ТЕМА. ПОЛОЖЕННЯ. ПРАВИЛА СКЛАДАННЯ, РЕКВІЗИТИ
Теоретичні відомості
Положення – це правовий акт, що визначає порядок утворення, права, обов’язки й організацію роботи підприємств, організацій, установ, фірм, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих їм організацій, підприємств, установ, фірм.
За змістом розрізняють такі положення:
- про підприємства, організації, установи, фірми, заклади й т. д., їх структурні підрозділи - комісії, бюро, групи тощо з регламентацією порядку їх утворення, структури, функцій, компетенції, обов’язків та організації роботи;
- що регулюють сукупність організаційних, трудових та інших відносин із конкретного питання;
- про організацію і проведення різних заходів – культурно- й спортивномасових, конкурсів, оглядів тощо;
Структуру й зміст таких положень визначають установи, які є організаторами заходів. За виготовленням положення бувають типові й індивідуальні.
Типові розробляють вищі органи для системи підприємств, організацій, установ, фірм. Індивідуальні – створюються за вказівкою керівництва на підставі типових положень безпосередньо на на підприємствах, в установах, організаціях фірмах.
Типові положення затверджуються вищим органом управління. Індивідуальне положення затверджується керівником установи, підприємства. Проект положення підписує керівник структурного підрозділу, а затверджує керівник вищого рангу, якому безпосередньо підпорядковується даний підрозділ. На другому примірнику в разі потреби оформляють реквізити погодження й позначку про виконавця. Положення про підприємство затверджується розпорядчим документом вищого органу. Положення набуває чинності з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким затверджено положення).
Положення оформляють на загальних, спеціальних бланках формату А4. Якщо положення не виходить за межі підприємства, то його можна оформляти на чистих аркушах паперу.
Заголовок до тексту можна поєднувати з назвою виду документа, наприклад: „Положення про психологічну службу системи освіти України”, „Положення про Міністерство фінансів України”.
Текст положення, як правило, поділяють на розділи, кожен з яких може мати підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Іноді в тексті зазначають лише пункти.
РЕКВІЗИТИ ПОЛОЖЕННЯ:
- герб;
- назва відомства, організації, структурного підрозділу;
- гриф затвердження;
- назва виду документа;
- місце видання;
- дата;
- індекс;
- заголовок до тексту;
- текст;
- підпис;
- відмітка про погодження.
Зразок.
НАЦІОНАЛЬНЕ КОСМІЧНЕ ЗАТВЕРДЖЕНО
АГЕНТСТВО УКРАЇНИ
УКРАЇНСЬКИЙ Наказ директора
ІНСТИТУТ КОСМІЧНИХ інституту
ДОСЛІДЖЕНЬ 11 травня 2010 р. №74
ПОЛОЖЕННЯ
«10_» травня 2010 p. № 04 м. Дніпропетровськ
Про секретний архівний відділ
1 Секретний архівний відділ створено відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи» з метою тимчасового зберігання документів особливої важливості, таємних і цілком таємних (далі - «секретні документи») та документів довгострокового (10 і більше років) практичного значення, для їх обліку, використання в службових, виробничих, наукових та інших цілях, а також для захисту законних прав та інтересів громадян.
2 У своїй роботі секретний архівний відділ взаємодіє з режимно-секретним відділом інституту (далі — «РСВ»).
3 У своїй діяльності секретний архівний відділ керується Конституцією України, законами України, актами Президента України й Кабінету Міністрів України, цим Положенням та іншими нормативними актами й рекомендаціями Національного космічного агентства України, Державного комітету архівів України (Держкомархівів) і Державного комітету України з питань державних секретів та технічного захисту інформації (Держкомсекретів).
4 Роботу секретного архівного відділу контролює директор інституту та РСВ. Контролю з боку РСВ підлягають:
умови зберігання документів, у тому числі під час їх вимушеної евакуації;
додержання секретним архівним відділом установленого чинним законодавством порядку доступу до документів усіх ступенів секретності;
умови роботи виконавців із секретними документами ;
порядок виготовлення копій та витягів із
секретних документів;
забезпечення персональної відповідальності працівників секретного архівного відділу за документи, які за ними числяться;
організація та проведення робіт, пов'язаних із перевіркою наявності документів, їх мікрофільмуванням, розмноженням і знищенням.
5 Науково-методичне керівництво роботою секретного архівного відділу інституту здійснюють
відповідні державні архівні установи — Державний комітет архівів України, Дніпропетровський обласний державний архів.
