При назначении имен полей таблиц рекомендуется руководствоваться следующими правилами.
1. Имена полей назначать одинаковыми с сокращенными именами реквизитов (или атрибутов отношений).
2. Записывать имена строчными (маленькими) буквами и начинать с прописной (заглавной) буквы.
3. Длинные имена с количеством символов больше десяти применять не рекомендуется, т.к. их неудобно использовать при построении выражений в запросах.
4. Имена полей, состоящие из нескольких слов, следует записывать подряд, разделяя их символом подчеркивания “_”, или начинать каждое составляющее слово с прописной буквы, например, Код_товара или КодТовара.
5. Смысловое описание поля следует приводить в графе “Описание” конструктора таблиц.
6. В строке “Подпись” в “Свойства поля” поместить название графы первичного документа (формы).
Тип и размер поля определяются в соответствии с доменом, на котором определено поле таблицы, т.е. ограничениями предметной области. Размер поля, задаваемый в таблице, должен быть не меньше, чем его возможное максимальное значение.
При назначении типа поля для цифровых кодов целесообразно выбрать тип Текстовый с количеством символов, равным числу позиций кода. Размер поля типа Текстовый определяется максимальнjqой длиной реквизита в символах и в Microsoft Access должен находиться в пределах 1 ¸ 255.
Размер поля типа Числовой зависит от его подтипа в соответствии с таблицей 4.19.
Microsoft Access отводит на машинном носителе для всех подтипов полей типа Числовой количество байтов, указанное в графе “Размер в байтах”, независимо от количества цифр в значении числа. Если размер числового поля, задаваемый в таблице, больше, чем он определен в домене, то на машинном носителе останутся незаполненными лишние позиции, и память будет расходоваться неэкономно. Рекомендуется использовать тип целый, если исходные данные не имеют дробной части.
Таблица 4.19. Описание типов данных MS Access
| Подтип данного | Описание | Дробная часть | Размер в байтах |
| Байт | Целые положительные числа от 0 до 255 | Отсутствует | |
| Целое | Целые числа от –32 768 до +32 767 | Отсутствует | |
| -Длинное целое | Целые числа от от – 2 147 483 648 до + 2 147 483 647 | Отсутствует | |
| Одинарное с плавающей запятой | Числа от – 3,402823´10–38 до + 3,402823´10+38 | 7 знаков | |
| Двойное с плавающей запятой | Числа от – 1,797693´10–308 до + 1,797693´10+308 | 15 знаков | |
| Денежный | Числа от -922337203685447,5808 до +922337203685447,5808 | 4 знака | |
| Действительное | Целые числа от – 10+28 – 1 до + 10+28 – 1 | Отсутствует |
Кроме типов данных Текстовый и Числовой в Microsoft Access имеются следующие типы:
1. MEMO.
2. Дата/Время.
3. Денежный.
4. Счетчик.
5. Логический.
6. Поле объекта OLE.
7. Гиперссылка.
8. Мастер подстановок.
Тип данных MEMO относится к символьному виду данных. Поле этого типа предназначено для хранения больших текстовых данных: предложений, абзацев, текстов суммарной длиной до 64000 символов.
Тип данных Счетчик относится к числовому виду данных. Значения его – уникальные последовательно возрастающие на 1 или псевдослучайные числа, имеющие подтип Длинное целое. Обычно используется в качестве ключевого поля таблицы, если пользователь по каким-либо причинам не может (имеются полностью повторяющиеся строки) или не хочет использовать реквизиты информационного объекта для создания ключевого поля. Значения полей этого типа Microsoft Access создает автоматически, и пользователь изменить их не может.
Тип данных Логический также относится к числовому виду данных. Поле этого типа может содержать одно из двух возможных значений – Истина или Ложь – и использует величину –1 для представления значения Истина и величину 0 – для Ложь. В памяти компьютера имеет размер один бит. Обычно используется в логических выражениях.
Тип данных Денежный относится к числовому виду данных. Предназначен для хранения денежных сумм и используется для предотвращения округления во время вычислений. Имеет точность до 15 цифр в целой части и до 4 в дробной. В памяти машины занимает 8 байт. Может использоваться для выполнения расчетов с высокой точностью, не обязательно денежных.
Тип данных Дата/Время используется при хранении даты и времени в специальном числовом формате, причем дата хранится в целой части значения поля типа Дата/Время, а время – в дробной. В памяти машины занимает 8 байт.
Тип данных Поле объекта OLE относится к виду данных “Объекты произвольного типа”. Поле этого типа может содержать рисунок, диаграммы, звукозапись, рабочий лист электронной таблицы и другие объекты данных OLE из приложений Windows.
При использовании типа данных Мастер подстановок мастер создает столбец подстановок, в котором отображается список возможных значений для выбора значений поля. Другими словами, домен этого поля определяется на другом домене, при использовании значения из таблицы, запроса или фиксированного набора значений. Например, столбцом подстановки может быть перечень кодов товаров из таблицы “Товары” или созданный пользователем список дней недели.
Имена полей, их типы и свойства можно задать во время построения таблицы в режиме конструктора.
В “Свойствах поля” конструктора таблиц можно установить размер поля для полей типов Текстовый и Числовой. В окне “Свойства поля” можно установить также еще ряд свойств. Ниже рассмотрены некоторые свойства, которые часто используются и правильное применение которых имеет наиболее существенное значение при проектировании таблиц СУБД.
Подпись. Наличие подписи позволяет заменить в изображении таблицы, формы или отчета названия полей текстом подписи. Например, если поле имеет имя NDOG, а подпись – Номер договора, то в качестве названий колонок таблиц, полей формы или отчета будет текст Номер договора (вместо NDOG).
Значение по умолчанию. Применение этого свойства позволяет автоматически вводить в поле каждой очередной записи таблицы заданное пользователем фиксированное значение. В то же время пользователь может изменить в процессе ввода значение по умолчанию для любой вводимой записи. Свойство удобно использовать для часто встречающихся значений поля таблицы. Значение 0 (ноль, не Null!) СУБД Microsoft Access устанавливает для числовых полей реквизитов-оснований по умолчанию.
|
Обязательное поле. Это свойство позволяет установить, является ли обязательным задание значения поля. Свойство может иметь одно из двух значений: Да или Нет (по умолчанию – Нет). Если свойство имеет значение Да, то при вводе данных в строку таблицы необходимо задать значение поля, т.е. оно не может иметь значение Null. Например, если необходимо, чтобы в каждой строке таблицы “Спецификация договора” вводилось количество товара, то значение рассматриваемого свойства соответствующего поля должно быть Да.
Индексированное поле. Данное свойство применяется для образования простого индекса. Использование индексов ускоряет поиск данных с заданным значением, но замедляет обновление таблиц. Свойство Индексированное поле может иметь следующие значения: