рефераты конспекты курсовые дипломные лекции шпоры

Реферат Курсовая Конспект

ТЕМА №1 ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ КАК НАУЧНАЯ ДИСЦИПЛИНА Лекция №1 Документоведение как научная дисциплина

ТЕМА №1 ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ КАК НАУЧНАЯ ДИСЦИПЛИНА Лекция №1 Документоведение как научная дисциплина - раздел Науковедение, Предисловие   ...

Предисловие

 

 

Дисциплина «Документоведение» предназначена для студентов, обучающихся по специальности 090103.65 «Организация и технология защиты информации» и относится к циклу общих математических и естественнонаучных дисциплин федерального компонента.

Документоведение относится к циклу наук об обществе, со многими из которых находится в тесной взаимосвязи и взаимодействии. Это взаимодействие проявляется в различных формах и происходит на разных уровнях, прежде всего на уровне объекта и предмета исследования, понятийного аппарата, методов исследования. По целям и объекту изучения документоведение тесно связано с архивоведением. Их объединяют общая задача - формирование эффективной информационной среды, единый объект исследования - документ, а также единство способов организации, хранения, поиска информации, выработки принципов документообразования. Вместе с тем документоведение и архивоведение изучают документ с двух противоположных сторон: архивоведение - со стороны информационной ценности документа как исторического источника с упором на комплексы документов, а не на отдельные документы.

Документоведение изучает свой объект со стороны информационной и оперативной ценности, как носитель информации, функционирующий прежде всего в современной социальной среде.

Документоведение взаимосвязано с правоведением, прежде всего с такими его отраслями как конституционное, гражданское, административное, трудовое, предпринимательское право. Оптимизация деятельности служб документационного обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов на создание и обработку документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т.д.

В число систем документации, изучаемых документоведением, входят и такие специальные системы, непосредственно отражающие экономическую сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчётно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая.

Появление и успешное развитие в последние годы новой научной дисциплины - информационного менеджмента ещё сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих проблем, поскольку большая часть информации фиксируется в документах.


ТЕМА №1 ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ КАК

НАУЧНАЯ ДИСЦИПЛИНА

Лекция №1 Документоведение как научная дисциплина

Вопросы:

1 Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения

2 Основные этапы развития документоведения

3 Структура документоведения

4 Взаимосвязь документоведения с другими науками

5 Источники в документоведении

 

 

Понятие о документоведении как научной дисциплине, объект и предмет документоведения

Существуют разные определения понятия "документоведение", однако ни одно из них не стало общепринятым. Впрочем, как и понятие… Можно сказать, что документоведение - это наука о документе и… Документоведение исследует документ как источник информации и средство социальной коммуникации. Это комплексная наука…

Основные этапы развития документоведения

Документоведение относится к разряду молодых наук, оно еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о… Исторически первой в этом ряду стоит документационная наука, возникшая в конце… Основоположником документационной науки является Поль Отле. Он предлагал назвать науку, изучающую документную…

Структура документоведения

Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Структурно документоведение делится… Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и… Теория документа (документология) - ядро документоведения. Она изучает общетеоретическую проблематику, связанную с…

Взаимосвязь документоведения с другими науками

Современный этап характеризуется активизацией изучения документа всеми науками, где он выступает главным либо одним из объектов исследования.… Документоведение как интегративная научная дисциплина тесно связано с… Документоведение связано с исторической наукой. Появление тех или иных документов, не говоря уже о системах…

Источники в документоведении

Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их… Поскольку документоведение вырастало из практических потребностей работы с… документы, которые вышли непосредственно из делопроизводственной практики и содержат стихийно сложившиеся нормы и…

ТЕМА №2 СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД К

ДОКУМЕНТУ КАК К ОБЪЕКТУ ИССЛЕДОВАНИЯ

Лекция №2 Системный подход к документу как к объекту исследования

Вопросы: 1 Сущность, генезис и развитие понятия "документ" 2 Соотношение понятий "документ", "информация" и "материальный носитель"

Свойства, признаки и функции документа

Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность - это задача,… Документ представляет собой систему - множество закономерно связанных друг с… Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными…

ТЕМА №3 МЕТОДЫ И СПОСОБЫ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

Лекция №3 Методы и способы документирования

 

Вопросы:

1 Общие положения и понятия документирования

2 Понятие о языках

3 Знаковый метод фиксирования информации

4 Способы и средства записи информации

 

