Формуляр перетворення даних в електронний вигляд

З метою забезпечення процесу поточного контролю перетворення матеріалів в електронний вигляд ведуться формуляри.

Формуляр – це документ, який описує вхідні (паперові) і результуючі (електронні) матеріали, методи перетворення матеріалів та даних у електронний вигляд і вказує на осіб, що виконували роботи по перетворенню.

У формулярі описуються процеси, що виконуються по перетворенню Матеріалів та даних у електронний вигляд.

Після внесення до формуляру інформації про виконання певного процесу ставиться підпис, зазначаються посада та прізвище, ім'я, по-батькові виконавця робіт і особи, яка перевірила правильність виконання описаних у формулярі процесів.

Шаблони та приклад заповнених формулярів перетворення в електронний вигляд додаються (Додаток 1-15).

 

10. Контроль якості даних

В процесі перетворення даних в електронний вигляд необхідно здійснювати контроль щодо наявності помилок.

Контроль якості даних повинен здійснюватись шляхом перевірки:

- структури збереження файлів відповідно до схем, наведених в пункті 8 Методичних рекомендацій;

- повноти та відповідності перетворених даних вихідному матеріалу;

- відповідності технічним характеристикам до сканування, що наведені в пункті 4 Методичних рекомендацій;

- точності виконаної трансформації та прив’язки відповідно до пункту 5 Методичних рекомендацій

- повноти заповнення формулярів та їх відповідності вимогам пункту 9 Методичних рекомендацій ;

- відповідності назв полів атрибутивних таблиць та повноти їх заповнення вимогам пункту 7 Методичних рекомендацій;

- геометричного типу кожного інформаційного шару на відповідність вимогам пункту 6 Методичних рекомендацій;

- топологічної цілісності векторних об’єктів.

При формуванні топологічно коректних просторових об’єктів потрібно дотримуватись відповідних правил топології: не повинно бути розривів між просторовими об’єктами, просторові об’єкти не повинні накладатись між собою, просторові об’єкти повинні суміщатись між собою по спільній межі.

 

V. Перетворення в електронний вигляд державних актів

1. Типи державних актів, що підлягають перетворенню в електронний вигляд

Під час перетворення державних актів в електронний вигляд, скануванню та верифікації підлягають примірники державних актів та додатки до них, що зберігаються в територіальних органах земельних ресурсів (далі – Відділ земельних ресурсів).

Державні акти розрізняють за типами, які визначаються кольором державних актів.

Типи та зображення державних актів наведено нижче.

1. Державний акт на право приватної власності на землю формату А4 (червоний тип):

 

 

2. Державний акт на право власності на землю формату А3 (рожевий тип):

 

 

3. Державний акт на право власності на земельну ділянку формату А4 (зелений тип):

 

 

 

4. Державний акт на право власності на земельну ділянку формату А4 (синій тип):

 

 

5. Державний акт на право постійного користування землею формату А4 (фіолетовий тип):

 

 

 

6. Державний акт на право постійного користування землею формат А3 (синій тип):

 

 

7.
Державний акт на право постійного користування земельною ділянкою формат А4(зелений тип):

8. Державний акт на право приватної власності земельною ділянкою формат А4 (біло-блакитний тип):

9. Додаток до державного акта:

2. Програмно-технічне забезпечення необхідне для перетворення державних актів в електронний вигляд шляхом сканування

Для сканування державних актів формату А4 рекомендується використовувати сканер Kodak i2600.

 

Мал. 2.1 Сканер Kodak i2600

 

Для сканування державних актів формату А3 рекомендується використовувати сканер XeroxDocuMate 4730.

 

Мал. 2.2 Сканер XeroxDocuMate 4730

 

Сканування бажано проводити на робочих станціях з наступними рекомендованими характеристиками:

Монітор:

- роздільна здатність – не менше 1280x960;

- діагональ – не менше 19”.

Системний блок

- Процесор – не менше двоядерного 3.0 Ghz;

- Оперативна пам'ять – не менше DDRIII 4Gb;

- Наявність дискретної відео карти.

При скануванні державних актів використовується наступне програмне забезпечення:

– Для сканера Kodak i2600 – ScanValidationTool (SVT). Інтерфейс програми дозволяє користувачу SVT отримати доступ до наступних функцій сканера.

