Документирование– часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями.
Документ– информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.
Юридическая сила документа обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления.
Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется Системой документации.
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации(УСД).
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:
- создание организации, предприятия;
- реорганизация организации, предприятия;
- ликвидация организации, предприятия;
- приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;
- распорядительная деятельность организации, предприятия;
- организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;
- оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.
Исходя из перечисленных функций организационно-распорядительную документацию (ОРД) классифицируют на следующие группы:
- организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатное расписание);
- распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
- информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.);
- по личному составу (заявления, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу.