Віртуальній офіс

Нові форми обміну інформацією зумовили виникнення нових форм організації бізнесу з використанням сучасних засобів передачі даних.

Віртуальний офіс: група людей, що працюють разом для досягнення загальної мети при цьому не зустрічаючись один з одним щодня. У це визначення не включені деякі речі. По-перше, не згадані технології, оскільки вони практично ніяк не пов’язані з управлінням офісом. По-друге, не сказано нічого про географічне положення. Управління віртуальним офісом не пов’язане з простором. Воно визначається виключно довірою працівникам у тому, що вони виконують обов’язки без безпосереднього спостереження. Навіть в простому офісі, як часто ви зустрічаєтеся з рядовими співробітниками? Якщо ви з ними все одно не бачитеся, чи має значення, де вони працюють, в сусідній кімнаті або на місяці? Якщо робота виконується, де – в офісі, удома або в парку – вже не так важливо.

Перш ніж ми розглянемо як працює віртуальний офіс (ВО), необхідно розвіяти певне уявлення: ми не довіряємо співробітникам, вони всіляко ухилятимуться від роботи, але при цьому вимагатимуть звичну зарплату.

Хіба це не основна причина, через яку більшість менеджерів не дозволяє своїм співробітникам працювати дистанційно? Вони бояться, що якщо працівник не знаходиться в полі зору, то його не можна проконтролювати. Але повернемося, наприклад, до друку брошур. Якщо ви замовляєте її в друкарні, ви турбуєтеся тільки про те, щоб все було зроблено якісно і вчасно. Вас не хвилює те, що співробітники друкарні можуть обідати цілих дві години. Вас цікавить тільки наявність готового продукту у встановлений час.

Якщо ви даєте завдання людині, незалежно від того, де вона працюватиме, діяти повинні ті ж правила: завдання повинне бути виконане в строк. У дійсності велика кількість компаній має віртуальні офіси. Ми не зустрічаємося із співробітниками щодня, велику частину часу вони працюють самостійно, і з цим у нас не виникає жодних проблем. Щоб ВО міг працювати необхідно:

Уміти доручати завдання іншим. Ви повинні бути здатні чітко пояснити важливість завдання. Це особливо актуально, якщо відсутня можливість часто перевіряти хід роботи.

Деякий доступний засіб комунікації, чи то особисті зустрічі, телефон, факс, електронна пошта, поштовий голуб або відеоконференція.

Здатність розділити завдання на підзавдання, які співробітник може виконувати незалежно. Наприклад, оператори довідкової служби можуть знаходитися в різних частинах країни. Неважливо, де я знаходжуся, головне, щоб я міг відповісти на питання клієнта при цьому не вдаючись до консультацій інших співробітників. Якщо останнє неминуче, повинні бути готові відповідні засоби комунікації. Розподілити навантаження так, щоб його вистачало на повний робочий день, або розробити схему оплати праці на підставі обсягу виконаної роботи.

Але найголовніше – це вірити у те, що співробітник може виконати завдання без контролю з вашого боку.

Сучасний офіс це набір мережевих служб, таких як, електронна пошта, файловий сервер, сервер додатків (може бути), факс сервер і т. д. розташованих на сервері у вашій локальній мережі. Важко уявити такій офіс без персональних комп’ютерів, копіювальних і факсимільних пристроїв, засобів мобільного зв’язку й інших пристроїв, що дозволяють ефективно вирішувати всі завдання.

Неодмінним атрибутом сучасних офісів є персональні комп’ютери, продуктивність яких за обсягом пам’яті, різноманіттю можливостей і швидкості перевершує продуктивність великих обчислювальних машин минулого.

Крім стаціонарних настільних персональних комп’ютерів в офісній роботі широкого використання набули портативні комп’ютери, які в свою чергу розподіляються на два типи: ноутбуки (або лептопи) і кишенькові комп’ютери (або персональні електронні помічники).

Лептопи (дослівний переклад «Наколінний комп’ютер») мають ті ж можливості, що й настільний комп’ютер і відрізняються від звичайного персонального комп’ютера тільки розмірами (вага їх може не перевищувати 2 кг). З ними можна працювати, розмістивши на колінах під час зустрічі або перельоту.

Кишенькові комп’ютери (персональні електронні помічники (personal digital assistants, PDAs)) — це мініатюрні комп’ютери, які важать менше 0,5 кг і легко містяться в кишеню піджака. Продуктивність і пам’ять такого комп’ютера обмежені. Кишенькові комп’ютери використовуються в основному для запису й зберігання телефонних номерів, адрес, записок і заміток, невеликих документів для передачі по електронній пошті або факсу, а також для ведення щоденника. З появою стільникового зв’язку PDAs можуть використовуватися як пейджери або для прийому й передачі факсів і електронної пошти.

