Текстовый материал пояснительной записки оформляется в соответствии с требованиями стандарта на оформление отчетов о научно-исследовательской работе (ГОСТ 7.32–91). Текст пояснительной записки подготавливается с помощью текстового редактора Microsoft Wordверсии не ниже 6.0 на листах стандартного формата А4 (210х297 мм). Основные параметры страницы текста: верхнее поле – 2,0 см; нижнее поле – 2,6 см; расстояние до нижнего колонтитула (номера страницы) – 1,8 см; левое поле – 2,5 см; правое поле – 1,0 см. Во избежание трудностей последующего форматирования параметры страниц необходимо задавать до начала набора текста. Набор основного текста осуществляется шрифтом Arial Cyr размером 12–13 пт с полуторным межстрочным интервалом. Допускается использование одинарного межстрочного интервала текста, при этом требуемый объем пояснительной записки уменьшается на 10%, т.е. соответственно 55–75 и 85–100 страниц текста.
Текст пояснительной записки разбивается на разделы (главы) и подразделы (параграфы), пункты и подпункты. Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всей пояснительной записки и обозначаться арабскими цифрами с точкой в конце. Введение и заключение не нумеруются. Подразделы нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номера раздела и подраздела, разделенных точкой.
Каждый раздел (главу) следует начинать с новой страницы. Заголовки разделов располагаются симметрично (выравнивание по центру без всякого смещения) тексту и выполняются прописными буквами. Подразделы (параграфы) набираются гладким текстом. Заголовки подразделов оформляются так же, как заголовки разделов – для их выделения в тексте используются отбивки перед абзацем. Заголовки пунктов и подпунктов в параграфах набираются строчными буквами (кроме первой прописной) и начинаются с абзацного отступа.
Заголовки могут состоять из двух и более предложений, разделяемых точкой. Переносы слов в заголовках не допускаются, предлоги и союзы в многострочном заголовке нельзя оставлять в предыдущей строке. Точка в конце заголовка не ставится. Подчеркивать заголовки не допускается. Заголовки должны форматироваться как абзацы документа с отбивками перед и после них, размеры которых уменьшаются от верхнего уровня к нижнему, например, для трех уровней заголовков можно взять отбивки 24, 18, 12 пт перед абзацами заголовков. Если текст раздела начинается с новой страницы, то заголовок делается со спуском (дополнительной отбивкой перед заголовком, например, 48 или 32 пт).
Титульный лист включается в общую нумерацию страниц, но номер на нем не ставится. В нумерацию страниц включаются листы задания (номер не проставляется) и аннотация. На всех последующих страницах номер проставляется в правом нижнем углу.
Иллюстрации (чертежи, схемы, графики, диаграммы), помещаемые в пояснительную записку, должны иметь название, которое размещается под иллюстрацией. Иллюстрации обозначаются словом “Рис.”, и нумеруются либо в пределах всей пояснительной записки (сквозная нумерация), либо нумерация делается в пределах каждого раздела. Иллюстрации должны быть расположены в тексте не ранее первого упоминания (ссылки) о них и так, чтобы их было удобно рассматривать без поворота записки или с поворотом по часовой стрелке. На все иллюстрации должны быть даны ссылки в тексте записки. При необходимости к иллюстрации дается поясняющий текст, который размещается выше названия рисунка. Иллюстрации целесообразно размещать непосредственно в тексте записки, а не на отдельных листах. Если размеры иллюстрации таковы, что она занимает целый лист формата А4, то ее можно оформлять как отдельную страницу. Допускается в записку помещать иллюстрации на листах формата А3, при этом лист сшивается в записке по короткой стороне. Иллюстрации, как и текст записки, выполняются средствами Microsoft Wordверсии не ниже 6.0. Предпочтительным в этом случае является использование средств более поздних версий, например, Office 97, Office 2000 или специального пакета вычерчивания схем Visio Drawinq, совместимого Microsoft Word. В старших версиях Microsoft Word содержит встроенные средства для рисования – набор основных обозначений, используемых при вычерчивании схем и объединенных в группу Автофигуры / Блок-схемы.
Технология вычерчивания в этом случае достаточно проста. Предварительно страницу документа необходимо расчертить на отдельные поля (клетки). Размер клетки определяет минимальный размер условного графического обозначения (символа). Высота символа может варьироваться в зависимости от объема информации, помещаемой в него. Целесообразно предварительно сформировать библиотеку основных символов, откуда их можно копировать и, если нужно, пропорционально помещаемому в символ тексту изменять его высоту. Все схемы, помещаемые в пояснительную записку должны оформляться в виде рисунков.
Таблицы используются, как правило, для оформления цифрового материала. Таблица располагается не ранее первого упоминания ее в тексте. На все таблицы в тексте записки должны быть даны ссылки. При необходимости к таблице дается поясняющий текст (например, расшифровка обозначений в таблице), который размещается непосредственно сразу за таблицей до основного текста и оформляется шрифтом, отличным от него. Таблицы, как и иллюстрации, нумеруются последовательно арабскими цифрами в пределах всей пояснительной записки (сквозная нумерация), либо нумерация делается в пределах каждого раздела. Номер таблицы размещается в правом верхнем углу над заголовком таблицы после слова “Таблица”. Если в пояснительной записке одна таблица, ее не нумеруют и слово “Таблица” не пишут. Целесообразно таблицы размещать без разрыва непосредственно в тексте. Если размеры таблицы таковы, что она не помещается на одной странице, то делается перенос части таблицы на другую страницу. Над перенесенными частями таблицы пишется слово “Продолжение таблицы”. Если в пояснительной записке несколько таблиц, то после слова “Продолжение” указывают номер таблицы, например: “Продолжение табл. 12”. Последнее «продолжение» таблицы указывается как ”Окончание табл. 12”. В порядке исключения допускается оформление больших таблиц на листах формата А3, как и иллюстраций.
Заголовки граф таблиц должны начинаться с прописных букв, подзаголовки – со строчных, если они составляют одно предложение с заголовком, и с прописных, если они самостоятельные. Делить заголовки таблицы по диагонали не допускается. Графу “№ п.п.” в таблицу включать не следует.
Если повторяющийся в графе таблицы текст состоит из одного слова, его допускается заменять кавычками; если из двух или более слов, то при первом повторении его заменяют словами “То же”, а далее – кавычками. Если цифровые или иные данные в какой-либо строке таблицы не приводятся, то в ней ставят прочерк. Для удобства оформления таблиц текст в теле таблицы можно набирать шрифтом, отличным от основного, если это улучшает ее читаемость и размеры. В текстовом материале таблицы межстрочные интервалы целесообразно устанавливать минимальными, размер шрифта уменьшить по сравнению с базовым на 1–2 пункта. При многострочном тексте в ячейках таблицы необходимо внимательно следить за переносом слов, так как редактор Microsoft Wordне обеспечивает переноса по слогам (!!).