Общие положения и понятия документирования

Метод документирования - это прием или совокупность приемов фиксирования информации на материальном носителе с помощью знаковых систем (характер… Способ документирования - это действие или совокупность действий, применяемых… Средство документирования - это предмет (орудие) или совокупность приспособлений (оборудование, инструменты),…

Понятие о языках

За время существования цивилизации человечество выработало множество языков, которые принято делить на естественные (или натуральные) и… Естественные языки исторически возникли в процессе развития человеческого… Искусственные языки - это специально разработанные коды для особых видов деятельности и передачи специальных…

Знаковый метод фиксирования информации

Знаковые системы, как уже говорилось, могут быть естественными (естественные, или натуральные языки) и искусственными (машинные, нформационные… В широком смысле знак - это любое физическое явление, имеющее общепринятую или… В документоведении знак - материальный, чувственно воспринимаемый предмет (явление или действие), выступающий в…

Способы и средства записи информации

Первым способом фиксирования информации является ручной способ - нанесение знаков от руки. Такие документы называются рукописями или рукописными… С изобретением пишущей машинки и началом ее промышленного производства… Потребность в более широком распространении информации нашла свое выражение в механизированном размножении…

ТЕМА №4 КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Лекция №4 Классификация документов

 

Вопросы:

1 Понятие о классификации документов

2 Классификация по информационной составляющей документа

3 Классификация по материальной составляющей документа

4 Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде

 

Понятие о классификации документов

 

Понятие "классификация" используется чаще всего одновременно и в значении процесса, и в значении результата, т.е. понимается как группировка и как полученная в ее результате схема. Для разграничения процесса классификации и его результата предлагается употреблять два термина:

классифицирование документов - процесс упорядочения или распределения документов по классам с целью отражения отношений между ними и составления классификационной схемы;

классификация (лат. classik - разряд, группа) документов - это система их соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии. Структура классификации обычно представляется в виде таблицы или схемы.

Классификация является одним из методов познания. Без нее невозможно изучить многообразие существующих видов документов, систематизировать их, установить различия между видами документов, выделяемых по различным признакам. Комплексная классификация отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними, помогает сориентироваться в любом их множестве, служит основой для их упорядочения в документных системах. Она имеет важное значение для теории документоведения и практической документно-коммуникационной деятельности. Для проведения классификации документов особенно важно иметь в виду, как минимум, следующие положения:

признак, по которому производят деление, называется основанием деления, а образующиеся при этом понятия - членами деления;

одно и то же деление должно осуществляться на одном и том же основании (требование непересекаемости);

сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия, т.е. деление должно быть исчерпывающим; ни недостаточность, ни избыточность деления недопустимы (требования соразмерности);

члены деления должны взаимно исключать друг друга (требования взаимоисключаемости);

члены деления должны быть ближайшими к делимому понятию, не допускается перескакивать из следующего в ряду подкласса в отдаленный выше- или нижележащий (требование непрерывности).

Классифицировать документы - значит проводить многоступенчатое, иерархическое и дихотомическое деление их на роды, виды, подвиды, разновидности.

Род (класс) - это совокупность (множество) документов, имеющих определенный общий признак, отличающий эту совокупность от других объектов. В качестве классификационного деления можно принять различные признаки, зависящие от цели классификации. В основу класса всегда кладут наиболее важный признак документа, отвечающий цели классификации. Класс, включающий в себя другие, будет по отношению к ним родом, а классы, входящие в него, по отношению к нему - видами. Один и тот же класс может быть родом по отношению к низшему классу и видом по отношению к высшему. Так, класс "кинофотофонодокументы" является видом по отношению к классу "документы" и родом по отношению к классу "кинодокументы", "фотодокументы" и "фонодокументы". Род (класс) - это первый уровень деления, который раскрывается с помощью видовых делений документа.

Вид - второй уровень деления. При этом родовое понятие "документ" делится на видовые понятия, т.е. на виды документов. Каждое звено видовой классификации можно назвать видом документа по тому или иному признаку (по характеру знаковых средств, предназначенности для восприятия человеком, способу документирования, материальному носителю и т.д.).

Третий уровень деления - подвид. За ним следует разновидность и т.д., пока не определится окончательное место конкретного документа (индивида) в этой классификации.

Иерархия - расположение документов в порядке от высшего к низшему. Соответственно иерархическое расположение документов выглядит следующим образом: документ издание непериодическое издание книга.

Дихотомия - последовательное деление документов одного класса на два противоположных вида, подвида, разновидности и т.д. Например: опубликованный и неопубликованный документ, периодический и непериодический документ и т.д.

