Система управления как объект исследования.

Среди специалистов в области управления имеет хождение ряд формулировок понятия «система управления» (И. Ансофф, О.С. Вихан­ский, А.И. Наумов, Д.М. Розенберг, Р.А. Фатхутдинов и др.). Наиболее емкой, на наш взгляд, является следующая: система управления – это совокупность элементов, образующих иерархию контуров циркуляции и преобразования информации в процессе реализации концепции управления, направленная на обеспечение соответствия предпринимаемых действий установленным планам организации.

Критерием принадлежности некой системы к системе управления может служить следующее положение: если данная система является неотъемлемой частью организации, ее действиями осуществляется управление организацией и она не решает задач, отличных от управлен­ческих, то ее можно рассматривать как специализированную систему или же как систему управления (Виханский и Наумов). То есть, управление может осуществляться только в том случае, когда сущест­вует реально действующая система, решающая задачи управления.

Г. Эмерсон утверждал, что «правильные принципы в руках посредственных людей сильнее бессистемных и случайных попыток гения …». Современные принципы управления или принципы управления организацией, определяющие требования к системе, структуре и организации процесса, в наиболее полном виде сформулировали Г. Кунц и С. О’Дон­нел (1981). Наиболее важные из них:

1) оптимального сочетания централизации и децентрализации;

2) коллегиальности;

3) научной обоснованности;

4) плановости;

5) сочетания прав, обязанностей и ответственности;

6) частной автономии или свободы действий;

7) иерархичности и обратной связи.

Выше отмечалось, что в самом общем виде управление представляет собой определенный тип взаимодействия между двумя участниками, один из которых в этом взаимодействии – субъектуправления, а второй – объект управления (рис. 1).

 

Рисунок 1 - Субъект и объект управления

 

Два момента характеризуют взаимодействие между субъектом и объектом управления:

1) субъект управления направляет объекту управления импульсы взаимодействия, которые содержат в себе в явном или косвенном виде информацию относительно того, как должен функционировать в дальнейшем объект управления. Эти импульсы чаще всего называются управленческими командами;

2) объект управления получает управленческие команды и функционирует в соответствии с содержанием данных команд.

В процессе взаимодействия необходимо наличие у субъекта управле­ния потребности и возможности управлять, а также наличие у объекта управления готовности и возможности выполнять команды, которые формируют отношения управления.

В рамках организациисубъектом управления, то есть носителем власти, является руководитель, который в силу принятой в организации концепции управления (уровня централизации и децентрализации) может делиться полномочиями и ответственностью с нижестоящими по управленческой иерархии руководителями.

Что же касается СУ, то в качестве объектовуправления могут выступать подразделения организации, специалисты, писаные и неписаные правила функционирования организации, используемые в процессе производства ресурсы и т.д.

В современных условиях более адекватным было бы рассматривать систему управления не только как структуру управления, но учитывать и все возможные ее взаимосвязи, как внешние, так и внутренние, в динамике, что обеспечивает гибкость системы, способность адаптироваться к меняющимся условиям.

Любое предприятие с точки зрения системного подхода представляет собой взаимодействие объекта управления и органа управления, который осуществляет воздействие на объект для достижения их общих целей, рис. 2. Объект управления – это такой результат взаимодействия элементов системы управления, который обеспечивает его эффективное функционирование.

 

 

Рисунок 2 – Система управления

 

Для координации своей деятельности система, т.е. предприятие, использует два инструмента:

организационная структура предприятия - представляет собой иерархически упорядоченную совокупность всех элементов управления (должностей и подразделений), которая отражает административные связи между ними (соподчинение); организационную структуру можно оценить как относительно статическую составляющую системы управления;

бизнес-процессы – совокупность функций, объединенных определенным управляющим воздействием, характеризуемая в течение определенного времени фиксированным направлением связей между функциями, набором признаков, которые обозначают момент ее начала и окончания. Это динамическая характеристика управления предприятием.

Процессы управления отражают взаимодействие подразделений предприятия, строятся на основе организационной структуры и должны быть закреплены в регламентирующих документах.

Между элементами системы существуют связи:

1)прямые – Орган управления Объект управления;

2)обратные – Объект управления Орган управления.

Следует заметить, что со стороны объекта управления существует ряд ограничений, требований, особенностей, которые необходимо учитывать. Например, численность работающих, структура кадров, уровень техники, культура предприятия, система оплаты труда, соблюдение нормы управляемости и т.п.

Так как система является открытой, то помимо внутренних связей существует взаимодействие субъекта и объекта управления с внешней средой (потребители, поставщики, конкуренты, экономическая, политическая ситуация, уровень технологии, трудовые ресурсы, культура и т.д.).

Под внешней средой понимают все условия и факторы, возникающие в окружающей среде, оказывающие или могущие оказать воздействие на ее функционирование и поэтому требующие принятия управленческих решений

Взаимоотношения объекта управления с внешней средой касаются материальной стороны. Взаимоотношения органа управления – информации.

Предприятие не в состоянии управлять изменениями внешней среды и способно лишь приспосабливаться к ее требованиям: современные технологии, передовая техника, прибыльность, конкурентоспособность, обеспеченность ресурсами, в том числе информационными, гибкость и т.д. Поэтому в процессе управления должны учитываться и факторы внешней среды.

