Современный мир вступил в эпоху формирования информационного пространства, которое базируется на развитии сетевых систем телекоммуникации и использовании компьютерных технологий сбора, обработки и хранения информации. Отличительной особенностью нового информационного пространства является неограниченная возможность доступа к нему широкого круга пользователей. Можно говорить о создании новой информационной среды жизнедеятельности человека.
Создание индустрии информатики и превращение информации в товар привели к глубинным социальным преобразованиям во всех сферах жизни общества и в первую очередь в деятельности организаций. В отличие от других объектов материального мира, информация обладает не только количественными характеристиками, но и смысловым содержанием, причем для обеспечения деятельности организаций последнее качество является наиболее важным.
На начальном этапе ценность информации определялась возможностью ее использования для решения задач управления организацией» «Ценность — это мера приращения вероятности достижения цели в результате использования информации». Впоследствии выяснилось, что указанный чисто математический подход не дает возможности полностью раскрыть значение информация в работе организаций как сложных объектов, обязательно включающих в себя социальную составляющую.
В последние годы заметные достижения в области осмысления роли информации в деятельности организаций связаны с развитием информатики — науки, изучающей процессы передачи, обработки и хранения информации. В результате проведенных исследований было установлено, что в практических задачах управления информация выступает как объективная категория, исполняющая роль регулятора деятельности организации, который отражает требования окружающей среды. Точно так же система внутриорганизационных информационных связей обеспечивает учет воздействия свойств внутренней среды на работу организации.
Указанные свойства объективно определяют ведущую роль информации в развитии любой организации. Чем сложнее по своей структуре организация, тем большие объемы внутренней и внешней информации используются для обеспечения ее жизнедеятельности. Поэтому уровень информатизации организации является ведущим показателем обобщенного понятия качества организации и определяет ее способность к выживанию в условиях конкуренции.
Революционные процессы, происходящие в последние десятилетия в области информатизации всех сторон жизнедеятельности общества, стали мощным катализатором становления и стремительного развития процессов глобализации рынка. Наиболее видимым для всех проявлением этих тенденций стало создание Всемирной торговой организации — ВТО. Вопрос о вступлении России в эту организацию рассматривается нашим правительством как один из существенных моментов успешного развития предприятий страны, занимающихся экономической деятельностью. Кроме того, это будет способствовать укреплению позиций страны в мировом сообществе. Предполагается, что с ростом информатизации будет происходить все большая рационализация деятельности организаций всех типов и всех уровней. В конечном счете, это должно привести к созданию государственных систем с гуманистическим и рациональным общественным устройством.
В соответствии с законом самосохранения (смотрите раздел 4.3) общество как сложная, открытая управляемая динамическая система, включающая в себя большое количество организаций, нуждается в развитии механизмов саморегулирования. Именно они должны обеспечить взаимодействие между элементами систем всех уровней, образующих общественную систему. Саморегулирование должно быть направлено на то, чтобы удерживать в большей или меньшей степени все системы в состоянии устойчивого динамического равновесия. Этой цели удается достичь путем использования информационных маркетинговых систем управления. С их помощью можно выделить «наилучшие» организаций и соответственно ориентировать руководителей на изучение опыта ведущих организаций в данной отрасли.
Во множестве функций, которые выполняет информация в процессе жизнедеятельности организации, следует подчеркнуть два основных фактора.
Первый из них обусловлен тем, что информация, используемая в производственном процессе, носит производительный характер и, следовательно, играет роль ресурса, необходимого для выпуска конечного продукта. Особенно наглядно это свойство проявляется в деятельности фирм, для которых информация является предметом и продуктом труда. К ним следует отнести государственные и частные организации, занимающиеся координацией и управлением деятельностью других организаций, в том числе и маркетинговые агентства. Предметом деятельности последних является информация о состоянии рынка и действиях его субъектов, а результатом труда является информация, используемая в системах управления организаций. Вторая особенность воздействия информатизации на жизнедеятельность организаций заключается в том, что развитие подхода к информации как к самостоятельному объекту привело к созданию нового научного направления — информационной экономики.