 

Классификация по информационной составляющей документа

 

Основные признаки классификации по информационной составляющей документа - содержание документа; степень обобщения информации; тип знаков, использованных для записи информации; предназначенность для восприятия информации человеком; канал восприятия знаков, использованных для записи содержания; степень распространенности информации; способ записи информации и т.д.

а) Классификация документов по содержанию. Классификации, в основу которых положен признак содержания (смысла) документа, называют семантическими. В них производится деление на виды и подвиды в соответствии с признаком содержания документа по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам. Классификация документов по содержанию осуществляется в практической деятельности с помощью рубрикаторов, классификаторов, классификационных таблиц и т.д. Тематика, предмет, а также основные смысловые аспекты могут быть описаны при помощи лексических единиц (ключевых слов, дескрипторов), которые также могут служить основой для построения классификации документов.

Семантические классификации документов имеют большое практическое значение в подразделениях документно-коммуникационной сферы и потому являются наиболее разработанными. К ним относятся пять вариантов Библиотечно-библиографической классификации (ББК), Универсальная десятичная классификация (УДК), Десятичная классификация Дьюи, Единая классификация литературы для книгоиздания и другие. Существуют содержательные классификации и для отдельных видов документов: например, классификатор государственных стандартов, Международная классификация изобретений. На этих классификациях основана организация большинства информационно-поисковых систем и документных массивов.

б) Классификация документов по уровню обобщения информации. По уровню обобщения информации документы делят на первичные и вторичные.

Первичный документ содержит информацию, которая является изложением (описанием) результатов изучения, исследования, разработок и т.д. и оригинальна по своему характеру. Такой документ представляет собой результат непосредственного отражения научной, производственной, управленческой, творческой и другой деятельности (официальный, научный, учебный, справочный, рекламный, литературно-художественный и т.д.). Его задача состоит в обеспечении общества первичной информацией.

Вторичный документ является результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов. Вторичный документ (иначе - информационный) содержит сведения о первичных документах, полученные путем их информационного анализа (библиографический, реферативный, обзорный). Его назначение - обеспечение общества вторичной информацией.

в) Классификация документов по характеру знаковых средств фиксации информации. Отличительной особенностью документа является то, что содержащаяся в нем информация передается посредством тех или иных знаков. В классификациях, учитывающих особенности знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации, различают текстовые и нетекстовые документы.

В текстовом документе знаком служит алфавит (буквы) естественного языка. Текстовые документы часто называют вербальными или словесными. Вербальный документ, как правило, существует в письменном виде - слова (речь) закреплены на материальном носителе условными знаками письма. Благодаря словесному способу кодирования информации обеспечивается наиболее точная передача смысла. Понятие "текстовой документ" может применяться не только к письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь, иначе говоря, ко всем текстовым документам.

Одним из основных видов текстового документа, в котором информация воплощена любым способом письма, является письменный документ - это чаще всего литературный документ, содержание которого выражено словесно в письменно зафиксированной форме. Т.е. синонимами термина "текстовой документ" могут выступать "письменный" или "литературный документ". К письменным документам могут быть отнесены рукописный, машинописный и печатный документы, поскольку в них речевая информация зафиксирована посредством письменных знаков. А способ нанесения этих знаков на носители - это их видовое отличие.

Нетекстовой документ оформлен в виде записи с помощью нотных, картографических и других неречевых знаков. Сюда можно отнести: иконический, идеографический, звучащий и матричный документы. Их часто называют невербальными (неречевыми).

Иконический документ - тот, в котором знак подобен отражаемому объекту (рисунок, фотография, кинофильм, т.д.) Разновидностью этого класса документов является изографический документ, в котором изображение передано системой изобразительных средств живописи, графики, фотографии.

Идеографический документ - тот, в котором знаком служит условное обозначение, не отражающее реальных предметов или явлений (карта, ноты, чертеж). К этому классу документов относятся картографический и нотный документы: картографический содержит изображения особых объектов - поверхности Земли или других небесных тел - выполненные в особой знаковой системе; а нотный документ - это запись музыкального произведения графическими (начертательными) знаками, представляющими собой особую систему - нотную запись.

Звучащий документ фиксирует и передает информацию звуками. Это так называемый фонодокумент (грампластинка, магнитная запись).

Матричный документ исполнен средствами "матричного языка", т.е. состоит из кодовых ячеек-матриц, с помощью которых производится кодирование информации в форме, доступной для "прочтения" машиной (перфокарты, магнитные и оптические диски). Звучащие и матричные документы относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации (журнал с музыкальным приложением в виде грампластинки; комплект диапозитивов с текстом; книга с электронной нотной клавиатурой и т.д.).