Ввиду того, что имеет место двойное воздействие на субъект управления – со стороны внешних и внутренних факторов, система управления предприятия должна быть сформирована в соответствии с их требованиями, что обеспечит ее обоснованность и эффективность.

Таким образом, определение системы управления предприятием как совокупности организационной структуры и процессов дает возможность более эффективной организации управления, адаптации к изменяющимся условиям среды.

Как правило, представление объекта в виде системы всегда связано с некоторыми трудностями из-за наличия множества определений системы и трудностью выбора единого определения, целиком используемого при по­строении реальной системы управления.

В настоящее время можно выделить, по крайней ме­ре, пять типов системных представлений: микроскопи­ческое, функциональное, макроскопическое, иерархиче­ское и процессуальное.

Каждое из указанных представлений системы отра­жает определенную группу ее характеристик.

Микроскопическоепредставление системы основано на понимании ее как множества наблюдаемых и неделимых величин (элементов). В принципе абсолютно неделимых элементов нет, однако в каждом конкретном случае про­ектирования системы элемент принимается неделимым. Структура системы фиксирует расположение выбранных элементов и их связи.

Под функциональнымпредставлением системы пони­мается совокупность действий (функций), которые необ­ходимо выполнять для реализации целей функциониро­вания системы.

Макроскопическоепредставление характеризует систе­му как единое целое, находящееся в «системном окру­жении» (среде). Это означает, что реальная система не может существовать вне системного окружения (среды), а окружающая среда представляет собой ту систему, в рамках которой выбраны интересующие нас объекты. Следовательно, система может быть представлена мно­жеством внешних связей со средой.

Иерархическое представление основано на понятии «подсистема» и рассматривает всю систему как совокуп­ность подсистем, связанных иерархически.

И, наконец, процессуальное представление характери­зует состояние системы во времени.

Изучая систему управления как объект исследова­ния, необходимо выделять требования, предъявляемые к системам управления, по которым можно судить о степени организованности систем. К таким требовани­ям относятся:

• детерминированность элементов системы;

• динамичность системы;

• наличие в системе управляющего параметра;

• наличие в системе контролирующего параметра;

• наличие в системе каналов (по крайней мере, од­ного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования орга­нов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в орга­низации взаимодействия подразделений органов управ­ления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается на других элементах системы. Если в организационной структуре управления. например, есть отдел, действия которого не влияют на Другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и являет­ся лишним в системе управления.

Вторым требованием системы управления является ди­намичность, т.е. способность под воздействием внешних и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

Любые воздействия среды оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В самой системе также могут появиться возмущения, которые стремятся разрушить ее «изнутри». Например, в организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует по разным причинам ряд ответст­венных работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы выше­стоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынуж­ден перестраиваться, приспосабливаться к изменив­шимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения систе­мы в условиях изменения среды в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт появления возмущения; система должна обладать минимально до­пустимой инерционностью, чтобы своевременно прини­мать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует понимать такой ее параметр (элемент), посред­ством которого можно управлять деятельностью всей системы и ее отдельными элементами. Таким парамет­ром (элементом) в социально управляемой системе яв­ляется руководитель подразделения данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подраз­деления, воспринимает управляющие сигналы руково­дства организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходи­мой компетенцией, а условия работы — позволять вы­полнить данное поручение. Следовательно, условие на­личия управляющего параметра можно считать выпол­ненным, если внешнюю информацию воспринимает ру­ководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии ус­ловий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного требования, т.е. наличия уп­равляющего параметра, приводит к принятию субъек­тивных управленческих решений и так называемому во­левому стилю руководства. Это требует четкой организа­ционной структуры и распределения обязанностей меж­ду руководителями подразделений, наличия должност­ных инструкций и прочих документов, регламентирую­щих их деятельность.

Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в ней контролирующего параметра, т.е. такого элемента, кото­рый постоянно контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на лю­бой элемент системы) управляющего воздействия.

Контроль субъекта управления предполагает курирование обработки любого управляющего сигнала, подан­ного на вход данной системы. Функцию контролирую­щего параметра в системе управления, как правило, реа­лизует один из сотрудников аппарата управления. На­пример, подготовку плана важнейших работ курирует главный специалист по экономике. На уровне министер­ства такие функции осуществляют кураторы по опреде­ленным проблемам в управлениях. Любые управленче­ские решения в системе управления должны проходить только через элемент выполняющий функции контро­лирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требо­вание) в системе обеспечивается четкой регламентаци­ей деятельности аппарата управления по приему и пе­редаче информации при подготовке управленческих решений.

Следовательно, система управления как объект ис­следования обладает следующими признаками: состоит из множества (по крайней мере двух) элементов, распо­ложенных иерархически, которые представляют собой субъект и объект управления элементы систем (подсистемы) взаимосвязаны посредством прямых и обратных связей.

Система управления — это единое и неразрывное целое, являющееся целостной системой для нижестоящих иерархических уровней, имеются фиксированные связи системы с внешней средой.