Развитие и успешное внедрение в практическую деятельность научных разработок в этой области, которое началось с 90-х годов ХХ века, было обусловлено следующими причинами:
• возрастающим влиянием «научно-технического прогресса на деятельность, организаций;
• определяющим влиянием уровня информационного обеспечения,
• революционным характером темпов развития информатизации;
• переходом к межгосударственным формам экономической деятельности.
Факт зависимости организаций (как общественных, так и хозяйственных) от полноты, достоверности, надежности и оперативности используемой информации вынудил рассматривать ее как объективный ресурс обеспечения жизнедеятельности организации (см. закон об информированности и упорядоченности — раздел 4.6. данного учебного пособия), В. информационной экономике информация рассматривается как результат интеллектуального труда всех членов общества. С этой точки зрения она превращается в товар, т.е. предмет купли-продажи, имеющий свои специфические особенности по сравнению с традиционными товарами и услугами.
Классический подход к оценке целесообразности использования информационных ресурсов с помощью получаемого экономического эффекта оказался малопродуктивным. Это связано с тем, что многие достижения составляют коммерческую тайну. Для получения содержательных оценок в этой области следует развивать государственные системы статистического анализа деятельности организаций. Параллельно необходима государственная поддержка независимых маркетинговых агентств, занимающихся сравнительной оценкой деятельности различных организаций.
В развитии таких агентств заинтересованы сами организации, так как только с использованием маркетинговой информации, полученной из независимых источников, занимающихся анализом деятельности большого количества фирм, они могут объективно оценить позиции своей организации и перспективы выживания. Личная заинтересованность вынуждает клиентов поставлять в независимые агентства дополнительную (по сравнению с требованиями государственной статистической отчетности) информацию о своей деятельности. В качестве клиентов в данном случае выступают юридические лица — субъекты экономической деятельности. Особенно успешно развивается деятельность независимых маркетинговых компаний в среде электронной коммерции, что связано с глобальным характером информационного пространства.
Специфика информации как продукта заключается в том, что при одинаковом содержании она может иметь различные формы материального воплощения, что значительно расширяет возможности ее использования. Она может быть представлена в виде документов, печатных изданий» передана в словесной форме, размещена на магнитных носителях. Современные средства телекоммуникаций значительно расширили возможности передачи и хранения информации. Она может отображаться в виде информационных файлов, передаваться с использованием аудио и видео средств. Классификация информации по функциональному назначению представляет значительную сложность из-за многообразия направлений ее использования. Традиционные и наиболее давно используемые виды информации — данные статистической отчетности. Наиболее современные — базы знаний.
В отличие от материальных продуктов, информация не разрушается в процессе использования и, следовательно, может использоваться многократно. Однако имеется существенное ограничение: информация быстро устаревает и теряет оперативность.
Ценность информации заметно повышается, если она носит адресный характер, т.е. ориентирована на определенный круг пользователей. Характеризуя специфику информации как продукта, следует отметить такое ее свойство, как уникальность. Действительно, нет смысла тратить время и средства на производство еще одного уже имеющегося информационного продукта, достаточно лишь обеспечить к нему доступ заинтересованных лиц, используя, например, процедуру тиражирования или поместив его в общедоступную базу данных.
С указанных позиций характеристики качества информационного продукта заметно отличаются от аналогичных показателей материального продукта или услуги. Тем не менее, и в том, и другом случае основой разработки набора характеристик качества должна служить его полезность, т.е. степень востребованности другими организациями и людьми. Одна из основных особенностей информационного продукта заключается в том, что его полезность зависит от способности организации использовать полученные сведения для обеспечения выживаемости и выбора наиболее эффективного пути достижения поставленной цели. Получение положительных результатов возможно только в том случае, если организация обладает средствами для переработки и использования поступившей информации и структурой системы управления, обеспечивающей быструю и адекватную реакцию на изменение входных информационных потоков.
Окончательная полезность информации может быть определена только после ее использования в процессах управления или производства. Следует учитывать тот факт, что в ходе использования информация может изменяться, что приведет к соответствующему изменению качества информационного продукта с точки зрения деятельности данной организации. Из сказанного, в частности, следует, что оценка качества (полезности) информационного продукта всегда носит субъективный характер, связанный с деятельностью конкретной организации.
