Таблиця 3.1. Професійні назви робіт для застосування у штатних розписах відповідно до Класифікатору професій ДК 003:2005 - раздел Философия, ОПОРНИЙ КОНСПЕКТ ЛЕКЦІЙ З дисципліни Офісний менеджмент ...
Умовно офісний персонал можна поділити на три групи:
• інженерно-технічний персонал до складу якого входять інженери і техніки з експлуатації відповідних видів обладнання. Їх діяльність спрямована на забезпечення ефективного функціонування технічних засобів офісних технологій;
• персонал діловодної служби, який займається реалізацією функцій інформаційного та документаційного забезпечення управлінської діяльності. До їх складу входять організатори діловодства, фахівці копіювально-множильного бюро, спеціалізованих (в т. ч. архівних) підрозділів, а також працівники, що забезпечують функціонування автоматизованих інформаційних систем (адміністратор баз даних та систем, програміст, оператори ЕОМ).
• офісний організаційний персонал забезпечує спільну діяльність всіх складових офісної діяльності та її координацію щодо забезпечення управлінських функцій. Як правило, це керівники структурних підрозділів офісу, в яких організована робота інженерно-технічного персоналу, діловоди, завідувач канцелярії (управління справами), секретарі, референти, помічники керівників структурних підрозділів.
Для установ, організацій відповідальним структурним підрозділом за організацію діловодства, матеріально-технічне забезпечення процесів документообігу як правило покладається на керівника діловодної служби відповідно до Інструкції, а саме завідувача канцелярією, начальника управління справами (бюро) тощо. Практичні дослідження свідчать, що для суб’єктів господарювання, особливо середніх та великих компаній такої жорсткої прив’язки до назви структурного підрозділу немає. Загалом у термінології бізнес діяльності використовується офіс менеджер, помічник керівника офісу, менеджер-секретар.
Сучасний офіс-менеджер - справжній господар офісу. У його веденні всі процеси, пов'язані з функціонуванням організації. Залежно від величини компанії і прийнятих там моделей управління і діловодства, обов'язки офіс-менеджера можуть бути різними. В більшості випадків саме офіс-менеджер реєструє кореспонденцію, розподіляє документацію по відділах, веде облік дзвінків і звернень, стежить за постачанням працівників офісу всім необхідним, зустрічає відвідувачів, організовує наради і брифінги.
Cпецифіка роботи офіс-менеджером:
Плюси професії:
· Високий попит на ринку праці,
· Навички адміністративно-господарської діяльності,
· Досвід роботи з документами,
· Можливість покращити комунікативні навички.
Мінуси професії:
· важка робота в плані великої кількості організаційних питань, що вимагають миттєвого рішення,
· Відсутність чітко описаних посадових обов'язків, що призводить до поєднання декількох посад,
· Деякі співробітники сприймають офіс-менеджера як свого особистого секретаря, інші недооцінюють важливість виконуваної ним роботи.
Робота для офіс-менеджера:
Комерційні і державні організації всіх типів.
Особисті якості:
· організованість
· відповідальність
· комунікабельність
· стресостійкість
· презентабельний вигляд
Зарплата і перспективи професії офіс-менеджера:Діапазон окладів великий і залежить від розмірів компанії і посадових обов'язків офіс-менеджера: від $400 (працівник невеликої компанії, що починає) до $2000 (керівник організаційного відділу крупної фірми).
Профільна освіта:Ця професія не вимагає спеціальних знань. Проте багато працедавців хочуть бачити на цій посаді дівчину з вищою гуманітарною освітою. Офіс-менеджеру треба уміти поводитися з офісною технікою телефоном, факсом, ксероксом, знати основи діловодства, комп'ютер на рівні користувача, володіти відчуттям такту.
