризації товарно-матеріальних цінностей з'ясовують, що низка об'єктів основних засобів за своєю балансовою вартістю підлягають переведенню в склад малоцінних і швидкозношуваних предметів. Переведення відображають такими бухгалтерськими проводками:
а) на балансову вартість МШП, що вилучаються з розряду основних засобів:
Д-т рахунку № 341 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» (відповідний субрахунок);
К-т рахунків: № 4400 «Операційні основні засоби» (відповідний субрахунок);
або № 4500 «Неопераційні основні засоби»;
б) переведення суми зношення, що була нарахована на МШП, які вилучаються із складу основних засобів:
Д-т рахунків:
№ 4409 «Зношення операційних основних засобів»;
№ 4509 «Зношення неопераційних основних засобів».
К-т рахунку № 341 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», субрахунок «Знос малоцінних та швидкозношуваних предметів»;
в) на суму зношення, що донараховується за МШП (колишні основні засоби):
Д-т рахунку № 5020 «Загальні резерви» (за рахунок спецфондів банку);
К-т рахунку № 341 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», субрахунок «Зношення МШП»;
г) на суму зношення надлишково нарахованого за МШП (колишні основні засоби):
Д-т рахунку № 341 «Малоцінні та швидкозношувані предмети», субрахунок «Знос МШП»;
К-т рахунку № 6800 «Непередбачені доходи».
Облік господарських матеріалів. Необхідні для діяльності установ банку матеріали (пальне, мастильні матеріали, матеріали для поточного ремонту приміщень і інвентаря, запасні частини до автомобілів, спецодяг, канцелярське приладдя, інкасаторські сумки для збирання грошової виручки, пакувальний матеріал для грошей) обліковуються на рахунку третього порядку № 340 «Господарські матеріали» (на відповідних субрахунках — на складі, в підзвіті, в дорозі).
Будівельні та інші матеріали для капітальних вкладень і капітального ремонту також обліковуються на рахунку № 340. Аналітичний облік матеріалів здійснюється в бухгалтерії на ЕОМ в обіговій відомості кількісно-сумарного обліку за групами: на складі; у підзвітних осіб; в ремонті чи переробці; тимчасові пристосування і обладнання на будові; в дорозі.
На складі ведеться сортовий кількісний облік у картках або в книзі складського обліку.
Наказом керівника банку призначається матеріально відповідальна особа (завідувач складу, завідувач господарством, заступник керівника банку з господарської діяльності тощо), яка відповідає за збереження матеріалів.
Матеріали видаються зі складу за вимогами або накладними, що виписуються у трьох примірниках, за підписами осіб, уповноважених на це керівником банку. Перший примірник з відміткою завідувача складу про видачу і розпискою про отримання надходить у бухгалтерію, другий — залишається у завскладом, а третій — видається одержувачу. В бухгалтерії видані матеріали розцінюються, і вартість їх списується за кредитом рахунку № 340 «Господарські матеріали» (відповідний субрахунок) і дебетом відповідного рахунку (за напрямком використання матеріалів).
В установах банку, де запаси господарських матеріалів невеликі й передаються на збереження особам, які їх використовують, складський облік не ведеться і вимоги на видачу матеріалів не складаються. Замість цього відпуск матеріалів щомісячно обліковується оперативно за відомістю, на основі якої вартість витрачених матеріалів списують у дебет рахунків за напрямками їх використання і кредит рахунку № 340 «Господарські матеріали» (з відповідного субрахунку).
Збереження матеріалів періодично перевіряється на складі та в інших місцях зберігання, виходячи із фактичних їх залишків і даних обліку. Так, бухгалтер, який здійснює контроль за обліком матеріалів на складі, щокварталу звіряє їх кількісні залишки на складі по картонках з даними залишків за обіговою відомістю, що складається і ведеться в бухгалтерії банку. Фактичні залишки деяких найбільш дефіцитних матеріалів перевіряються щоквартально.
Періодично або в разі зміни матеріально відповідальних осіб, при крадіжках, пожежах і обов'язково станом на кінець звітного року на складі проводиться інвентаризація матеріалів.
У системі рахунків облік надходження і використання господарських матеріалів відображають таким чином:
На придбання господарських матеріалів:
а) на здійснення попередньої оплати постачальнику:
Д-т рахунку № 3510 «Дебіторська заборгованість з придбання господарських матеріалів та малоцінних і швидкозношуваних предметів»;
К-т рахунку № 1200 «Коррахунок у Національному банку України»;
б) на оприбуткування матеріалів від постачальника (разом з податком на додану вартість):
Д-т рахунку № 340 «Господарські матеріали» (відповідний субрахунок);
К-т рахунку № 3510 «Дебіторська заборгованість з придбання господарських матеріалів та малоцінних і швидкозношуваних предметів».
2. На безкоштовне одержання і оприбуткування надлишків, виявлених під час інвентаризації:
Д-т рахунку № 340 «Господарські матеріали» (відповідний субрахунок);
К-т рахунку № 6800 «Непередбачені доходи».
3. Дооцінку матеріалів фіксують бухгалтерськими записами:
Д-т рахунку № 340 «Господарські матеріали» (відповідний субрахунок);
К-т рахунку № 3408 «Результати переоцінки вартості господарських матеріалів».
4. На списання матеріалів, запасних частин, пального, на виконання робіт і різні господарські витрати (разом з податком на додану вартість) :
Д-т рахунків: № 742 «Витрати на утримання та експлуатацію основних засобів та нематеріальних активів» (відповідний субрахунок);
№ 743 «Інші експлуатаційні витрати» (відповідний субрахунок);
№ 350 «Витрати майбутніх періодів»;
К-т рахунку № 340 «Господарські матеріали» (відповідний субрахунок).
Методика відображення в бухгалтерському обліку операцій з реалізації господарських матеріалів, а також результатів їх інвентаризації подібна до методики з малоцінними і швидкозношуваними предметами розглянутій вище в цьому ж параграфі.