«Служебное письмо – это форма официального общения между учреждениями, организациями, предприятиями» (Веселое П.Служебное письмо // Наука и жизнь, 1971, № 2. С. 109); «Это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по единому способу передачи текстов (пересылка почтой)1. В форму служебных писем облечены запросы, напоминания, сообщения, ответы, просьбы и т.д.» (Головач А.С. Оформление документов. С. 51). Именно разнообразие по содержанию делает этот тип документов наиболее свободным (наименее стандартизованным), а набор реквизитов в них минимален, включая в себя как обязательные: (1) угловой штамп или бланк, содержащий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату; (2) адресат – наименование организации, ее адреса, служебного лица; (3) необязательный заголовок к тексту делового письма – при отсутствии наименования жанра документа; (4) текст делового письма, который несет основную информацию и мотивы ее сообщения, при этом текст – в зависимости от характера и объема информации – широко варьируется; (5) подпись должностного лица. Основная информативная нагрузка ложится на содержание реквизита (4) и определяет разновидности делового письма.
1 В настоящее время в равной степени принята передача служебных писем по телефаксу или электронной почте.