Устная и письменная речь - это два равнозначных способа выражения средствами языка одного и того же содержания.
Устная речь является важным и необходимым условием общей языковой культуры делового человека.
"Письменная речь - это графическая передача устной речи (её звукового потока) и вместе с этим смыслоинтонационного содержания, заключённого в ней." (Шанский, 1988, С.159-165).
Устная и письменная речи тесно между собой связаны, но каждая из них имеет ряд отличий.
Знание этих отличий, как и знание стилистических средств, которыми развивается речь устная и письменная практических навыков в использовании богатств русского языка.
Устная речь представляет собой звуковое оформление слов и зависит от говорящего.
Устная речь экспрессивна, в ней большую роль играют такие факторы, как интонация, тон, темп.
В устной речи широко употребляются присоединительные и вставные конструкции, вводные слова, перифразы и риторические вопросы.
Для успешной речи характерны внелингвистические средства выражения определённого смысла: мимика, жесты. Устная речь включает в себя аудирование (слушание и понимание речи на слух) и говорение (порождение высказывания, речи).
Письменная речь использует книжный язык, употребление которого достаточно строго нормировано и регламентировано. Порядок слов в предложении закреплённый, инверсия (изменения порядка слов) не типична для письменной речи, а в некоторых случаях, например в текстах официально - делового стиля речи, недопустима. Предложение, являющееся основной единицей письменной речи, выражает сложные логико-смысловые связи посредством синтаксиса, поэтому, как правило, письменной речи свойственны сложные синтаксические конструкции, причастные и деепричастные обороты, распространённые определения, вставные конструкции и т.п. При объединении предложений в абзацы каждое из них строго связано с предшествующим и последующим контекстом.
Устная речь звучит, в ней используются фонетические (звуковые) и просодические (греч. «просодиа» - учение о соотношении слогов в стихе - ударные и неударные, долгие и краткие) средства. Говорящий человек одновременно творит и форму, и содержание речи, поэтому она конечна во времени и не поддается исправлению. Устно общающиеся коммуниканты чаще всего видят друг друга, и непосредственный визуальный контакт способствует взаимопониманию. Устная речь гораздо активнее письменной - мы больше говорим и слушаем, чем пишем и читаем. Шире и ее выразительные возможности. Б. Шоу по этому поводу заметил, что «есть пятьдесят способов сказать «да» и пятьдесят способов сказать «нет» и только один способ это написать».
В письменной речи используется система графических средств выражения, и она воспринимается зрительно. Пишущий и читающий, как правило, не только не видят друг друга, но и вообще не представляют внешнего облика своего коммуниканта. Это затрудняет установление контакта, поэтому пишущий должен стремиться максимально, усовершенствовать текст, чтобы быть понятым. Письменная речь существует бесконечно долго, и читающий человек всегда имеет возможность уточнить непонятное выражение в тексте. Письменную форму речи отличает предварительное обдумывание высказываний, редакторская обработка текста, которую может выполнить и сам автор. Это обусловливает точность и правильность письменной формы речи.
Различия между устной и письменной речью сводятся чаще всего к средствам выражения. устная речь связана с интонацией и мелодикой, невербаликой, в ней используется определённое количество и «своих» языковых средств, она привязана к разговорному стилю. Письмо использует буквенные, графические обозначения, чаще книжный язык со всеми его стилями и особенностями, нормированностью и формальной организацией. Письменная речь, в процессе пользования которой собеседник отсутствует (письменная работа), требует максимальной полноты языковых средств.