В качестве носителей бухгалтерских записей римлянами использовались самые разнообразные материалы.
Записи выполнялись на лыке, на деревянных, покрытых воском дощечках, медных досках, коже, холсте, пергаменте и папирусе, но чаще всего применялись навощенные дощечки, а потом папирус и пергамент.
На деревянных дощечках, покрытых воском, писали при помощи особой металлической или костяной палочки, нижний конец которой был острым и служил для писания, а верхний — более широкий и плоский — для уничтожения записей и сглаживания исчерченного воска. Наносившийся на табличку воск окрашивался в черный цвет для того, чтобы начерченные палочкой буквы выходили белыми и ярче выделялись на темном фоне. Таблички могли быть одиночными. Их снабжали колечком для подвешивания и пользовались ими для беглых заметок о хозяйственных операциях, впоследствии более тщательно записывавшихся в домашнюю учетную книгу.
В этом разграничении этапов бухгалтерской процедуры на хронологическую и систематическую запись и состоит важнейшее достижение древнеримского учета.
В системе учетных регистров древнеримской бухгалтерии первой книгой была Adversaria, которая предназначалась для ежедневной записи фактов хозяйственной жизни. Эту книгу в дальнейшем назовут памятной, или Мемориалом. Далее необходимо выделить две книги (кодекса): Codex acceptiet expensi и Codex rationum domesticorum. Adversaria служила черновой книгой. Этот вывод вытекает из речи Марка Туллия Цицерона «За Росция — актера». Он говорил: «... не безумие ли представлять в суд свои дневники (Adversaria) со всеми пометками и перечерками?... Почему же то, чему сами хозяева не придают никакой цены и значения, должно иметь большой вес и важность в глазах судей? ... Первые (Adversaria) служат месяц, последние (Codex) — вечно, первые немедленно рвутся, последние бережно хранятся; в первые относятся записи за короткий срок, на последних основано доверие к ним в течение всей нашей жизни; первые — отрывочные, последние ведутся в строгом порядке. Никто поэтому не предъявляет в суд дневников» (Цит.: Помазков, 1940). Кодексы были книгами для белой записи, причем совершенно очевидно, что именно кодексы рассматривались как юридически полноценные документы. При этом правильнее всего предположить, что в кодексах практиковались хронологическая, а не систематическая запись. (Будь это не так, Цицерон не смог бы выиграть процесс.)
Итак, систематическая запись распределялась по двум кодексам: Codex acceptiet expensi и Codex rationum domesticorum. В одном приводились только счета денежных средств и расчетов, в другом — все материально-вещественные счета (зерна, вина, масла, пастбищ, скота, кормов и т. д.). По счетам двух кодексов выводилось сальдо (это понятие уже существовало в бухгалтерии того времени). Поскольку систематическая запись распределялась между двумя кодексами, то вполне разумно предположить, что Adversaria велась только в части операций, связанных с движением денег и расчетов. Любопытно отметить, что Цицерон выиграл процесс, доказывая, что запись в кодексе более убедительна, чем запись в Adversaria. Во всяком случае, на суде проводилась сверка (коллация). Codex acceptiet expensi, который вел кредитор, сверялся с тем, что записывал должник. В кодексе не должно было быть исправлений ранее сделанных записей.