ПИСЬМО - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.
Служебные письма - это, как правило, письма несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.
Письма оформляют на специально предназначенном для этого вида документа внешнем бланке (предпочтительнее с угловым расположением реквизитов) формата А4.
Если текст письма не превышает 7 строк, то используют бланк формата А5.
Для надлежащего оформления письма используются следующие реквизиты:
01 (02, 03), 04, 05, 06, 08, 09, 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23,24, 25, 27, 28,29, 30.
Текст письма строят по следующей схеме:
- Введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факты, послужившие основанием для составления письма).
- Доказательства (обоснование вопроса изложенного в письме).
- Заключение (излагаются выводы, предлагаются решения, формулируется ожидаемый результат).
В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснения.
Основными чертами официально-делового стиля считаются:
- нейтральный тон изложения;
- лаконичность и краткость текста;
- точность, ясность выражения мысли.
Часто в деловых письмах используют типовые фразы (см. табл. 1).
Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер фирмы. Гарантийные письма, имеющие финансовые и юридические последствия, заверяются печатью.
Большая часть коммерческой переписки хранится 3 года и передаче в архив не подлежит. Важная переписка с инофирмами, касающаяся экспорта, импорта, гарантий, хранится 10 лет.
Если письмо отправляется нескольким адресатам, то сначала указывают адрес основного получателя, а затем адреса других. Если количество адресатов более четырех, та составляют список рассыпки и на каждом экземпляре указывают только один адрес.
Если письмо отправляют в дополнение к ранее посланному, то в нем указывают номер и дату ранее посланного письма.
Таблица 1
Типовые фразы
| Тема | Типовые фразы |
| Обращение | - Уважаемый - Господин Фамилия - Уважаемый г-н Фамилия - Уважаемые господа! |
| Благодарности | - Мы рады были получить Ваше письмо... - Большое спасибо за факс от Дата - Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма... |
| Начало вводной части | - В связи с ... - Согласно контракту от ... № ... - В соответствии с ... - В порядке обмена... |
| Отправка груза, документа | - Отправляем Вам … - Направляем Вам на рассмотрение ... - Высылаем вам … |
| Подтверждение | - Подтверждаем, что... - Фирма... подтверждает получение... |
| Напоминание | - Напоминаем Вам, что ... - Считаем необходимым обратить Ваше внимание ... - Напоминаем о сроках … |
| Извещение | - Сообщаем Вам, что ... - Ставим вас в известность ... - Извещаем Вас, что ... - Сообщаем о ... |
| Просьба | - Пожалуйста, сообщите ... - Просим оплатить в течение... банковских дней - Мы будем благодарны, если вы ... |
| Гарантия | - Оплату гарантируем ... - Качество ... наша фирма гарантирует ... |
| Предложение | - Мы рады предложить Вам ... - Предлагаем Вам ... - Мы можем рекомендовать ... |
| Отказ | - К, сожалению ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам ... - К, сожалению, мы не можем ... - Фирма не предполагает ... - Предприятие не может обеспечить ... - Организации не требуется ... |
| Согласие | - АО не возражает ... - Предприятие считает возможным ... |
| Предупреждение | - Фирма оставляет за собой право обратиться ..., если Вы ... не может привести к …, поэтому мы вынуждены .... - В случае Вашего отказа ... |
| Приглашение | - Просим принять участие ... - Приглашаем Вас ... - Мы рады пригласить Вас ... |
| Окончание письма | - Надеемся, что наша просьба не будет для вас затруднительной ... - Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества - Мы надеемся на Вашу заинтересованность ... - С уважением ... |