Офисная техника и информационные потоки в современном офисе
Офисная техника и информационные потоки в современном офисе - раздел Науковедение, ТЕМА №1 ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ КАК НАУЧНАЯ ДИСЦИПЛИНА Лекция №1 Документоведение как научная дисциплина
Информационным Центром Для Любого Сотрудника Современного Офи...
Информационным центром для любого сотрудника современного офиса является персональный компьютер, подключенный к локальной и глобальной сети.
На рисунке 8.4 показано подключение ПК к сети Интернет посредством модема, однако существует целый ряд альтернативных вариантов подключения к Интернету.
Их описание выходит за рамки тем данной книги, отметим лишь, что в последнее время все чаще используется возможность выхода в Интернет через подключение локальной сети по выделенной линии. Большая часть офисного оборудования так или иначе связана с персональным компьютером.
Компьютер в офисе является интегрирующим устройством и служит для подготовки, редактирования документов, а также хранения и обмена документами.
Для создания и обработки документов в первую очередь используются офисные программы, рассмотренные в предыдущем параграфе.
Р и с у н о к 8.4 - Информационные потоки в современном офисе
Значительная часть информации поступает в ПК по сети в виде электронных писем, а также скачивается сотрудниками с Web-страниц.
Все больше офисных компьютеров оборудованы Web-камерами - цифровыми камерами, позволяющими создавать фотографии и видеоролики, которые можно передавать по сети. Специальные программы в сочетании с использованием Web-камер дают возможность организовывать видеоконференции - обсуждения, при которых сотрудники рабочих групп могут видеть друг друга и обсуждать что-либо по сети.
Для участия в видеоконференциях также требуется микрофон. Микрофон необходим еще и для того, чтобы послать голосовое сообщение по электронной почте, озвучить презентацию. Современные офисные программы, в том числе программы Microsoft Office, уже имеют функции распознавания речи. Пока эти технологии развиты слабо, однако со временем голосовое управление компьютером и надиктовывание текстов наверняка получит широкое распространение.
Несмотря на активное развитие электронных средств коммуникации, часть информации по-прежнему поступает в офис в бумажном виде. Для ввода бумажных документов в компьютер служат сканеры - устройства, которые позволяют создавать оцифрованное изображение документа и хранить его в компьютере. Достаточно широкое распространение получили сетевые сканеры, которые позволяют посылать отсканированный документ по электронной почте. Еще один информационный поток формируют документы, приходящие по факсу. С технической точки зрения факс представляет собой несколько разных устройств (телефон, модем, сканер и принтер), совмещенных в одном.
В принципе компьютеры, оборудованные факс-модемом, позволяют принимать факсы непосредственно на ПК. Однако чаще в офисах стоят отдельные факсимильные аппараты. Поэтому иногда документы, полученные в бумажном виде с факсимильного аппарата, вводят в компьютер с помощью сканера. Следует отметить, что в современных офисах стараются меньше пользоваться факсами и переходят на электронную почту. Все чаще документы сканируют и посылают как вложение в электронную почту, поскольку сканер позволяет получить изображение с более высоким качеством, а потери при передаче изображения таким способом отсутствуют в принципе.
На любом предприятии возникает необходимость не только вводить документы в компьютер, но и наоборот - получать бумажную копию электронных документов. Для вывода документов на печать служат принтеры. Чаще всего они бывают лазерные, струйные или матричные. Каждый из перечисленных видов имеет свои достоинства и недостатки.
Струйный принтер формирует изображение путем нанесения на бумагу микрокапель чернил нужного цвета. Эта технология обеспечивает хорошее качество и возможности цветной печати. К недостаткам струйных принтеров относятся небольшая скорость печати и высокая стоимость расходных материалов. Отпечатки документов, как правило, чувствительны к влаге. К достоинствам струйных принтеров следует отнести низкую стоимость самого принтера и возможность печати практически на любом носителе (компакт-дисках, пленке для слайдов, специальном материале для термопереноса на ткань и т.п.). Обычно такие принтеры позиционируются как принтеры для дома или маленьких офисов.
В средних и больших офисах чаще всего используются лазерные принтеры, которые обеспечивают отличное качество при высокой скорости печати и относительно небольшой стоимости расходных материалов. Отпечатки, полученные на лазерном принтере, нечувствительны к влаге и не требуют времени для высыхания.
Матричные принтеры сегодня используются крайне редко. Принцип печати у них близок к пишущей машинке: иголочки ударяют по бумаге через красящую ленту, формируя изображение. Такие принтеры обладают очень низкой стоимостью отпечатка и на них через копирку можно получать несколько копий одновременно, однако они не позволяют получать изображения высокого качества и работают медленно и шумно.
Для тиражирования документов служит копировальная техника. Электрографическое (электрофотографическое, ксерографическое) копирование, часто называемое также ксерокопированием, является сегодня наиболее распространенным способом копирования. Электрографическое копирование - это способ фотографического воспроизведения изображений, основанный на превращении лучистой энергии в электрическую.