г) Классификация документов по мерности записи информации. Мерностью записи информации определяется место, занимаемое документом (его материальной основой) в пространстве. По этому признаку различают одно-, двух- и трехмерные (объемные) документы. В одномерной среде запись информации осуществляется азбукой Морзе (двоичный код) "в строчку" или в линейной последовательности.

Однако абсолютное большинство документов - двухмерные, имеющие размер (формат) и объем (количество страниц). Запись информации на этом носителе представляет собой два измерения. Это буквы, цифры, ноты, графическое и художественное изображение, штриховое кодирование, звуковые бороздки магнитной ленты. В трехмерной среде записываются голограммы и частично растровая печать (календарики с мигающим изображением).

д) Классификация документов по предназначенности для восприятия информации. Информация, зафиксированная в документе с помощью определенных знаковых средств, может быть воспринята человеком как непосредственно, так и опосредованно. По субъекту восприятия семантического содержания все документы делят на человекочитаемые - они могут быть "прочитаны" непосредственно человеком, без специальных технических средств - и машиночитаемые, предназначенные для автоматического воспроизведения информации, находящейся в документе, с помощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и т.д. Запись машиночитаемых документов осуществляется путем изменения структуры носителя. По их внешнему виду человек ничего не может сказать о характере записи в таких документах, потому что она выполнена каким-либо техническим способом.

е) Классификация документов по каналу восприятия информации. Информация, содержащаяся в документе, может восприниматься с помощью различных органов чувств (зрение, слух, осязание). По каналу восприятия знаков, используемых для записи содержания, различают визуальный, тактильный, аудиальный и аудиовизуальный документы.

Визуальный - это документ, содержание которого человек воспринимает зрением (письменные тексты, графики, рисунки, чертежи, фотографии, и т.д. на любом носителе, включая экран диапроектора, телевизора или ЭВМ). Содержание тактильного документа воспринимается через прикосновение, т.е. осязание (книга для слепых). Аудиальный - это звуковой или слышимый документ, содержание которого может быть воспринято только слухом (музыкальный компакт-диск). Аудиовизуальный документ - тот, содержание которого воспринимается одновременно зрением и слухом (звуковой кинофильм, видеодиск, компьютерная технология "мультимедиа" и т.д.).

ж) Классификация документов по степени их распространенности выделяет опубликованный, неопубликованный и непубликуемый документы.

Документ, предназначенный для широкого и многократного использования, имеющий тираж (независимо от способа тиражирования), а также выходные данные, называют опубликованным. Неопубликованный документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, поэтому он, как правило, не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров (диссертация, депонированная рукопись и т.д.) К непубликуемому относят документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений (административно-хозяйственная, планово-экономическая, финансово-бухгалтерская и прочая подобная документация).

и) Классификация документов по способу документирования. По способу документирования (или закрепления информации на носителе) выделяют рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный и электронный документы.

Рукописный - это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки. В этом смысле рукописью или рукописным документом можно назвать не только словесный текст, записанный "от руки", но и произведение изобразительного искусства, а также чертеж или карту. К рукописям относят также документы, оформленные средствами машинописи или ЭВМ.

Печатный - это документ, изготовленный полиграфическим или другим способом (наборным, средствами оперативной полиграфии, копировально-множительной техникой, средствами печати ЭВМ и т.д.). Такие документы выпускаются издательствами или типографиями. На печатном документе запись информации производится, главным образом, путем нанесения красочного слоя на его поверхность. Но может быть применен и другой способ: тиснение или выдавливание знаков шрифта Л. Брайля в книгах для слепых. В настоящее время печатный документ - самый распространенный класс документов: он включает книги, брошюры, газеты, журналы, календари, карты и т.д. Такие документы часто называют произведениями печати или изданиями.

Механический - это документ, запись информации на котором осуществляется механическим способом: путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя (грампластинки, фонографические валики) или путем пробивки отверстий (перфораций) с помощью перфоратора (перфокарты, перфоленты) и т. п.

Магнитный - это документ, запись информации на котором осуществляется путем изменения магнитного состояния поверхности носителя под влиянием магнитного поля (магнитные ленты, дискеты, видеодиски и т.д.)

