Особенности набора текстового материала с помощью текстового редактора Microsoft Wordсвязаны с правильным набором знаков препинания, дефисов, тире, пробелов и т.п.
Кавычки не следует набирать в виде знаков минут (') и секунд ("). Следует использовать кавычки типа “…” либо типа «…».
Знаки препинания никогда не ставятся в конце заголовков и подзаголовков, отделенных от текста. Если подзаголовок является частью основного текста, в конце его ставится соответствующий знак препинания. Точки не используются в заголовках таблиц, в конце подписей под рисунками, схемами и диаграммами.
В общепринятых сокращениях ("и т.д.", "и т.п."), в сокращениях названий единиц систем мер (га, мм, см, кг, км, кВт), в условных сокращенных обозначениях (тел, в/м, б/у, х/б) точка никогда не ставится. Если слова сокращаются не по общепринятым правилам или общепринятого сокращения не существует, точка после сокращения должна стоять (например, кв., эл. прибор, кв. м).
Запятая ставится при отделении десятичной дроби от целого в дробном числе. Дробные числа должны записываться как 3,25; 100,5; но никак не 3.25; 100.5.
Пробел никогда не отбивается перед знаками препинания (точка, запятая, вопросительный, восклицательный знаки, многоточие и т.д.), а только после них. Вместо трех идущих подряд точек используется символ многоточия — (Alt + 0133).
При использовании в тексте кавычек и скобок знак препинания в конце ставится только один раз. Если скобки (кавычки) стоят в середине предложения, то знаки препинания ставятся вне скобок (кавычек). Если скобка (кавычка) заканчивает предложение, то точка ставится сразу за ней.
Черточки бывают трех видов: дефис, короткое тире, тире.
Дефис (Ctrl + Shift +”серый минус”) используется только в сложных словах типа все-таки, мало-помалу, Олимпиада-80 и не отбивается пробелами. Этот же знак используется Microsoft Wordкак знак переноса.
Короткое тире (Ctrl +”серый минус”) используется при указании границ диапазона, например, 15–20, XIX–XX вв. Короткое тире, как и дефис, пробелами не отбивается. Короткое тире используется также в качестве знака “минус“ в арифметических выражениях.
Тире (Ctrl + Alt +”серый минус”) используется во всех остальных случаях и отбивается пробелами с двух сторон. Тире не должно начинать строку. Поэтому перед тире, начинающим строку, следует вставлять неразрывный пробел (Ctrl + Shift + “пробел”).
Пробелы неразрывные (Ctrl + Shift + “пробел”) отделяют фамилию от инициалов, а между инициалами ставится узкий (короткий) пробел из группы специальных символов или неразрывный пробел. Такое же правило используется в сокращениях типа “и т.д.", "и т.п."
Порядки в больших числах типа 10 000 000 000 разделяются неразрывными пробелами. Знаки %, показатели степени, подстрочные индексы, математические знаки не отбиваются пробелами от предшествующего числа. Пробел также не ставится после открывающей кавычки или скобки и перед закрывающей кавычкой или скобкой. Неразрывный пробел всегда ставится перед единицами измерения (100 км) и после знаков $, например, $ 5.
Вставка символов производится с помощью команды «Вставка|Символ|<Окно_диалога>». В этом же диалоговом окне можно определить и свои сокращения для наиболее часто используемых символов. Например, можно определить, что вместо двух последовательно идущих дефисов вставляется длинное тире, отбитое неразрывным пробелом спереди и обычным сзади; а вместо трех подряд идущих точек вставляется символ многоточия и т.п. Еще проще использовать опцию автозамены при наборе, которая настраивается через «Сервис|Автозамена|<Окно_диалога>».