Крім того в роботі сучасного офісу застосовується й інші електронні апаратні засоби: модем, мережева карта, різні копіювальні пристрої, сканери, факси тощо. Коротко розглянемо основні з них.

Мережева карта дозволяє поєднувати комп’ютери в мережу. Комп’ютерна мережа — це об’єднання двох або більше комп’ютерів і інших пристроїв, що уможливлює обмін інформацією між цими пристроями.

Копіювальні апарати призначені для копіювання текстів, креслень, малюнків. Сучасні моделі копіювальних апаратів мають багато додаткових можливостей: двостороннє копіювання, звірення копій, автоматичне скріплення скобами, повнокольорове копіювання тощо.

Факсимільний апарат або факс використовується для електронного пересилання документів з одного місця в інше. По факсу можна передати будь-яку надруковану інформацію або зображення: картину, графік, рукописні замітки, діловий лист, підписаний контракт і т. д.

Сканери призначені для одержання зображення (текстів, таблиць, креслень, схем, малюнків, фотографій) з оригіналів і зберігання отриманого електронного зображення в комп’ютері для наступної роботи з ними.

Багатофункціональні пристрої — пристрої, які можуть виконувати функції копіювального апарата, факсу й сканера.

Сучасні засоби дозволяють керувати досить великою кількістю працівників, які географічно знаходяться в різних місцях, і при необхідності консультувати їх.

На Заході послугами віртуальних офісів (там вони називаються Call-центрами) користується більшість великих і невеликих компаній. Тільки в США існує більше 70 тисяч Call-центрів. А ми ж не станемо сперечатися, що там свою вигоду розуміють дуже добре.

Нарешті такий корисний і вигідний вид послуг з’явився і у нас. Перший класичний віртуальний офіс в Україні організувала відома пейджингова компанія Beeper. Найбільш «продвинуті» компанії вже встигли скористатися послугами першого українського Call-центру і гідно оцінити переваги такої плідної співпраці.

Послугами віртуального офісу користуються не тільки підприємці, що тільки-но розпочинають свій бізнес і не мають власного офісу. Як це не дивно, але на сьогоднішній день в Україні найбільш активними користувачами й постійними клієнтами кол-центрів є великі компанії, що працюють на ринку електроніки й побутової техніки, банки, страхові компанії, фірми, що займаються прямими продажами тощо.

До послуг віртуального офісу звертаються також фірми, що відкривають філії та представництва в іншому місті. При цьому витрати на телефонні дзвінки зменшуються. За свідченнями експертів, переваги віртуального офісу полягають також у тому, що власні працівники не відволікаються на консультування із приводу характеристик продукції, умов акції й тому подібних стандартних питань. А клієнт може одержати консультацію у віртуальному офісі в будь-який час доби.

Особливо цінні послуги віртуального офісу для маркетингової стратегії і тактики будь-якої фірми, незалежно від розмірів і спеціалізації.

При розширенні функцій організації розширюються і можливості віртуального офісу.

У зв’язку з цим є сенс розглянути такі форми організації підприємств як мережеві і віртуальні корпорації. Мережевий характер підприємств виявляється у тому, що глобальна мережа використовується для обміну необхідною інформацією між географічно видаленими підрозділами компанії.

В даний час фірмами широко використовується часткова або повна передача виконання окремих бізнес-функцій і навіть частин бізнес-процесу стороннім особам і організаціям. Це явище одержало назву аутсорсинг(аутсорсинг – outsourcing (англ.) буквально — процес отримання чого-небудь із зовнішніх джерел).

Широкий розвиток на Заході аутсорсинг одержав через ряд причин.

По-перше, це зростання інтенсивності конкурентної боротьби у всіх секторах ринку і пов’язана з нею необхідність досягнення найвищої ефективності всіх операцій компанії, яка прагне до завоювання стабільної і довготривалої переваги над конкурентами. Досягти самостійно максимального підвищення результативності всіх операцій компанії практично неможливо, а іноді і недоцільно. Можна довести до досконалості виконання ключових функцій, а решту роботи довірити тим, у кого вона виходить краще за інших. Таким чином, для багатьох компаній залучення сторонніх організацій для виконання окремих робіт стало несподіваним і ефективним виходом. Важко не погодитися з тим, що завжди існують компанії, здатні виконувати відносно незалежні функції бізнесу з найбільшою, практично недосяжною ефективністю.

По-друге, це прагнення компаній бути «глобальними», тобто, щоб їхня продукція і послуги були представлені у всьому світі. Для цього, в першу чергу необхідна відсутність жорсткої «прив’язки» до певної території.

Наприклад, власні продуктивні потужності, служба доставки або мережа магазинів є не те щоб серйозною перешкодою, а швидше зайвою розкішшю для фірми, що переходить від ринку однієї країни до іншої принаймні на початковому етапі.