Все темы данного раздела:
Сутність та види офісів
Для того, щоб керувати певним об’єктом необхідно добре знати цей об’єкт, його природу, структуру, особливості функціонування. Оскільки у даному разі об’єктом управління є офіс, то, перш за все, слі
Стильові концепції інтер’єру сучасного офісу
Офіси також розрізняються за стилями планування й оформлення інтер’єру. Спеціалісти розрізняють принаймні три чинника, що впливають на стиль офісу:
· смак і можливості підпри
Офісний Фен-шуй
Термін «фен-шуй» перекладається як наука про енергію вітру і води, і, відповідно до неї, століттями створювався стародавній китайський спосіб життя в гармонії з енергіями живої землі. Це своєрідне
Розвиток апаратних засобів
Впровадження інформаційних технологій зробило колосальний вплив на організацію бізнесу відіграло вирішальну роль в забезпеченні управління всіма підрозділами підприємства.
У міру розвитку
Розвиток програмних засобів
Сучасний офіс також важко уявити без програмного забезпечення колективного користування. У цьому разі створюються умови, які забезпечують можливість обміну інформацією співробітників без часових аб
Microsoft Word 2010
Новіші версії офісних програм, такі як «Word 2010», характеризуються новітніми параметрами і фу
Альтернативні офісні пакети
Оскільки за кількістю споживачів ринок офісних пакетів є одним з наймасовіших, очевидно, що у Microsoft були і залишаються конкуренти – компанії, що пропонують альтернативні офісні продукти.
Віртуальній офіс
Нові форми обміну інформацією зумовили виникнення нових форм організації бізнесу з використанням сучасних засобів передачі даних.
Віртуальний офіс: група людей, що працюют
Тема 3.
Лекція 3, 4. УПРАВЛІННЯ СУЧАСНИМ ОФІСОМ (ОФІС-МЕНЕДЖМЕНТ)
3.1. Вимоги до менеджера в забезпеченні ефективної роботи офісу
3.2. Організація роботи приймальної (кан
Вимоги до менеджера в забезпеченні ефективної роботи офісу
Термін офіс-менеджер в Україні починає застосовуватись з кінця 90 років у крупних компаніях холдингах з іноземними інвестиціями. Коло функцій офіс-менеджера достатньо широке: документаційне забезпе
Організація роботи приймальної офісу
Організація роботи приймальної залежить від організаційної структури підприємства, територіального розміщення його головного офісу, специфіки бізнесу, документопотоку тощо. Переважна частина викону
Таблиця 3.2. Типові функції менеджера офісу
Узагальнений графік роботи
Характеристака типових завдань менеджера
(адміністратора) офісу
9.00 – 9.30
Розстановка пріо
Загальні положення роботи з документами
Від правильної організації діловодства, рівня механізації і автоматизації залежить ефективність управління в цілому.. Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надій
Види бланків документів
Діловий документ має юридичну силу, коли його правова функція доповнюється відповідним складом і розташуванням реквізитів, відповідними зовнішніми ознаками, тимчасовими і територіальними межами й о
Основні вимоги до складання та оформлення документів
У діловодстві існують єдині вимоги і правила оформлення документів управління, що визначені відповідними нормативними актами.
Виконання правил оформлення документів забезпечує:
•
Реквізит «Текст ділового документа».
Текст — розкриває основний зміст документа і складається з логічно побудованих частин: вступу, доказу, висновку.
У вступі адресатом вказується мотив, що приз
Порядок отримання, розгляду та передачі вхідної кореспонденції
Існує чітка система здійснення всіх послідовних операцій з документами: приймання і реєстрація, розгляд керівником, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль викон
Порядок оброблення та надсилання вихідних документів
Документи, що відправляються з установи (підприємства), називають вихідними, їх обробка складається з таких операцій:
• складання проекту документа;
• погодження проекту документа
Організація контролю за виконанням документів
Організація контролю за своєчасним виконанням документів покладається на управління справами, канцелярії, спеціально уповноважених працівників. Відповідальність за стан виконавської дисципліни несу
Складання номенклатури справ
Номенклатура справ– це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
Формування справ
Формування справ– це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
Під час формування справ слід дотримуватись таких правил:
• групув
Оперативне зберігання документів
Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ установи зберігаються за місцем їх формування у справах (у невеликих установах доцільно зберігати справи централізован
Експертиза цінності документів
Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися до архівного підрозділу установи для наступного зберігання та використання. Справи тимчасо
Описи документів постійного і тимчасового зберігання
За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу. Складання описів справ постійного і тривалого строків зберіганн
Передача справ до архівного підрозділу
Архів –це архівний підрозділ чи організація, що здійснює прийом зберігання документів з метою використання ретроспективної документальної інформації.
