Главное в инвентаризации — необходимость подтвердить права собственника на определенные виды имущества. Поэтому возникает вопрос: кто может проводить инвентаризацию? Ответ таков: прежде всего собственник, и столько раз, сколько сочтет нужным. Однако в договоре о материальной ответственности, который он заключает с управляющим (нанятым администратором, кладовщиком, кассиром и т. п.), частота инвентаризаций может быть оговорена. Это только означает, что собственник добровольно ограничивает свои права.
Собственник может сам лично проводить инвентаризацию, но может — что, как правило, и делает — назначить комиссию. В крупных предприятиях инициатива проведения инвентаризаций принадлежит руководству, которому собственником делегировано это право. При этом известны два варианта отношения материально ответственных лиц к составу инвентаризационных комиссий. Лет тридцать назад их включали в состав этих комиссий, мотивируя такое решение тем, что преследуется совместная с администрацией цель установления истинного положения дел, что особенно важно в условиях инвентаризации незавершенного производства. Такой подход еще более важен на предприятиях розничной торговли, ведущих суммовой (стоимостной) учет товаров по покупным ценам. У них счет 41 «Товары» оказывается смешанным: по дебету ценности отражаются в покупных ценах, а по кредиту счета 90 «Продажи» — в розничных (продажных). И только сведения об остатках товаров по покупным ценам позволяют установить финансовый результат.
Однако в настоящее время, если речь не идет о приведенных случаях, в состав комиссий обычно перестали включать материально ответственных лиц, ибо исходили из того, что комиссия должна установить выполнение подотчетным лицом договора о материальной ответственности. В настоящее время, как показывает практика, специальный письменный договор чаще не составляется, но он, так или иначе, подразумевается. Точно так же, когда человек совершает покупку и платит деньги продавцу, речь идет о выполнении договора купли-продажи.