2. один документ в заказном отправлении.
Такие ссылки-приложения в вашей машинописной копии действительны наряду с документом. Бездоказательные утверждения удлиняют и осложняют переписку. Подтверждающие документы сокращают ее. Затем, если при составлении второго письма вы еще помните, о чем шла речь в первом, то в дальнейшем можете и не удержать в памяти. Поэтому все письма по деловым вопросам должны иметь копии. Если вы пишете письмо от руки, то сделайте у себя заметки о его содержании. Если вы отсылаете оригиналы документов, отправляйте заказное письмо!
Наведите справки, а потом пишите! (Informiere Dich, ehe Du schreibst!) Очень часто письмо оказывается излишним после того, как отправитель наведет справки по интересующему его вопросу.
Вам бывает неприятно, а вашему адресату обременительно, когда ему приходится растолковывать вещи, которые вы обязаны знать сами. Вы даже не представляете, сколько бумаги, времени и нервной энергии уходит на разъяснение тому, кто не удосужился просто навести справки по интересующему его вопросу прежде, чем сесть за письмо.
Но если же вы точно знаете, чего хотите и можете достичь своим письмом, то оно должно быть составлено без особых изысков, четко и убедительно.
При этом вам следует подстроиться под вкус, образ мыслей и сообразительность вашего клиента! Не раздражайте его стремлением навязать свой вкус, свои взгляды. Попытайтесь отыскать для него и себя общий фундамент и пойдите, насколько вам позволяет ваше достоинство, навстречу его условиям!
Будьте доброжелательны! (Setze guten Willen voraus!) Только тот, кто неуверен в себе, кому собственная ограниченность мешает реально оценивать происходящее, во всем видит злой умысел и происки, направленные против него.
Своим письмом вы добьетесь большего успеха, если сначала выскажите предположение, что произошло недоразумение, которое легко устранить. В большинстве случаев люди не такие скверные, как многие полагают. Книга, которую вы заказали, например, вот эта, может придти к вам с восьмью непропечатанными страницами, и все это устроил вам злой дух какой-нибудь целлюлозно-бумажной фабрики. Только машина повинна в этом, а человек не заметил. Отошлите книгу обратно, сопроводив вежливым письмом и потребуйте экземпляр без дефектов и возмещение расходов по пересылке. Вы незамедлительно получите все с любезными извинениями.
Не забывайте также и о том, что многие слова многозначны, и ваш партнер, вследствие этой многозначности, может неверно понять вас. Более того: в недоразумении можете быть повинны и вы сами!
Пишите лаконично и по существу! (Fasse Dich kurz und bleibe sachlich!) Доброжелательности вашего корреспондента не способствуют пространные описание того, что ему и без того известно или что не имеет отношения к делу. Автобиографические излияния тоже редко подходят для письма в адрес органов власти.
Но главное: не пишите лишнего! (Schreibe nichts Überflüssiges!) То, что вы "приняли к сведению" письмо (на которое в данный момент и отвечаете!), понятно вашему адресату и без ваших разъяснений. Также напрасно еще раз излагать ему содержание собственного письма: то, что ему следует знать, сообщено в резюме! ("Wir entnehmen Ihrem Briefe vom 23.8. gern, daß Sie..."). Вежливость хороша и необходима, но раздражает, когда состоит из пустых фраз. ("Wir sind nunmehr der festen Hoffnung, daß Ihre Bestellung..."; "Stets gern für Sie beschäftigt"; "Es wird uns freuen von Ihnen bei fernerem Bedarf wieder mit einem geschätzten Auftrag beehrt zu werden"). Очень часто переписка вращается вокруг неприятных вещей. Не позволяйте своему раздражению выплескиваться на страницы. Причиной его является предмет письма; само раздражение не должно быть участником общения. Помните, что слово не воротишь. К тому же здесь может быть повинно (см. выше!) недоразумение! А у партнера по переписке уже будет перед глазами ваше высказывание, написанное черным по белому. Никогда не торопитесь с ответом. Конечно, вы имеете право сказать, что были раздражены. Но вы должны быть хозяином своих эмоций. Раздражение способствует не взаимопониманию, а наоборот, отчуждению людей.