«Налаштування» – надає можливість вибору профілю;

«Місце призначення» – дозволяє обрати каталог для збереження файлів;

«Запуск сканування» – запускає потокове сканування документів з лотка послідовної подачі;

«Сканування одного аркушу» – запускає сканування тільки одного аркушу;

«Зупинка сканування» – завершує сеанс сканування.

 

 

 

Мал. 2.3 Діалогове вікно програми сканування

ScanValidationTool (Kodak)

 

– Для сканера XeroxDocumate 4730 – АbbyyScanStation. Інтерфейс програми дозволяє користувачу отримати доступ до наступних функцій сканера:

– запускає сканування документів з лотка послідовної подачі або планшету;

– завершає сеанс сканування;

– експортує відскановані зображення до одного із обраних форматів (TIFF, BMP, JPEG, PDF та ін.) для подальшого збереження.

 

 

 

Мал. 2.4 Діалогове вікно програми сканування

АbbyyScanStation (XeroxDocumate 4730)

 

3. Процес перетворення державних актів в електронний вигляд шляхом сканування

Перетворення державних актів в електронний вигляд шляхом сканування здійснюється в декілька етапів, а саме:

– сортування державних актів;

– підготовка програмно-технічного забезпечення;

– сканування державних актів;

– контроль якості сканованих зображень державних актів;

– збереження сканованих зображень державних актів.

 

3.1. Сортування державних актів

З метою забезпечення проведення сканування в стислий термін та зменшення витрат часу на сканування, територіальні органи земельних ресурсів проводять сортування державних актів по кольорах в межах рад. При сортуванні державних актів вилучаються всі сторонні предмети (скріпки, скоби, вкладиші тощо).

Сортування державних актів необхідно проводити в термін, який дозволить привести державні акти у відповідність до вище зазначених вимог, до початку їх сканування.

 

3.2. Підготовка програмно-технічного забезпечення до сканування

Підготовка програмно-технічного забезпечення до сканування включає в себе:

– підготовку робочого місця;

– технічне обслуговування сканеру;

– налаштування програмного забезпечення;

– підготовку аркушів державних актів.

 

3.2.1. Підготовка робочого місця

Для запобігання затримок та для забезпечення зручності при виконанні сканування рекомендується забезпечити достатню кількість робочого простору для розміщення робочої станції та сканера на робочому місці. Рекомендовані розміри робочого місця близько 1,5м х1м. Робоче місце для проведення робіт з перетворення державних актів в електронний вигляд шляхом сканування рекомендується організувати наступним чином:

Мал. 3.1 Робоче місце для сканування державних актів

 

де:

1 – монітор;

2 – клавіатура;

3 – маніпулятор-миша;

4 – сканер.

 

Підготовка робочого місця включає в себе:

– розпаковку робочої станції та сканеру;

– розміщення робочої станції на робочому столі (мал.3.1);

– підключення пристроїв та сканера до мережі електропостачання (мал.3.2);

 

 

Мал. 3.2 Підключення робочої станції до мережі електропостачання

 

 

– встановлення сканера у робоче положення (мал.3.3);

 

Мал. 3.3 Встановлення сканеру у робоче положення

 

– ввімкнення сканеру та тестовий прогін.

 

3.2.2. Технічне обслуговування сканера

Перед початком робочого дня рекомендується проводити очистку податочних, підтримуючих роликів та скануючої поверхні сканера (мал. 3.4, мал. 3.5, мал. 3.6). Очистка роликів повинна здійснюватись вологою серветкою на основі спеціальної очисної суміші. Очистка скануючої поверхні повинна здійснюватись антистатичною серветкою.

 

 

 

 

Мал.3.4 Очищення скануючої поверхні

 

Мал.3.5 Очищення податочних роликів

 

 

 

Мал.3.6 Очищення підтримуючих роликів

 

У разі технічної несправності сканера, заміна комплектуючих виконується відповідно до інструкції, що присутня на диску з програмним забезпеченням. Файл з інструкцією находиться за шляхом Х:/i2000Scanners/userguide/usersguiderus.pdf., де Х – оптичний привід комп’ютера.

Також інструкцію можна знайти за електронною адресою:

сканер Kodak (Додаток 20) – www.support.ru.kodak.ua

сканер Xerox – www.support.xerox.ua