Працювати з державними актами, які знаходяться у виключеннях має змогу лише старший оператор верифікації. До виключень потрапляють державні акти, поля в яких по певній причині не можуть бути опрацьовані оператором верифікації. Основні причини відправки є:
- виправлення, що містить державний акт, які не підтвердженні підписом та печаттю (мал.8.2);
- незрозумілі символи в кадастровому номері земельної ділянки, серії та номері державного акта, в даті та номері реєстрації державного акта, в ПІБ та адресі власника (користувача);
- не повна інформація у даті реєстрації державного акта або відсутністю номера реєстрації державного акта.
Цей перелік не є остаточним. Можуть виникати нові випадки, у зв’язку з якими, акти потрапляють до виключень.
Для того щоб відправити державний акт до виключень потрібно натиснути правою кнопкою миші на державний акт та в діалогову вікні обрати «Пометитьдля отправки в Исключения». Автоматично з’являється наступне діалогове вікно (мал.. 5.1), в якому обов’язково прописується текст, що пояснює причину відправки державного акта до виключень (див. таблицю).
Перелік основних виключень
| Причини відправки державних актів до виключень | Текст, що прописується у полі «Коментар» |
| Відсутній номер реєстрації державного акту | Відсутній номер реєстрації |
| Відсутнє число (місяць, рік) в даті реєстрації державного акта | Відсутнє число (місяць або рік) в даті реєстрації державного акта |
| Державний акт містить відмітку про ануляцію | Анульований державний акт |
| Державний акт містить виправлення у полі_____________________ | Виправлення у полі _______________ |
Мал. 5.1 Коментар до анульованого державного акта
Коментар містить короткий опис причини відправки державного акту до виключень, що дасть змогу старшому верифікатору прискорити опрацювання окремих державних актів. Кожен державний акт, що знаходяться у виключеннях повинен містити коментар.
Порядок дій для старшого оператора при роботі з державним актом у виключеннях, наприклад, якщо проблема полягає у незрозумілому символі:
1. відкрити проблемний державний акт;
2. перейти до поля, яке оператор верифікації не зміг опрацювати;
3. знайти та відкрити кольорове зображення державного акта;
4. внести корективи у проблемне поле;
5. перевірити інші поля та при необхідності проверифікувати;
6. зберегти внесені зміни;
7. відправити державний акт на 5 стадію верифікації;
8. відкрити даний акт на 5 стадії верифікації та натиснути «Закрытьзадание».
Якщо причину знаходження державного акта у виключеннях старший верифікатор усунути не в змозі, наприклад, відсутній номер реєстрації державного акта, тоді наступний порядок дій:
1. відкрити державний акт;
2. перейти до поля «кадастровий номер земельної ділянки»;
3. перевірити достовірність проблеми;
4. у полі «Примітки» написати наступний текст: «Відсутній номер реєстрації»;
5. зберегти внесені зміни.
Державні акти, які старший верифікатор не може опрацювати, залишаються у виключеннях, але з прописаним текстом в полі «Примітки». З метою уніфікації текст, що прописується у полі «Примітки» та в коментарі при відправці державного акта до виключень повинен бути ідентичний. Тому старшому оператору рекомендується довести до відома операторів перелік основних причин відправки державних актів до виключень та коментарів до них.
Якщо державний акт має декілька причин знаходження у виключеннях, то їх потрібно прописувати через «;».