ПРИКАЗ- это нормативный документ, издаваемый руководителем организации в целях решения возникающих в процессе деятельности задач.
Приказы бывают: по основной деятельности; по личному составу.
К приказам по основной деятельности относят приказы по организации работ трудового коллектива, финансированию, отчетности, снабжению и другим производственным вопросам.
Приказы по основной деятельности оформляют на общих бланках.
Формуляр приказа имеет следующие реквизиты:
- наименование вида документа (приказ);
- дату, номер, место издания;
- заголовок;
- текст;
- состав удостоверения (подпись, печать);
- отметки о согласовании.
Датой приказа является дата его подписания, подпись ставится на первом экземпляре.
Нумерация приказа ведется подряд с января по декабрь в пределах календарного года (№1, №2 и т.д.).
Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «о чем?», например, «О реорганизации предприятия». Недопустимы заголовки типа «Приказ по фирме» или «Приказ директора».
Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В первой части указываются основания для издания приказа:
- нормативные документы государственных органов;
- решения Совета директоров, общих собраний акционеров;
- производственная необходимость.
В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа (констатирующая часть начинается со слов «В связи...»).
В приказах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит:
- название вида документа;
- автора;
- дату;
- номер;
- заголовок этого документа.
Констатирующая часть может начинаться словами «В соответствии...».
Констатирующая часть опускается, если причина издания приказа не нуждается в разъяснении.
Распорядительная часть приказа излагается в повествовательной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (печатается прописными буквами с новой строки от левого поля, без кавычек). Затем излагается КОМУ, ЧТО СДЕЛАТЬ и ДО КАКОГО ЧИСЛА
Если поручений несколько, то текст делят на пункты, каждое мероприятие оформляется отдельным пунктом. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, которое контролирует выполнение приказа в целом.
В приказе могут перечислятся ранее изданные документы, которые этим приказом отменяются.
В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим законодательным и нормативным актам.
Согласование приказа оформляется в виде виз, которые собирают на первом экземпляре приказа. Поскольку приказ является внутренним документом, визы согласования оформляются в нижней части оборотной стороны последнего листа.
Подписывает приказы руководитель предприятия или его заместитель, имеющий такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания и регистрации, которая производится отдельно от других документов, если не указан другой срок.