Данный способ копирования отличает высокая скорость и качество копирования, возможность масштабирования и редактирования документа при копировании, а также возможность получения копий с листовых и сброшюрованных документов.
Ксерокопирование дает возможность получения копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке и т.д.
Во многих офисах установлено также брошюровочное оборудование, позволяющее быстро изготовить переплетенные комплекты документации.
Освоение работы со всеми перечисленными выше устройствами обычно не вызывает проблем. Более подробного описания требует процедура перевода бумажных документов в электронный вид.
Основные этапы развития документоведения
Документоведение относится к разряду молодых наук, оно еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Эта наука возникла не с
Структура документоведения
Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Структурно документоведение делится на две подсистемы: общее и особен
Взаимосвязь документоведения с другими науками
Современный этап характеризуется активизацией изучения документа всеми науками, где он выступает главным либо одним из объектов исследования. Объединение усилий этих наук создает ин
Источники в документоведении
Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно полу
Свойства, признаки и функции документа
Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность - это задача, которая решается с помощью системно
Общие положения и понятия документирования
Документирование - это создание документа с использованием различных методов, способов и средств фиксирования информации на материальном носителе.
Метод докуме
Понятие о языках
Язык - это особая система разнотипных и вместе с тем внутренне объединенных между собой структурных единиц (звуков, морфем, слов, словосочетаний, предложений и т.д.) которые че
Знаковый метод фиксирования информации
Документ содержит социальную информацию, выраженную в знаковой форме. Знаковость - один из основных его признаков. Документ - это оформленное в виде совокупности последовательных знаков информацион
Способы и средства записи информации
Запись информации - это способ фиксирования информации на материальном носителе. В настоящее время используют системы записи информации (ручную, механич
Лекция №5 Структура документа
Вопросы:
1. Унификация и стандартизация
2. Оформление реквизитов
5.1.1 Унификация и стандартизация
Унификация документ
Оформление реквизитов
Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных
Требования к бланкам документов
Форматы бумажных документов. Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения докуме
Требования к изготовлению документов
Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники.
Отдельные внутренние документы, авторами которых
Лекция №7 Организационные документы
Вопросы:
1. Организационные документы - уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.
Деятельность учреждения, организаци
Документирование деятельности коллегиальных органов
Протокол можно отнести и к информационным документам (содержит информацию об обсуждении какого-либо вопроса) и к распорядительным, т.к. содержит постановляющую часть. Протокол - документ, фикси
Система отчетной документации
Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из нескольких комплексов документов: госуда
Кадровая документация
Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются КзоТ РФ. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольн
Система бухгалтерской документации
Первичные учетные документы. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основ
Ведомственные нормативные акты
Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативно-правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными коми
Информационные связи предприятия
Типовая структура предприятия
При обсуждении общих вопросов делопроизводства под термином "предприятие" обычно подразумевают достаточно широкий спектр различных организаций.
Технология переводов бумажных документов в электронные
В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более эффективно (тиражироваться, рассылаться, храниться и т.п.). В настоящее время активно развиваются технологии
Виды систем ввода документов
Помимо технологических аспектов, о которых мы говорили выше, существует также специфика, связанная с масштабом использования технологии ввода бумажных документов. Действительно, когда говорят о дом
Продукты для персонального ввода форм
Наиболее известными решениями являются ABBYY FormReader и система Cognitive Forms.
ABBYY FormReader обеспечивает высокую степень распознавания печатных символов, меток и шт
Общая структура документационного обеспечения управления
Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролирую
Проведение экспертизы ценности
Ежегодно в делопроизводстве организации (учреждении) проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, также для уничтожения. Этот отбор проводит персонал структурных подразделений при
Прием регистрация конфиденциальных документов
Вся поступающая в организацию корреспонденция с грифом ограничения принимается и вскрывается сотрудниками, которым поручена работа с этими материалами. При этом проверяется количест
Лекция №18 Дела ограниченного доступа
Вопросы:
1. Группировка исполняемых документов в дела
2. Использование документов, дел и изданий. Снятие с дел грифа ограничения доступа
11.3
Послесловие
Таким образом, отдельные виды документов и документно-коммуникационной деятельности имеют существенную специфику. Связь документоведения с информатикой особенно ощут
Библиографический список
1. Закон РФ 'Об информации, информатизации и защите информации' от 25.01.1995 // Собр. Законов РФ. 1995. N 8. 609 с.
2. Основы законодательства РФ об архивном фонде Российс
Основные термины и определения
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ
Акт - документ, составленный несколькими лиц
Хотите получать на электронную почту самые свежие новости?
Подпишитесь на Нашу рассылку
Наша политика приватности обеспечивает 100% безопасность и анонимность Ваших E-Mail
Новости и инфо для студентов