Самоучитель по Microsoft Access

Самоучитель по Microsoft Access

• Введение в самоучитель Microsoft Access

ЧАСТЬ I. Основы работы с Microsoft Access

• Глава 1. Общие сведения о Microsoft Access
• Глава 2. Работа с таблицами
• Глава 3. Использование внешних данных
• Глава 4. Отбор и сортировка записей с помощью запросов
• Глава 5. Создание форм для ввода данных
• Глава 6. Создание и печать отчетов

ЧАСТЬ II. Профессиональное использование Microsoft Access

• Глава 7. Новые возможности Microsoft Access
• Глава 8. Редактирование и анализ данных с помощью запросов
• Глава 9. Создание составных форм
• Глава 10. Подготовка составных отчетов
• Глава 11. Работа с макросами
• Глава 12. Публикация данных в корпоративной сети и Интернете
• Глава 13. Программирование в Access
• Глава 14. Настройка пользовательского интерфейса
• Глава 15. Интеграция Access с другими компонентами Office

ЧАСТЬ III. Разработка и сопровождение приложений Microsoft Access

• Глава 16. Особенности сетевых приложений Access
• Глава 17. Проекты Microsoft Access
• Глава 18. Репликация баз данных
• Глава 19. Миграция приложений
• Глава 20. Администрирование баз данных

ЧАСТЬ IV. Приложения

• Приложение 1. Глоссарий
• Приложение 2. Сетевое приложение "Игра в доминирование"

 

Основные понятия СУБД

Базы данных — это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях или явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности как в целом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов — атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата). Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся разные значения атрибутов.

Для работы с данными используются системы управления базами данных (СУБД). Основные функции СУБД — это определение данных (описание структуры баз данных), обработка данных и управление данными.

Прежде чем заносить данные в таблицы, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим понимается не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (например, формат, критерии проверки вводимых данных). Кроме описания структуры таблиц, обычно задаются связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах. Например, клиенты и заказы связаны отношением "один-ко-многим", т. к. одной записи в таблице, содержащей сведения о клиентах, может соответствовать несколько записей в таблице заказов этих клиентов. Если же рассмотреть отношение между преподавателями и курсами лекций, которые они читают, это будет отношение "многие-ко-многим", т. к. один преподаватель может читать несколько курсов, но и один курс может читаться несколькими преподавателями. И последний тип связей между таблицами — это отношение "один-к-одному". Такой тип отношений встречается гораздо реже. Как правило, это бывает в двух случаях: запись имеет большое количество полей, и тогда данные об одном типе объектов разносятся по двум связанным таблицам, или нужно определить дополнительные атрибуты для некоторого количества записей в таблице, тогда создается отдельная таблица для этих дополнительных атрибутов, которая связывается отношением "один-к-одному" с основной таблицей.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

· добавлять в таблицу одну или несколько записей;

· удалять из таблицы одну или несколько записей;

· обновлять значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

· находить одну или несколько записей, удовлетворяющих заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменения в таблицах. Запросы к базе формируются на специально созданном для этого языке, который так и называется язык структурированных запросов (SQL — Structured Query Language).

И последняя функция СУБД — это управление данными. Под управлением данными обычно понимают защиту данных от несанкционированного доступа, поддержку многопользовательского режима работы с данными и обеспечение целостности и согласованности данных.

Защита от несанкционированного доступа обычно позволяет каждому пользователю видеть и изменять только те данные, которые ему разрешено видеть или менять. Средства, обеспечивающие многопользовательскую работу, не позволяют нескольким пользователям одновременно изменять одни и те же данные. Средства обеспечения целостности и согласованности данных не дают выполнять такие изменения, после которых данные могут оказаться несогласованными. Например, когда две таблицы связаны отношением "один-ко-многим", нельзя внести запись в таблицу на стороне "многие" (ее обычно называют подчиненной), если в таблице на стороне "один" (главной) отсутствует соответствующая запись.

Microsoft Access как настольная СУБД реляционного типа

В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам. Вы можете создать сколько…   Замечание

Создание новой базы данных

· выбрать команду Создать(New) из меню Файл(File) (см. рис. 1.4); · нажать кнопку Создать(New) на панели инструментов. На рис. 1.7 она… слева от кнопки Открыть(Open).

Создание новой пустой базы данных

1. В этой области из раздела Создание(New) выбрать элемент Новая база данных(Blank Database) (см. рис. 1.4). Появится диалоговое окно Файл новой… 2. В раскрывающемся списке Папка(Save in) открыть папку, в которой будет… 3. В поле ввода Имя файла(File name) указать имя создаваемого файла и нажать кнопку Создать(Create). По умолчанию…

Рис. 1.9.Диалоговое окно Файл новой базы данных

Рис. 1.10.Окно новой базы данных Access 2002

Создание копии существующей базы данных

Чтобы создать копию существующей базы данных, необходимо:

1. Открыть область задач Создание файла(New file), если она не была открыта (см. разд. "Создание новой базы данных"данной главы).

