Уровень 2. Защита файлов от случайного изменения

Пометка документа как "окончательный"

Перед тем, как разрешить совместный доступ к электронной копии документа другим пользователям, можно использовать команду Пометить как окончательный, чтобы сделать этот документ доступным только для чтения и защитить его от изменений. Когда документ помечен как окончательный, в нем невозможен ввод, редактирование и оформление данных. Возможно только выделение текста и копирование его в буфер обмена.

Кроме того, свойство документа Состояние принимает значение Окончательный. Команда Пометить как окончательный позволяет сообщить пользователю, что он предоставляет окончательную версию документа для совместного использования. Также это позволяет предотвратить внесение рецензентами или читателями непреднамеренных изменений в документе.

· Нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, а затем в подчиненном меню команду Пометить как окончательный ( рис. 7.95).

Рис. 7.95.Пометка документа как "окончательный"

· Если документ перед этим не было сохранен, выйдет запрос на сохранение ( рис. 7.96). Нажмите кнопку ОК.

Рис. 7.96.Запрос на сохранение документа

· После пометки выйдет информационное окно ( рис. 7.97). Нажмите кнопку ОК. Для того чтобы это больше не появлялось, можно установить соответствующий флажок.

Рис. 7.97.Информация о пометке документа как "окончательный"

Команда Пометить как окончательный не является средством обеспечения безопасности. Любой пользователь, получивший электронную копию документа, помеченного как окончательный, может отредактировать этот документ, сняв с него состояние "Помечен как окончательный".

Для снятия пометки нажмите кнопку Office, выберите команду Подготовить, а затем в подчиненном меню команду Пометить как окончательный ( рис. 7.98).

Рис. 7.98.Снятие пометки документа как "окончательный"

Документы, помеченные как окончательные в Microsoft Word 2007, не будут иметь состояние "только для чтения", если их открыть в более ранних версиях программ Microsoft Word.