Система документов и документооборот

В предметной области все информационные сообщения, используемые в приложении, рассматриваются как документы ручного или машинного заполнения. Для ввода информации первичных документов в базу данных служат экранные формы. Результаты решения задач в виде отчетов, видеограмм, файлов обмена формируются компьютерным способом.

Форма документа определяет состав реквизитов (полей) и элементов управления, макет их размещения. При проектировании форм документов учитывается ряд требований.

1. Формы документов имеют стандартный размер (А4 – 210х297 мм, А3 – 420 х 297 мм, В1 – 148*210 мм и др.) и учитывают характеристики технических средств обработки (размер экрана, ширину каретки принтера).

2. Форма документа должна содержать уникальный набор реквизитов, не повторяющихся в других формах.

3. Порядок следования реквизитов (полей) в форме документа соответствует порядку их заполнения или обработки.

4. Сокращение слов в содержательной части должно соответствовать правилам орфографии и пунктуации. Все условные обозначения (коды) должны быть расшифрованы.

Типовой макет формы документа (рис. 4.16) состоит из следующих частей.

Заголовочная часть – реквизиты, идентифицирующие экземпляр документа, относящие его к определенному классу форм и сфере действия: код формы документа, наименование организации, наименование документа, регистрационный номер (код) документа.

Содержательная часть– основная информация, может быть представлена в виде сплошного текста, таблицы, анкеты.

Оформляющая часть – реквизиты, придающие документу юридическую силу: дата составления документа, подпись лиц, удостоверяющих информацию документа.

Все информационные сообщения (документы, массивы данных) по отношению к процессам обработки делятся на входные и выходные. Кроме того, различают первичные, являющиеся результатом непосредственного наблюдения, измерения, счета и т.п., и вторичные данные. Первичные данные, как правило, фиксируются в первичных документах ручного заполнения. Вторичные данные создаются с использованием средств вычислительной техники, делятся, в свою очередь, на хранимые и не хранимые в базе данных. Если вторичные данные используются в качестве входных данных для решения задач, они хранятся в базе данных.

Заголовочная часть	Наименование организации (автоматизированной информационной системы)	Код формы документа. Постоянные реквизиты формы документа
Наименование и номер (код) документа
Содержательная часть	Текст (произвольный неструктурированный набор символов). Таблица (реляционная структура данных) Анкетная форма заполнения (наименование и значение реквизита)
Оформляющая часть	Дата составления документа Подписи

Рис.4.16. Типовой макет формы документа

Диаграмма взаимосвязи входных и выходных сообщений представлена на рис. 4.17. Для изображения схемы используются специальные графические символы.

Первичные документы ручного заполнения (1 и 2) поступают в базу данных (БД1). Информация базы данных используется для формирования выходных документов: машинограммы (3) и видеограммы (4), создания новой информации базы данных (БД2).

 

 

Рис.4.17. Связь информационных сообщений

В курсовой работе приводится схема документооборота в информационно-технологических схемах обработки данных приложений, которая показывает информационные потоки между задачами, пользователями (АРМ) или подразделениями с использованием графических обозначений (табл. 2.3).