Командир підрозділу обговорює з офіцерським складом (у взводі з сержантами) доцільність проведення зборів, які завдання вони повинні вирішити, визначає повістку дня.
При необхідності питання повістки дня можуть обговорюватися з різними категоріями військовослужбовців (активом, сержантським складом) для попереднього формування думки та підготовки виступаючих (оптимально - коли питання повістки дня само по собі викликає у особового складу бажання висловитися, але у деяких випадках все ж необхідно підготувати одного-двох виступаючих для активізації розмови і надання їй потрібного напрямку).
Готується доповідь (повідомлення) по кожному питанню повістки дня та проект рішення загальних зборів.
Про збори сповіщується особовий склад.
На збори запрошуються офіцери зі складу командування батальйону, частини, начальників служб, військових юристів і т.д. Їм надається інформація щодо проблеми колективу, які пов’язані з повісткою дня, яка виноситься на обговорення.