2. Из раздела Создание из имеющегося файла(New from existing file) выбрать команду Выбор файла(Choose file).

3. С помощью открывшегося диалогового окна Создание из имеющегося файла(New from existing file) выбрать файл базы данных, копию которого вы хотите создать. Это диалоговое окно будет идентично окну Открытие файла базы данных(Open) (см. рис. 1.5) (см. разд. "Запуск Access и открытие баз данных" данной главы).

4. Щелкнуть Мышью по кнопке ОК.

При этом будет открыта копия выбранного вами файла базы данных, во всем идентичная оригиналу (то есть и по данным, и по структуре баз данных), которая будет немедленно сохранена под именем <имя файла>1.mdb.

Создание базы данных с использованием шаблона

Для создания новой базы данных можно воспользоваться соответствующим заранее заготовленным шаблоном. Чтобы запустить Мастер шаблонов, нужно:

1. Открыть область задач Создание файла(New file), если она еще не была открыта (см. начало разд. "Создание новой базы данных" данной главы).
2. Из раздела Создание с помощью шаблона(New from template) выбрать команду Общие шаблоны(General templates). Появится диалоговое окно Шаблоны(Templates) (рис. 1.11).

 

Рис. 1.11.Диалоговое окно Шаблоны

Замечание

 

Обратите внимание на вкладку Общие (General). Здесь предусмотрена еще одна возможность создавать пустую базу данных (элемент Новая база данных (Blank database)), а также новые объекты: Страницы доступа к данным (Pages) и Проекты (Projects) (см. гл. 12 и гл. 17).

3. Вкладка Базы данных(Databases) позволяет использовать в качестве основы один из шаблонов наиболее популярных баз данных. Для этого выберите ярлык шаблона, который кажется вам более всего подходящим для создаваемой базы данных, и нажмите кнопку ОК. Далее следуйте указаниям Мастера шаблонов.

4. При работе с Мастером шаблонов сначала вас попросят задать название новой базы данных, после чего она будет открыта. Затем приводятся краткие сведения о содержимом базы. Нажмите на кнопку Далее(Next). После этого вам будут показаны таблицы и поля, используемые в базе (рис. 1.12).

 

Рис. 1.12.Диалоговое окно выбора шаблонов и полей таблиц Мастера шаблонов

 

Следующие шаги (переход к каждому следующему шагу осуществляется нажатием кнопки Далее(Next)) позволяют выбрать стилевое оформление форм (рис. 1.13) и отчетов (рис. 1.14), а также задать заголовок главного меню новой базы данных и файл рисунка, используемого при печати отчетов (рис. 1.15).

 

Рис. 1.13.Диалоговое окно стилевого оформления форм Мастера шаблонов

 

Наконец, на последнем шаге можно уведомить Access об отказе немедленного открытия вновь созданной базы (для этого необходимо снять флажок Да (Yes) в последнем окне мастера), после чего нажать кнопку Готово(Finish).

 

 

Рис. 1.14.Диалоговое окно стилевого оформления отчетов Мастера шаблонов

 

 

Рис. 1.15.Диалоговое окно Мастера шаблонов, задающее заголовок базы данных и файл

логотипа отчетов

Окна рабочей среды Access

Строка в верхней части окна приложения, содержащая название приложения, является заголовком окна приложения. Заголовок окна приложения используется… Строка состояния в нижней части окна приложения или документа служит для… Большинство объектов базы данных Access: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным и макросы —…

Меню и панели инструментов

В Access 2002 так же, как и в других приложениях Microsoft Office, используются два типа меню: раскрывающиеся и контекстные. Контекстное меню появляется на экране при щелчке правой кнопкой мыши по объекту, с которым вы хотите работать. Оно содержит перечень действий, которые можно выполнять с данным объектом в данном контексте.

Окно базы данных

  Рис. 1.17.Окно базы данных Access 2002 Щелкнув на ярлыке мышью, в правой части окна вы откроете список соответствующих объектов. Список объектов может быть…

Рис. 1.19.Ярлыки объектов, входящих в группу Поставщики

Самый простой способ добавления ярлыка объекта в группу следующий. Необходимо раскрыть список объектов данного типа, найти в нем нужный объект и перетащить его мышью в соответствующую папку на панели объектов.

Другой способ добавления объекта в группу:

1. Откройте список объектов нужного типа в окне базы данных.

2. Щелкните правой кнопкой мыши по нужному объекту и из контекстного меню выберите команду Добавить в группу(Add to Group).

3. Выберите в раскрывшемся меню нужную папку или создайте новую папку, выбрав команду Новая группа(New Group).

Замечание

Обратите внимание, что в группу включаются только ярлыки объектов; сами объекты никуда не перемещаются и видны в своих списках.

Так же как и отдельные объекты базы данных, группы могут удаляться и переименовываться. Ярлыки в группе тоже могут удаляться, переименовываться, копироваться. Осуществляется это с помощью соответствующих команд контекстного меню, которое появляется если щелкнуть правой кнопкой мыши по объекту, который нужно удалить, переименовать или скопировать.