Несмотря на то, что порядок проведения инвентаризации достаточно подробно регламентирован действующим законодательством, на практике организации очень часто его нарушают.
Хотя бы одно из нижеследующих нарушений приводит к ситуации, когда проведенная инвентаризация считается недействительной:
- Состав инвентаризационной комиссии не утвержден руководителем. Нет основания для проведения инвентаризации.
- Документально подтверждено отсутствие хотя бы одного из членов комиссии во время проведения инвентаризации. Результаты инвентаризации недействительны.
- В приказе не указаны сроки инвентаризации. Нет основания для начала проведения инвентаризации.
- Во время перерывов в работе комиссии не закрыт доступ посторонним к помещению, где хранятся инвентаризационные описи. Внесение исправлений, искажающих результаты инвентаризации.
- При невозможности остановки хозяйственной деятельности, приходно-расходные документы не завизированы председателем инвентаризационной комиссии. Имеется возможность оформить ранее не выписанные приходно-расходные документы.
- У материально ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию.
- Проводится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием, а не наоборот. Имеется возможность искажения фактических данных в соответствии с данными бухгалтерского учета.
- Инвентаризационная опись составлена в одном экземпляре. Результаты инвентаризации недействительны.
- Итоги должны быть выверены на каждой странице: число прописью, количество номеров и сумма материальных ценностей, а также общий итог в натуральных показателях, даже если подсчет велся в денежном измерении. Имеется возможность несанкционированных исправлений.
- На каждой странице нет записи «Цены, итоги проверил» и подписи материально ответственного лица. Инвентаризационная опись не является документом, на основании которого можно предъявлять претензии к материально ответственным лицам.
- Ошибки и исправления не подписаны и не заверены членами комиссии. Исправления считаются недействительными.
- Инвентаризационная опись после утверждения результатов содержит незаполненные строки. Имеется возможность внесения дополнительных данных.
- На последней странице инвентаризационной описи нет подписи материально ответственного лица об отсутствии у него претензий к, членам комиссии и подтверждения, а также о том, что он принимает указанное в описи имущество на ответственное хранение. Отсутствие оснований для предъявления претензий к материально ответственному лицу при выявлении недостач.