Турист может воспользоваться услугами авиакомпании напрямую, заказав у нее билет по выбранному маршруту, или через посредника - турагентство, бюро путешествий и экскурсии и др., где данная услуга сформирована в пакете в виде тура В последнем случае все претензии по данной услуге, как правило, предъявляются этому посреднику, с которым заключен прямой договор на приобретение путевки.
Если у турфирмы оформлено специальное агентское соглашение с авиакомпанией или в некоторых других случаях (например, при работе через глобальные сети бронирования), то его сотрудники имеют право самостоятельно оформлять для своих туристов авиабилеты, запросив свободные места на рейс в системе авиакомпании (в сети бронирования). В этом случае авиакомпания снабжает турфирму специальным оборудованием и бланками авиабилетов. Турагент обязан знать и уметь производить процедуры по оформлению авиабилетов. Широко распространенный в большинстве стран стандартный билет IATA является официальным контрактом на перевозку между перевозчиком и пассажиром по маршруту, указанному в билете. В силу этого турагенту необходимо иметь в виду, что каждый действительный перевозочный купон (flight coupon) билета:
- дает право пассажиру на перелет между двумя точками по указанному маршруту,
- является подтверждением оплаты пассажиром стой мости проезда, указанной на билете,
- свидетельствует о том, что между авиакомпанией выдавшей билет, и смежной авиакомпанией, осуществляющей стыковочный рейс, достигнуто соглашение о перевозке пассажира согласно прилагаемому расписанию маршрута,
- указывает номер, дату и время вылета рейса и класс обслуживания,
- содержит всю необходимую информацию для быстрой и беспрепятственной пересадки пассажиров и передачи багажа между стыковочными рейсами, независимо от того, выполняются они одной или разными авиакомпаниями, - содержит информацию обо всех условиях замены и возврата билетов,
- содержит всю информацию необходимую для проведения финансовых взаиморасчетов между различными авиакомпаниями, производящими перевозку в рамках одного маршрута.
Для того чтобы иметь возможность оперативно удовлетворить запрос клиента, турагенству необходимо досконально знать тарифы маршруты основных авиакомпании, стоимость типовых билетов и др. Перед тем как выписать билет, необходимо заключить договор с авиакомпанией на продажу билетов, получить разрешение авиакомпании на оформление билета на забронированный рейс. Если обратившийся к вам пассажир, уже имеет бронь, ранее заказанную напрямую у перевозчика, и нуждается в частичном изменении, подтверждении или выдаче повторного билета, то необходимо перепроверить всю соответствующую информацию на билете в отделе бронирования первой авиакомпании маршрута. Нельзя заказывать двойную бронь. При изменении ранее забронированного маршрута повторный билет не оформляется (специальные бирки (revalidation sticker) об изменении в старом билете не наклеиваются) до тех пор, пока агент не получит на это добро от отдела бронирования соответствующего перевозчика или официальное письменное подтверждение из агентства первоначально выписавшего билет. Не допускается произведение на билете поправок, подчисток, исправлении от руки и др. Если агент ошибся при заполнении билета – билет помечается как негодный (void) и заполняется новый бланк. Имеющиеся в агентстве бланки билетов должны использоваться и учитываться в строгом соответствии с их серийными номерами. Если тот или иной бланк изымается из обращения или не используется на нем от руки или специальным штампом должна быть сделана надпись “ Недействителен ” (void). Сохраняется для отчетности агентская часть биле та (Agent Coupon) и уничтожаются остальные его части. Не следует хранить для отчетности полный комплект билета. Агентство не имеет права возвращать пассажиру деньги за билет или его неиспользованную часть, если этот билет выдан не этим агентством. Таким образом, агент не имеете права возвращать деньги за билет, оформленный напрямую в билетной кассе авиакомпании, даже если этот билет выдан взамен того, что был ранее оформлен вашим агентством. Аналогичным образом запрещено возвращать деньги за билет, оформленный другим агентством. Если агенту необходимо выписать пассажиру повторный билет при изменении им маршрута следования или его части, то он можете это сделать произведя соответствующее бронирование и получив от авиакомпании разрешение на выдачу повторного билета. При этом оригинальный билет изымается у пассажира и остается для отчетности в агентстве. Такой билет необходимо от руки или специальным штампом крупными буквами пометить как “ОБМЕН” (EXCHANGED).