Схема данных позволяет:
1. Установить связи между записями в таблицах.
2. Отобразить их графически на экране монитора и/или вывести на печать.
3. Обеспечить защиту от случайного удаления или изменения связанных данных.
4. Автоматически использовать эти связи при построении
· запросов к БД;
· составных (подчиненных) форм;
· отчетов.
5. Обеспечить целостность данных.
В Microsoft Access можно установить три типа связей:
· “один-к-одному”;
· “один-ко-многим”;
· “не определено”.
Последний тип связи соответствует связи типа “многие-ко-многим”.
В связи “один-к-одному” одной строке первой таблицы соответствует только одна строка во второй. Эта связь используется для разделения таблиц, имеющих большое количество полей, или для отделения части таблицы, содержащей важные или секретные данные, доступ к которым разрешен ограниченному кругу лиц.
В связи “один-ко-многим” каждой строке первой таблицы (главной) могут соответствовать несколько строк во второй (подчиненной), а строка в подчиненной таблице не может иметь более одной соответствующей ей строки в главной. В главной таблице связываемое поле должно быть ключевым уникальным, а в подчиненной таблице – любым. Связь “один-ко-многим” используется наиболее часто.
Связь “один-ко-многим” возникает, если:
· связываемое поле подчиненной таблицы является неключевым
или
· связываемые поля подчиненной таблицы образуют составной ключ и количество ключевых полей в ней больше, чем в главной.
Поля связи подчиненной таблицы образуют внешний ключ.
Предполагая, что таблица соответствует информационному объекту предметной области (ПО), можно считать, что схема БД является отображением в Microsoft Access семантической модели ПО. При условии, что таблицы в схеме расположены по уровням иерархии, схема БД является отображением в Microsoft Access канонической формы ИЛМ ПО.
Связи между таблицами в Microsoft Access можно устанавливать непосредственно при проектировании запросов. В схеме БД устанавливаются не все теоретически возможные связи между таблицами, а только те, которые реально используются проектировщиком БД при построении составных экранных форм, а также для обеспечения целостности данных.
Наличие схемы данных обязательно для проверки ссылочной целостности, построения составных форм и ввода данных в связанные таблицы. Схема данных позволяет объединить отдельные реляционные таблицы, полученные на этапе информационного анализа из первичного документа, в единое целое – информационное отображение исходного документа посредством входных форм СУБД Access.
Таблицы в Схеме данных рекомендуется располагать по уровням иерархии в соответствии с канонической формой ИЛМ ПО. Это делает более наглядными связи между таблицами.
Примечания
1. СУБД Access позволяет включать в схему данных не только таблицы, но и запросы. Это позволяет отображать результаты запросов в виде формы на экране и/или вывести ее на печать.
2. В схеме данных можно установить связи между таблицами не только для обеспечения целостности данных, но и для автоматического объединения таблиц в запросах при их проектировании. Обычно это не делается, т.к. усложняется схема данных, а связать таблицы очень просто непосредственно в запросах.