Если речь идет об оценке стоимости информационного продукта, целесообразно использовать количественные оценки. Однако следует иметь в виду, что коммерческой оценке поддается лишь небольшая часть информации, циркулирующей внутри организации и во внешней среде. Это чаще всего информация, отражающая состояние рынка, спрос и предложение, цены, действия конкурентов. Эта информация хранится в базах данных, там же пользователь может найти прогнозы развития цен и спроса, анализ экономических тенденций. Составление таких прогнозов требует высокой квалификации и использования значительных вычислительных ресурсов, поэтому организации готовы оплачивать доступ к базам данных, содержащих нужную информацию.
Многие организации вынуждены обращаться к услугам «навигаторов» — фирм, специализирующихся на поиске целевой информации по заказам организаций и частных лиц. Это объясняется тем, что во всемирной сети Интернет содержится большое количество самой разнообразной информации, поэтому поиск необходимой информации требует значительных временных и материальных затрат. Естественно, за услуги подобного типа приходится платить. Цена таких услуг может зависеть от размера информационного массива или числа содержащихся в нем элементарных сообщений.
К информационным продуктам следует также отнести различные виды программных пакетов. Некоторые из них реализуют новейшие методики управления и оценки эффективности управленческих решений. Стоимость программных пакетов определяется их сложностью, объемом, затратами на разработку и востребованностью на рынке информационных услуг. При оценке стоимости информационных продуктов значительную роль играет фактор новизны не только самого продукта, но и идей, заложенных в его реализацию.
Переход общества к информационной экономике, главной движущей силой которой является появление нового вида организующего и производительного ресурса — информации, порождает ряд новых проблем в теории развития организаций. Они связаны с тем, что информатизация меняет не только характер функционирования систем управления, но и методологию их действия, что в свою очередь требует структурной перестройки систем управления. Изменение форм и методов управления, также требует проведения соответствующей реорганизации производственных циклов с целью обеспечения большей мобильности исполнительных звеньев.
Одним из наиболее эффективных методов реорганизации является внедрение модульного принципа построения производственных процессов. За счет этого заметно расширяются возможности использования современных информационных технологий и повышаются реактивные способности всей организации. В достаточно развитых организациях в самой системе управления целесообразно, выделить, кроме управляющей и управляемой, частей, еще и функциональную часть. Функциональная часть занимается информационной поддержкой процедур принятия решений, а принятие решений реализуется в управляющей части. К функциональной части систем управления хозяйствующих субъектов можно отнести персонал, занимающийся маркетинговым анализом, бухгалтерским и статистическим учетом, выполнением достаточно формализованных и повторяющихся процедур анализа финансовой деятельности и т.п. В целях повышения эффективности работы организации деятельность функциональных звеньев системы управления целесообразно так же построить по модульному принципу.
Переход к модульному принципу построения структур управления организациями тесно связан с новым направлением теории организации, занимающимся разработкой международных стандартов на структуру и элементы систем управления. Одним из существенных разделов предлагаемых стандартов является описание модулей информационного обеспечения, предназначенных для решения задач управления.
Для организации, занимающейся конкретным типом деятельности, стандарты дают возможность составить полный перечень элементов системы управления. Необходимость повышения потенциала выживаемости организации в условиях конкурентной борьбы требует включения в ее структуру дополнительных (возможно пока резервных модулей), которые будут задействованы при перестройке организации на другие виды деятельности в случае возникновения нештатных ситуаций, делающих нецелесообразным достижение главной цели. Дело в том, что каждая организация в процессе морфологического анализа главной цели должна разработать систему подцелей, обеспечивающих выживание в случае неблагоприятного развития событий. Иногда достижение страховочных подцелей включается в повседневную деятельность организации одновременно е обеспечением продвижения к главной цели. В этом случае резервные модули не на полную мощность используются в текущей деятельности.
Изменения в подходе к анализу организаций связаны также с тем, что в информационной экономике основной формой накопления ресурсов является накопление знаний и полезной информации. В частности, высококвалифицированные специалисты рассматриваются организацией как наилучшие носители новейшей информации. Поэтому особое внимание должно быть уделено процедурам отбора персонала, разработке системы повышения квалификации. Коммуникационные связи внутри организации должны быть построены так, чтобы специалисты не только использовали свои знания в работе, но и снабжали ими других членов организации. Носителями ценных знаний являются также новейшие технологии работы, оборудование и другие материальные ресурсы.
