ПРОТОКОЛ- документ,в котором фиксируется последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом поставленных вопросов и принятых решений.
Протоколы бывают: полный, краткий и стенографический.
В кратком протоколе указывают только рассмотренные вопросы, принятые решения и фамилии выступавших. По усмотрению председателя особые мнения и важные выступления могут быть изложены полностью.
Полный протокол фиксирует не только обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы, мнения, реплики и замечания.
Стенографический протокол составляется на основе стенографического отчета о заседании и дословно передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения к нему.
Проведению собрания должна предшествовать большая подготовительная работа: составление повестки дня, списка участников, текста докладов, информационных материалов, проекта решения.
К протоколу подшивают представленные материалы: справки, доклады и т.р.
Протокол ведется секретарем собрания, который конспектирует или записывает на диктофон выступления участников собрания.
Решения доводятся до сотрудников в виде копии протокола или выписки постановляющей части, либо в виде других документов, составленных на его основе.
Первая страница протокола оформляется на общем бланке ОРД, последующие страницы печатаются на обычном листе.
В состав реквизитов протокола входят:
- наименование предприятия;
- вид документа (ПРОТОКОЛ);
- дата проведения собрания;
- номер (по порядку с начала года);
- место составления;
- заголовок (название коллегиального органа);
- текст (вводная и основная часть);
- подписи председателя и секретаря.
Вводная часть оформляется в следующем порядке:
| Председатель: | инициалы и фамилия |
| Секретарь: | инициалы и фамилия |
| Присутствовали: | инициалы и фамилии сотрудников предприятия в алфавитном порядке (если в списке более 10 человек, то указывают общее количество присутствующих) |
| Повестка дня: | содержит перечень обсуждаемых вопросов (каждый пункт нумеруется), оформляется с красной строки и отвечает на вопрос «о чем?» |
Протоколы бывают полные, краткие и стенографические. Основная часть текста полного протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого пункта строится по схеме:
| 1. СЛУШАЛИ: Фамилии и инициалы выступившего - краткое изложение выступления. ВЫСТУПИЛИ: Фамилии и инициалы выступивших - краткое изложение выступления. ПОСТАНОВИЛИ: Пункты постановления по форме «Кому, что и до какого числа сделать». |
Заданные в ходе обсуждения вопросы фиксируются в сжатом изложении вместе с ответами. Текст постановляющей части указывается полностью, так как это наиболее важная часть протокола.