6 Секретний архівний відділ працює за річним планом, що затверджується директором інституту, й звітує перед ним про виконану роботу.
7 Коло обов'язків працівників секретного архівного відділу визначається їхніми посадовими інструкціями.
8 До основних завдань секретного архівного відділу належать:
прийняття від РСВ інституту та зберігання секретних документів на носіях інформації різних видів;
здійснення контролю за станом зберігання й правильністю оформлення в РСВ секретних документів, які підлягають архівному зберіганню;
участь у складанні номенклатури секретних справ інституту;
перевірка відповідності формування секретних документів у справи затвердженій номенклатурі секретних справ;
проведення разом з експертною комісією (ЕК) , РСВ та іншими спеціалістами інституту експертизи цінності секретних документів, що зберігаються в РСВ;
складання й подання на розгляд ЕК інституту описів секретних документів Національного архівного фонду та актів про відбір для знищення
секретних документів, не віднесених до Національного архівного фонду;
створення та вдосконалення обліково-довідкового апарату до секретних архівних документів;
організація використання секретних документів , видавання з додержанням вимог Закону України «Про державну таємницю» архівних довідок, копій, витягів юридичним особам і громадянам;
підготування й передавання секретних документів до відповідної державної архівної установи ;
участь у заходах із підвищення фахової кваліфікації працівників інституту, які відповідають за роботу із секретними документами;
організація роботи з перегляду грифів секретності на секретних документах, що зберігаються.
9 Для виконання покладених на секретний архівний відділ завдань йому надаються такі права:
вимагати /від РСВ інституту передавання на зберігання секретних документів, оформлених згідно з чинними державними стандартами та інструкціями ;
повертати РСВ інституту на доопрацювання секретні документи, оформлені з порушенням установлених вимог;
давати РСВ, структурним підрозділам інституту рекомендації з питань, що входять у компетенцію секретного архівного відділу;
одержувати від РСВ, структурних підрозділів інституту відомості, необхідні для роботи;
інформувати керівництво інституту про стан роботи із секретними документами та подавати пропозиції щодо її поліпшення;
брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, які проводяться в інституті, в разі розгляду на них питань про роботу із секретними документами.
10 Секретний архівний відділ комплектується спеціалістами, яким надано допуск до державної таємниці зі ступенем секретності «цілком таємно», «таємно», якщо за характером виконуваних робіт не вимагається допуску до державної таємниці зі ступенем секретності «особлива важливість», і які мають відповідні ділові якості, необхідні знання й досвід і здатні виконувати обов'язки, покладені на них згідно з цим Положенням .
Начальника секретного архівного відділу призначає на посаду й звільняє з посади директор інституту.
11 Працівник секретного архівного відділу, котрий не вжив передбачених чинним законодавством заходів з дотримання правил роботи із секретними документами, що призвело до розголошення державної таємниці, порушень режиму секретності, псування, знищення документів архівного фонду або документів, які підлягають внесенню до
нього, а також до економічних збитків, зачіпання прав і законних інтересів працівників інституту, несе відповідальність у встановленому чинним законодавством порядку.
12 До документів секретного архівного відділу належать:
відпрацьовані в поточному діловодстві секретні документи на паперовій основі постійного та довгострокового (10 і більше років) зберігання, створені в структурних підрозділах інституту;
секретні науково-технічні, кіно-, фото-, фоно-, відео- й машиноорієнтовані документи, створені в інституті або одержані ним на законних підставах;
секретні особові документи працівників інституту ;
секретні документи на різних носіях інформації підприємств, установ, організацій, які ліквідовано;
друковані видання, що доповнюють архівні документи й необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи секретного архівного відділу;
довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
13 Секретні документи на кожному з видів носіїв інформації мають зберігатися в секретному архівному відділі окремо.
14 Секретні документи на паперовій основі передаються з РСВ інституту до секретного архівного відділу через два роки після завершення роботи з ними в упорядкованому стані за формами описів справ, установленими Держкомсекретів і
Держкомархівів України.
Секретні науково-технічні, кіно-, фото-, фо-но-, відео- й машиноорієнтовані документи передаються до секретного архівного відділу в порядку, встановленому чинними державними стандартами України, інструкціями Держкомсекретів і Держкомархівів України.
15 Граничні терміни тимчасового зберігання секретних документів різних видів у секретному архівному підрозділі інституту визначено Типовим положенням про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного
підприємства, установи, організації, затвердженим наказом Головархівів України.
Начальник секретного
архівного відділу (підпис) В.К. Писаний