Фотографический - это изобразительный документ, созданный фотографическим способом, основанным на изменении оптической плотности участков фотоматериала (фото-, кинопленка, фотобумага) под воздействием светового или электронного луча, интенсивность и форма которого изменяются в соответствии с записываемым сигналом (фотографии, диафильмы, диапозитивы, кинофильмы, микрофиши, микрофильмы).

Оптический - это документ, запись информации на котором осуществлена сфокусированным пучком электромагнитного поля оптического излучения (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументы с оптической записью).

Лазерный - это документ, запись и считывание информации на котором осуществлены посредством лазерного луча (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма).

Формируется еще один самостоятельный класс документов - электронный документ как совокупность данных в памяти ЭВМ. Это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, т.е. вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

 

Классификация по материальной составляющей документа

 

Вторая атрибутивная составляющая документа его вещественная (субстанциональная) форма, материальная основа носителя информации, особенности которого составляют вторую группу относительно самостоятельных оснований деления документов на виды и подвиды по материалу носителя информации, по материальной конструкции и др.

а) Классификация документов по материалу носителя информации выделяет классы документов на искусственной и естественной материальной основе. Основными разновидностями современных документов на искусственном носителе являются бумажные и полимерные (полимерно-пленочные и полимерно-пластиночные) документы.

Бумажный документ выполнен на бумаге или на других материалах, по своим свойствам схожих с бумагой (папирус, пергамент или современные синтетические заменители бумаги). К классу бумажных документов относят книги, журналы, газеты, ноты, карты, нормативные документы и другие виды изданий, а также перфокарты, бумажные перфоленты, фотографии и т.д. Пленочный документ создан на пленочной основе (кино-, диафильм, диапозитив, микрофиша, магнитная фонограмма). Пластиночные документы созданы на пластмассовой основе (грампластинки, диски). В отдельных случаях они создаются на металлической или стеклянной основе.

До изобретения искусственных носителей информации ее записывали на естественных материалах: глине, древесной коре, траве (папирус), коже (пергамент), камне и т.д. Однако сейчас естественные материалы в качестве носителя информации используются весьма редко.

б) Классификация по материальной конструкции или форме носителя информации. Каждый документ имеет определенную внешнюю форму своего материального носителя. Именно по форме (конструкции) документа на обыденном уровне отличают книгу от газеты, грампластинку от дискеты, имея при этом в виду, что документ изготовлен в форме книги, диска, магнитной ленты и т.д. По материальной конструкции носителя информации выделяют: документ листовой, кодексовый, карточный, ленточный, дисковой, комбинированный.

Листовой - это документ в виде одного или нескольких листов любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта). Листы, положенные один на другой, образуют стопу (колода карт, картотека, каталог). Соединенная по длине стопа становится кодексом. Кодексовый или блочный документ создан в форме блока - кодекса, т.е. скрепленных между собой по одному краю листов - страниц (книжный блок, альбом, журнал).

Карточный - это документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (каталожная, почтовая, игральная карты, календарик, открытка).

Ленточный - это документ, представляющий собой непрерывную полосу материала с записью информации. Ленту можно свернуть в виде свитка или рулона или сложить частями, в форме гармошки. Она распространена как книга-ширма, шпаргалка, принтерная лента. К ленточным документам относят также свиток папируса, перфоленту, магнитофонную, кино-, видеоленту и т.д.

Дисковый документ - носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск). Местом размещения информации являются концентрические дорожки (магнитные, магнитооптические и оптические диски, грампластинки).

Комбинированный документ соединяет в себе две или более форм носителей информации (комплект, состоящий из книги и кассеты, набора слайдов и грампластинки и т.д.).

 

Классификация документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде

 

Общим признаком классификации, не относящимся ни к содержанию, ни к форме документа, является признак деления совокупности документов по обстоятельствам их функционирования во внешней среде, т.е. во времени и пространстве. Сюда относят: регулярность выхода в свет, место и время появления документа во внешней среде и другие.

а) Классификация документов по регулярности выхода в свет выделяет периодические и непериодические документы. Периодические документы - это документы, выходящие через определенные промежутки времени нумерованными или датированными, однотипно оформленными выпусками (газета, журнал, сериальное и продолжающееся издание). Непериодические документы - документы выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения (книги, карты, афиши, перфоленты, оптические диски, дискеты, грампластинки и т.д.). Кроме того, по регулярности выхода в свет различают ежегодник, ежеквартальник, ежемесячник, еженедельник, ежедневник и т.д.

б) Классификация документов по времени появления во внешней среде. По времени появления документа во внешней среде различают подлинник, оригинал, копию, дубликат.

Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Синонимом подлинника является оригинал. Копия документа - документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Дубликат - это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника.

в) Классификация документов по месту происхождения различает местный документ (в пределах одной области, города, одного или нескольких районов, предприятия, учреждения, хозяйства или учебного заведения); региональный документ - вышедший и распространяемый в пределах одного или нескольких субъектов Федерации; национальный или общегосударственный (в масштабах страны) и зарубежный или иностранный (вышедший или напечатанный за рубежом).


ТЕМА №5 СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

 

 

Лекция №5 Структура документа

Вопросы: 1. Унификация и стандартизация 2. Оформление реквизитов

Оформление реквизитов

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов,… Взамен существовавших ранее 31 реквизита по ГОСТ 6.38-90, ГОСТ Р 6.30-97…  

Лекция №6 Требования к оформлению документов

 

Вопросы:

1. Требования к бланкам документов

2. Требования к изготовлению документов

 

 

Требования к бланкам документов

Каждый ряд в свою очередь подразделяется на классы, обозначающие размер формата бумаги. В ряду А, например, 13 классов. Каждый отдельный формат… Делим большую сторону пополам - получаем формат А2 размером 594х420. Делим большую сторону пополам - получаем формат АЗ размером 420х294.

Требования к изготовлению документов

Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица,… 1. От границы левого поля "заголовок к тексту", "текст" (без абзацев), "отметка о наличии…

ТЕМА №6 СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

 

 

Лекция №7 Организационные документы

Вопросы: 1. Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные…  

Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.

УСТАВ - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Содержание устава в… · наименование учреждения, организации, предприятия, его вид; · местонахождение (почтовый адрес);

Распорядительные документы - постановления, решения, приказы, распоряжения и др

Первая стадия разработки проекта распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. Прежде всего изучают… Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых… Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами:…

Лекция № 9 Документирование деятельности

Коллегиальных органов. Системы плановой и отчетной

Документации

 

Вопросы:

1. Документирование деятельности коллегиальных органов

2. Система плановой документации

3. Система отчетной документации

4. Кадровая документация

5. Система бухгалтерской документации

 

Документирование деятельности коллегиальных органов

Текст протокола состоит из вводной части, где указываются председатель, секретарь, присутствующие и повестка дня и основной, где фиксируется ход… Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам… Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже, затем ставится дефис,…

Система отчетной документации

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из… Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются… В каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении планов, заданий, разовых поручений руководства или…

Кадровая документация

Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются КзоТ РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый… Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работников; Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);

Система бухгалтерской документации

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной… · наименование документа; · дату составления документа;

ТЕМА №7 ГОСУДАРСТВЕННОЕ

РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Лекция №10 Нормативные акты и государственные стандарты

1 Нормативные правовые акты, регламентирующие документационное обеспечение на федеральном уровне. 2. Государственные стандарты на документацию.  

Лекция №11 Общероссийские классификаторы и ведомственные нормативные акты

 

Вопросы:

1. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

2. Ведомственные нормативные акты.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации

Основой для систематизации документов в справочных информационно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 года № 299. Коды ОКУД являются идентификаторами форм документов и подлежат обязательному проставлению в бланках унифицированных форм при их типографском издании.

В него включены общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные системы документации (УСД), обязательные для применения и документационного общения юридических лиц, которые состоят из определенного систематизированного набора унифицированных форм документов. Разделы ОКУД ведутся различными ведомствами с различной оперативностью и полнотой
В общероссийском классификаторе управленческой документации представлены следующие унифицированные формы документов:

· Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

· Унифицированная система первичной учетной документации;

· Унифицированная система Банковской документации;

· Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

· Унифицированная система отчетно-статистической документации;

· Унифицированная система документации по труду;

· Унифицированная система документации пенсионного Фонда Российской Федерации;

· Унифицированная система внешнеторговой документации;

· Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

 

Ведомственные нормативные акты

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, является "Государственная система документационного… В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой ведется… Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного…

ТЕМА №8 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

С ДОКУМЕНТАМИ В СОВРЕМЕННОМ ОФИСЕ

 

 

Лекция №12 Структура современного предприятия

 

Вопросы:

1 Информационные связи предприятия

2 Структура современного коммерческого предприятия

 

Информационные связи предприятия

При обсуждении общих вопросов делопроизводства под термином "предприятие" обычно подразумевают достаточно широкий спектр различных… То есть не только предприятия, производящие материальный продукт (заводы и… Любое предприятие состоит из подразделений, т.е. имеет некоторую организационную структуру.