Любая организация для накопления информационного ресурса должна использовать информацию, циркулирующую во внешней среде. С этой целью многие организации идут по пути создания собственных баз данных и баз знаний. Преимуществом таких способов действия являются сравнительно небольшие затраты на пополнение и обновление хранящейся в базах информации.
Рассмотренные принципы находят свое реальное воплощение при разработке экспертных систем принятия управленческих решений. Основным свойством таких систем является их способность к самообучению. При этом для обучения используется не только информация, поступающая из внешней среды, но и циркулирующая в организации внутренняя информация, поскольку при принятии любого управленческого решения обязательно задействуются данные о работе организации и интеллектуальный потенциал менеджера.
Именно менеджер должен выбрать из множества альтернативных вариантов управления организацией, предлагаемых экспертной системой, наиболее подходящий вариант, обеспечивающий оптимальное достижение поставленной цели. Информация об этом событии заносится в систему самообучения. Несмотря на то, что экспертные системы построены на основе формальных машинных алгоритмов, наличие блока самообучения постепенно превращает экспертную систему в информационный продукт интеллектуального типа. Поэтому даже чемпион мира по шахматам испытывает значительные трудности, пытаясь обыграть «обычный» компьютер.
Наиболее эффективным (с технологической точки зрения) методом накопления знаний является создание в организации собственного сервера, подключенного к всемирной сети Интернет. Обладая мощным вычислительным ресурсом и практически неограниченным резервом наращивания памяти, он обеспечивает доступ ко всей информации, циркулирующей как во внутренней, так и во внешней среде организации. В свою очередь, любой член организации имеет доступ к информации, хранящейся на сервере, или через него может получить доступ к внешней информации. И хотя сам сервер обладает значительной стоимостью и высоким уровнем ликвидности на рынке информационных продуктов, основная его ценность для организации заключается в хранящейся на нем информации. Поэтому традиционные подходы оценки стоимости сервера как материального объекта здесь неприменимы. Характерный для информационной экономики переход на модульную организацию процессов производства и управления ведет к увеличению скорости протекания экономических процессов. В частности, это связано с ускорением движения товаров от производителя к потребителю.
Модульный принцип управления в сочетании с возможностями средств коммуникации значительно повышает адаптивные способности организаций. Способность организаций к быстрой реакции на "изменения во внешней среде существенно расширяет их возможности в борьбе за выживание. Развитие средств коммуникации, и в частности сетевых технологий передачи информации, ведет к глобализации экономической деятельности.
Успешное вхождение организаций в информационную экономику немыслимо без создания высокоразвитой инфраструктуры информационного обеспечения, включающей в себя современные средства связи. Однако решение этой задачи невозможно без осуществления соответствующей поддержки на государственном уровне. Опыт стран с развитой рыночной экономикой показывает, что разработка стратегии информатизации общества должна производиться на государственном уровне. Во всем цивилизованном мире за счет государственного финансирования ведется большая доля НИОКР, и поддерживаются в рабочем состоянии организаций, занимающиеся развитием и поддержкой действующих систем связи.
Необходимой составляющей этой инфраструктуры является парк современных ПЭВМ. Любая организация должна быть оснащена современными компьютерами, по возможности включенными во внутреннюю сеть, имеющую выход в Интернет. По мере развития информационных ресурсов коммуникациями будут охвачены все организации, ведущие экономическую и общественную деятельность.
Руководство нашей страны и отдельные субъекты организационной деятельности добились заметных успехов в освоении современных методов ведения бизнеса, базирующихся на принципах информационной экономики. Существующее в настоящее время отставание в этой области от ведущих капиталистических стран объясняется не «только отсутствием общей информационной культуры людей и малой заинтересованностью организаций, сколько существующими трудностями экономического характера.
Создание развитой информационной среды приведет к изменению характера взаимодействия между организациями, к созданию новых форм объединений, которые обеспечат продвижение нашей страны в направлении дальнейшего освоения современных методов ведения экономической деятельности.