Документ- это специальный носитель информации, в котором по определенной форме закодирован факт хозяйственной деятельности, который совершился или только будет совершен.
Для дальнейшего изучения документа мы должны классифицировать всю огромную совокупность документов, вращающихся в организации, т.к. каждый вид имеет свои особенности.
Всю совокупность документов разделим на следующие группы:
-документы по порядку составления (первичные и сводные);
- документы по назначению (распорядительные, исполнительные и документы
бухгалтерского оформления, комбинированные);
- по характеру операций (документы кассовые, расчетные, банковские, материальные, в зависимости от хозяйственной операции зарегистрированной в них);
- по месту составления (внутренние и внешние);
- по способу охвата операций (разовые и накопительные).
Процесс документирования хозяйственных операций называется первичным учетом.
Движение документов в бухгалтерском учете (создание, получение от других организаций, принятие к учету, обработка, передача в архив) называется документооборотом. Большое значение для управления производственным процессом имеет оптимизация документооборота. Схема документооборота разрабатывается главным бухгалтером в форме графика, который утверждает руководитель организации. Целесообразно схему документооборота описать в учетной политике организации.
Каждый первичный документ в бухгалтерии проходит следующие этапы обработки:
Порядок хранения документов бухгалтерского учета: организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
| Этап 1 | Проверка документа по форме | |
| Этап 2 | Проверка документа по существу | |
| Этап 3 | Таксировка документов | |
| Этап 4 | — " Группировка документов | |
| Этап 5 | Котировка документов |
Сроки хранения документов
Согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения , установлены следующие сроки хранения:
| Вид документа | Срок хранения документов | Примечание | ||
| Бухгалтерские отчёты и балансы организации и объяснительные записки к ним: Сводные Годовые Квартальные | Постоянно 10 лет 3 года | При отсутствии годовых – 10 лет | ||
| Отчёты по финансированию: А) годовые Б) квартальные В) месячные | 10 лет 3 года 1 год | При отсутствии годовых – 10 лет При отсутствии годовых и квартальных – 10 лет | ||
| Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним | 10 лет | |||
| Аналитические таблицы по разработке и анализу годовых отчётов и балансов | 5 лет | |||
| Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования, наряды на работу, табели, акты о приёме, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учёту товарно-материальных ценностей, авансовые отчёты и т. д.) | 5 лет | В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения | ||
| Лицевые счета: А) рабочих и служащих Б) получателей пенсий и государственных пособий | 75 лет – «В» 5 лет | «В» - возраст лица к моменту окончания дела. После прекращения выплаты пособий и пенсий; для единовременных пособий – 1 год | ||
| Расчётные (расчётно-платёжные) ведомости | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов – 75 лет | ||
| Инвентарные карточки и книги учёта основных средств | 3 года | После ликвидации основных средств | ||
| Доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) | 3 года | |||
| Гарантийные письма | 3 года | |||
| Учётные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.) | 5 лет | В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения | ||
| Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости | 5 лет | В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения | ||
| Книги учёта депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов | 5 лет | |||
| Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, доверенностей, платёжных поручений и т. д. | 5 лет | |||
| Отчёты, сведения о поступлении, расходовании и остатках драгоценных металлов, алмазов и изделий из них | 5 лет | |||
| Сведения о расходовании кредитов: А) годовые Б) квартальные | 5 лет 3 года | |||
| Сведения об учёте фондов, лимитов зарплаты и контроле за их распределением, о расчётах по перерасходу и задолженности по зарплате, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий и др. | 3 года | |||
| Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости) об инвентаризации | 3 года | В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения | ||
| Документы (копии отчётов, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию | До минования надобности | Не менее 5 лет | ||
| Исполнительные листы | До минования надобности | Не менее 5 лет | ||
| Поручения-обязательства за товары, полученные в кредит, переписка по оформлению поручений-обязательств | До минования надобности | Не менее 5 лет | ||
| Справки, предоставляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и др. | До минования надобности | Не менее 5 лет | ||
| Документы (справки, акты, обязательства, переписка) по дебиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях. | До минования надобности | Не менее 5 лет | ||
| Документы (протоколы, акты, отчеты) о переоценке основных фондов | До переоценки | |||
| Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств | До переоценки | |||
| Паспорта зданий, сооружений и оборудования | 3 года | После ликвидации основных средств | ||
| Переписка о паспортизации зданий и сооружений | 5 лет | |||
| Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении и взыскании штрафов, о приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.) | 3 года | |||
| Акты проверки кассы, правильности взимания налогов и др. | 5 лет | |||
| Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и другие) | 5 лет | После истечения срока действия договора,соглашения | ||
| Реестры договоров | 3 года | |||
| Договоры о материальной ответственности | 5 лет | После увольнения материально-ответственного лица | ||
| Образцы подписей (материально-ответственных лиц) | До минования надобности | |||