Структура современного коммерческого предприятия

Р и с у н о к 8.2 - Структура современного коммерческого предприятия   Как видно из рисунка, схема оперирует такими понятиями, как Front Office и Back Office, поэтому следует пояснить их…

Лекция №13 Структура документационного обеспечения управления

 

Вопросы:

1 Офисная техника и информационные потоки современного офиса

2 Технология переводов бумажных документов в электронные

3 Общая структура документационного обеспечения управления

Офисная техника и информационные потоки в современном офисе

Информационным центром для любого сотрудника современного офиса является персональный компьютер, подключенный к локальной и глобальной сети. На рисунке 8.4 показано подключение ПК к сети Интернет посредством модема,… Их описание выходит за рамки тем данной книги, отметим лишь, что в последнее время все чаще используется возможность…

Технология переводов бумажных документов в электронные

В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более эффективно (тиражироваться, рассылаться, храниться и т.п.). В настоящее… На первом этапе перевода документа в электронную форму производится его… Сканирование является начальным этапом любой системы автоматизированного ввода документов.

Виды систем ввода документов

Напротив, ввод формализованных документов - это технология, которая обычно используется в организациях и имеет массовый характер. В данном случае… Data Capture (дословно "захват данных") - это комплекс мероприятий… Из отечественных компаний на рынке ввода и распознавания документов и форм наиболее активно работают фирмы ABBYY и…

Продукты для персонального ввода форм

Наиболее известными решениями являются ABBYY FormReader и система Cognitive Forms. ABBYY FormReader обеспечивает высокую степень распознавания печатных символов,… Программа легко настраивается на новые формы. Использование ABBYY FormReader, установленной на один компьютер,…

Продукты для промышленного ввода форм

 

В этой области также можно указать решения на базе описанных выше технологий CuneiForm и ABBYY FormReader, которые адаптированы к промышленному использованию, а также ориентированы на системы потокового сканирования и распределенной обработки.

 

Общая структура документационного обеспечения управления

Р и с у н о к 8.10 - Схема документационного обеспечения управления   Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и…

ТЕМА №9 ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ

ТЕКУЩИХ ДЕЛ

Лекция №14 Формирование и хранение текущих дел

Вопросы: 1. Формирование и оформление дел. 2. Организация оперативного хранения… 9.1.1 Формирование и оформление дел

ТЕМА №10 ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ДЛЯ

ДАЛЬНЕЙШЕГО ХРАНЕНИЯ

 

 

Лекция №15 Подготовка дел к передаче и порядок передачи дел в архив для дальнейшего хранения

Вопросы: 1.Экспертиза ценности документов. 2. Оформление дел. 3. Оформление обложки…  

Проведение экспертизы ценности

Если при просмотре в делах обнаруживаются документы постоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке: документы… · постоянного хранения в государственных архивах: · временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

ТЕМА №11 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С

ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ

ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА

 

 

Лекция №16 Организация работы с документами ограниченного доступа

Вопросы: 1. Организация работы с документами, которые относятся к государственной… 2. Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию

Прием регистрация конфиденциальных документов

Вся поступающая в организацию корреспонденция с грифом ограничения принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими… В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов или приложений к ним… Регистрации подлежат все поступающие и создаваемые документы, а также издания. Эти документы, учитываются по…

Лекция №18 Дела ограниченного доступа

Вопросы: 1. Группировка исполняемых документов в дела 2. Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа ограничения доступа

Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа ограничения доступа

Не допускается пользоваться сведениями из документов ограниченного доступа в открытых выступлениях, в публикациях в открытой печати. в передачах по… Дела постоянного и временных сроков хранения с грифом ограничения доступа… Дела ограниченного доступа, переданные организациями в государственные архивы, используются на правах документов…

Послесловие

  Таким образом, отдельные виды документов и документно-коммуникационной… Т.е. в частнонаучных дисциплинах вопросы, связанные с документом, рассматриваются не специально, а лишь в той мере, в…

Библиографический список

1. Закон РФ 'Об информации, информатизации и защите информации' от 25.01.1995 // Собр. Законов РФ. 1995. N 8. 609 с. 2. Основы законодательства РФ об архивном фонде Российской Федерации и архивах… 3. ГОСТ 6.10.1-88. Унифицированные системы документации. Основные положения. М. : Изд-во стандартов, 1988. 13 с.