Третій момент, перш за все, пов’язаний з роллю малих підприємств, що збільшується, в світовому бізнесі. Аутсорсинг дає можливість глобальної присутності якої-небудь компанії на ринках багатьох країн без необхідності практично пропорційного зростання персоналу для обслуговування нових ринків збуту або виробничих потужностей. Тобто відносно невелика компанія може, із залученням малих підприємств, працювати по всьому світу з центрального офісу або «штабу», зберігаючи контроль над виконанням поставлених завдань в межах вибраної стратегії.

Зв’язок центрального офісу з підрозділами здійснюється як правило з використанням електронних засобів і глобальної мережі передачі даних. Революційність такого підходу до створення бізнес-організації полягає хоча б у тому, що покладаючись на звичні визначення і поняття, важко уявити, що це за організація і де вона розташована. як приклад, можемо привести фірму, що займається розробкою програмного продукту (ядро, оболонка), зазвичай відбувається із залученням команд зі всього світу.

Великі промислові фірми, які спеціалізуються на випуску електронної апаратури та комп’ютерів, таких як Compaq та IBM, які раніше повністю самостійно виконували весь цикл розробки і виробництва техніки, тепер замовляє за своїми кресленнями і технологічними картами виробництво апаратури азіатським компаніям. Таким чином, їм вдається знизити собівартість своєї продукції і легше витримати конкуренцію з виробниками більш дешевих аналогів.

Для зв’язку з партнерами і підрозділами широко використовуються можливості глобальної мережі, такі як електронна пошта і відеоконференції.

Не зважаючи на те, що у сфері застосування мережевих технологій комп’ютерщикам «всі карти в руки», найпершою компанією, яка в ході розширення і глобалізації бізнесу застосувала модульну структуру і добилася приголомшливого успіху, була Nike — лідер американського ринку з виробницта і продажу спортивного одягу та інвентаря.

Мережева або модульна структура дає безліч переваг. В першу чергу – це можливість сконцентрувати зусилля персоналу на вирішенні кількох основних завдань, замовляючи виконання інших функцій, таких як доставка, бухгалтерський облік, а також виробництво фахівцями поза компанією.

Модульна корпорація є стрижнем, оточеним гнучкою мережею найкращих постачальників необхідних послуг, які як модулі в конструкторі можуть бути задіяні або виключені у зв’язку з необхідністю.

Найважливішою перевагою є присутність організації в багатьох країнах світу, а також можливість завойовувати ринкові позиції скрізь, де є така можливість. Мережева організація консолідує ресурси по всьому світу з метою добитися найкращої якості продукції при максимально низькій вартості, що є одним із вирішальних чинників для досягнення стійкої переваги над конкурентами.. Модульна організація може постійно міняти свою структуру для того, щоб виходити на ринок з новою продукцією. Інший, не менш важливий аспект – це вища продуктивність і задоволеність виконуваною роботою тими, хто працює в головному офісі, завдяки суттєво гнучкішій структурі підприємства. Причому структура мережевої (віртуальної) корпорації — найбільш гнучка з усіх можливих форм існування ділових організацій.

Зрештою подолання деяких аспектів недостатнього контролю і підвищення залученості співробітників в загальну справу необхідно використовувати засоби сприяння груповій роботі.

Особливість глобальної мережевої корпорації полягає також у тому, що виникає необхідність в керівниках, які підготовлені до роботи в різних країнах. Не зважаючи на те, що основні функції управління: планування, організація, лідерство, контроль не міняються від того, проходять операції компанії в одній країні або декількох одночасно, існують чинники відмінності в навколишньому середовищі, яким необхідно відповідати:

• соціально-культурні відмінності між країнами;

• відмінності в економічному розвитку;

• відмінності в законодавстві.

Таким чином, це підвищує частку ризику для бізнесу. Внутрішня структура міжнародної компанії повинна відповідати декільком наборам параметрів зовнішнього середовища, що формує різні культури, усередині яких знаходяться клієнти компанії, а також постачальники продукції і різного сервісу, що найбільш важливо для аутсорсинга.

Ідеологія офісу постійно змінюється й розвивається. У значно більшому ступені буде використана технологія віртуальної реальності, тобто створення штучного навколишнього середовища за допомогою комп’ютерних технологій. Широко розповсюдженими стануть такі поняття, як «віртуальний офіс», «віртуальні архіви й бази даних», «віртуальні тури», «віртуальні тренажери», «віртуальні конференції» тощо.

Офіс майбутнього – це не тільки передові інформаційні технології, але й нові підходи до планування будівель і організації внутрішнього простору. Можливо, в майбутньому офісом будуть називатись ошатні будинки в оточенні саду або ландшафтного парку, з комфортними меблями й теплим інтер’єром, і тим самим схожі скоріше на приватну оселю, а функції бек-офісу будуть передаватись спеціалізованим фірмам.