В секции регистрации происходит оформление номера, регистрация гостя. Регистрационные записи содержат информацию о госте, включая его домашний адрес, номер телефона, даты прибытия и предполагаемого выезда, способ оплаты.
Предварительная информация о гостях помогает прогнозировать загрузку и производить операции по счету.
Записи хранятся в гостевой книге, на регистрационной карточке или в виде файла в компьютере. Даже при наличии компьютерной системы законодательство многих стран требует заполнения гостевых карточек. Эта документация является бесценным материалом для отдела маркетинга в проведении анализа клиентской базы и выработки прогнозов. В этих картах содержатся также записи обо всех начислениях на счет клиента.
Сотрудники службы приема и размещения используют специальную систему контроля номеров, позволяющую отслеживать их статус.
При наличии компьютерных систем информационная база службы приема и размещения связана с хозяйственными подразделениями, что обеспечивает постоянное обновление отчетности.
В гостиницах, где компьютерная система отсутствует, отслеживание проходит вручную с использованием специального стеллажа. Он располагается за стойкой, состоит из ячеек, соответствующих номерам комнат. Каждая ячейка указывает на текущее состояние номера и предстоящий его статус. Информационная карточка в ячейке хранит данные тарифа размещения, элементы обстановки номера, вид из окон; если номер занят, то имена проживающих, даты прибытия и предполагаемого выезда.
Для эффективности функционирования гостиницы сотрудники службы приема и размещения стараются заполнить одновременно целый этаж или крыло гостиницы, чтобы сократить время перемещения из номера в номер персоналу при обслуживании номерного фонда.