Основные термины и определения

  Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия

– Конец работы –

Используемые теги: Тема, документоведение, Научная, дисциплина, Лекция, документоведение, Научная, дисциплина0.083

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ: ТЕМА №1 ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ КАК НАУЧНАЯ ДИСЦИПЛИНА Лекция №1 Документоведение как научная дисциплина

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным для Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Еще рефераты, курсовые, дипломные работы на эту тему:

Лекция первая. ИСТОРИЯ СОЦИОЛОГИИ КАК ОБЛАСТЬ ЗНАНИЯ Лекция вторая. ИЗ КАКИХ ИДЕЙ РОДИЛАСЬ СОЦИОЛОГИЯ: ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНЫЕ ИСТОКИ НОВОЙ НАУКИ Лекция третья. СОЦИОЛОГИЯ ОГЮСТА КОНТА ЛЕКЦИИ
Оглавление... ОТ АВТОРА... Лекция первая ИСТОРИЯ СОЦИОЛОГИИ КАК ОБЛАСТЬ ЗНАНИЯ Лекция вторая ИЗ КАКИХ ИДЕЙ РОДИЛАСЬ СОЦИОЛОГИЯ ИНТЕЛЛЕКТУАЛЬНЫЕ ИСТОКИ НОВОЙ НАУКИ...

Курс русской истории Лекции I—XXXII КУРС РУССКОЙ ИСТОРИИ Лекции I—XXXII ЛЕКЦИЯ I Научная задача изучения местной истории
Все книги автора... Эта же книга в других форматах... Приятного чтения...

ЛЕКЦИЯ № 1. Факторы выживания в природной среде ЛЕКЦИЯ № 2. Обеспечение водой ЛЕКЦИЯ № 3. Обеспечение питанием ЛЕКЦИИ по ОБЖ
КЛАСС Содержание Стр I четверть ЛЕКЦИЯ Факторы выживания в природной среде ЛЕКЦИЯ... ЛЕКЦИЯ Факторы выживания в природной... ЛЕКЦИЯ Обеспечение питанием...

Учебная программа курса. 4. Лекция 1. История психологии как наука. 5. Лекция 2. Античная философия и психология. 6. Лекция 3. Развитие психологии в Средневековый период. 19. Лекция 16. Тревога и защита
Введение... Учебная программа курса... Рабочая программа курса Лекция История психологии как наука...

Лекции по курсу Информатика Лекция 1. Основные понятия и методы теории информатики и кодирования. Информатика как научная дисциплина. Понятие информации и информационных процессов
Лекция Основные понятия и методы теории информатики и кодирования... Информатика как научная дисциплина... Понятие информации и информационных процессов...

Лекции 1.ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И КАТЕГОРИЯ ИНФОРМАТИКИ. 2 ЛЕКЦИИ 2. МАТЕМАТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАТИКИ. СИСТЕМЫ СЧИСЛЕНИЯ. 12 ЛЕКЦИЯ 3. АППАРАТНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЭВМ. 20 ЛЕКЦИЯ 4. ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОМПЬЮТЕРОВ.. 49 Широко распространён также англоязычный вар
gl ОГЛАВЛЕНИЕ... Лекции ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ И КАТЕГОРИЯ ИНФОРМАТИКИ... ЛЕКЦИИ МАТЕМАТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАТИКИ СИСТЕМЫ СЧИСЛЕНИЯ...

ЛЕКЦИЯ–ВВЕДЕНИЕ Тема лекции: Введение в дисциплину Безопасность жизнедеятельности . Взаимодействие человека и окружающей среды
Тема лекции Введение в дисциплину Безопасность жизнедеятельности... Цель лекции изучить источники возникновения развитие науки Безопасность жизнедеятельности е исторические основы...

Лекция по теме рабочего плана. Самостоятельное конспектирование материала по ходу лекции
конспект лекций... Методические указания по изучению... Лекция по теме рабочего плана Самостоятельное конспектирование материала по ходу...

Лекция № 1-2 Тема лекции: Введение. Основные понятия и законы химии
Тема лекции Введение Основные понятия и законы химии... План лекции Предмет задачи и методы химии...

Теоретический раздел → Курс лекций → Раздел 1. Информация и информатика. → Тема 1. Понятие информации → Тема 1. Лекция
Сигналы и данные Данные и методы Понятие об информации Кодирование данных двоичным кодом Единицы представления данных Понятия о... Теоретический раздел Курс лекций Раздел...

0.05
Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Education Insider Sample
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Реклама
Соответствующий теме материал
  • Похожее
  • По категориям
  • По работам