Передача справ в архі
Природа і бар’єри комунікаційного процесу
Одним з найдавніших джерел, в якому висвітлено роль спілкування в процесі спільної діяльності людей є Біблія. У біблейській легенді про Вавилонське Стовпотворіння розповідається про те, як люди вир
Особисті та психологічні якості гарного комунікатора
Сприйняття та розуміння один одного відбувається на основі таких психологічних механізмів, як ідентифікація, емпатія та рефлексія.
Якщо у звичайному спілкуванні ці механізми діють спонтанн
Поєднання вербальних і невербальних засобів спілкування
Поряд з перцептивною складовою спілкування невід’ємною частиною спілкування є комунікація (від лат. communico – роблю спільним, зв»язую, спілкуюсь), тобто обмін інформацією між учасниками спілкуван
Мистецтво ставити запитання
В комунікативній практиці розрізняються декілька різновидів запитань. По-перше, існують так звані закриті і відкриті запитання.
Закриті питання – це такі, що передбача
Ділові розмови по телефону
Використання телефону має багато переваг. Головна з них, – це швидкість передачі інформації, в результаті чого можна одержати необхідні дані не відкладаючи яку-небудь іншу справу і тим самим отрима
Етика ділових взаємин у трудовому колективі
Виконання професійних обов’язків у будь-якій сфері діяльності вимагає від людини високих моральних якостей. Ці вимоги значно підсилюються, коли йдеться про професії, пов’язані з організацією колект
Стратегії (стилі) поведінки в конфліктних ситуаціях
Конфліктом називається зіткнення думок, поглядів, позицій, учинків і стосунків, що виникають між окремими людьми або групами при вирішенні різних питань, що стосуються виробничого,
Роль сучасного етикету в професійній діяльності
Успішність сучасної ділової людини будь-якої професії, реалізація її творчого потенціалу значною мірою залежить від того, наскільки вона володіє методами й прийомами сучасного етикету. На жаль, на
Вітання
Першим вітається чоловік з жінкою, більш молодий – зі старшим, минаючий – з тим, хто стоїть на місці. Першою вітає жінка, що йде разом з чоловіком, жінку, що йде на самоті або з іншою жінкою.
Етикет проведення офіційних прийомів
Діяльність сучасних організацій характеризується все більшим розширенням контактів, у тому числі й із закордонними партнерами. Міжнародною практикою ділового етикету в таких випадках передбачене пр
Додаток 1
Кваліфікаційна характеристика менеджера офісу (секретаря)*
Завдання та обов’язки.Виконує функції, що включають організаційно-технічне забе
Додаток 2
Кваліфікаційна характеристика завідувача канцелярії*
Завдання та обов’язки.Організовує роботу канцелярії. Забезпечує своєчасне оброблення кореспонденції,
Класифікація документів
№ поряд.
Ознаки класифікації
Характеристика
За назвою виду документа
Заява, лист, ста
Примірний перелік документів, що підлягають
затвердженню*
Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об’єктів, списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ).
Завдання (на проекту
Додаток 7
Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка*
Акти (прийому закінчених будівництвом об’єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо).
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
на ____________ рік_________________ № _________(місце складання)
______________________________________________________________
Додаток 10
Кваліфікаційна характеристика завідувача архіву*
Завдання та обов’язки.Очолює роботу з організації та ведення архівної справи на підприємстві, в установі,
Форма замовлення на видавання справ
(формат А5, 148 х 210мм)
(НАЗВА ПІДПРИЄМСТВА)
ЗАМОВЛЕННЯ
на видавання справ до читального залу
ДОЗВОЛЯЮ
видавання справ
Kepiвник ус
КНИГА ВИДАВАННЯ СПРАВ
у робочі приміщення підприємства
Почата____________________________
Закінчена__________________________
————————————————————————————————
————————————————————————
Новости и инфо для студентов