Практически каждое сообщение преследует определенную цель. Текст должен быть ориентирован на эту цель, явно не акцентируя ее. Автор сообщения об инциденте должен учитывать, что с другой стороны тоже последует отчет об этом, а потому должен быть весьма скрупулёзен при изложении фактов, потому что возможна разная их интерпретация.
Годовой отчет какого-нибудь общества (клуба) обязан предоставить его членам обзор деятельности; поэтому составитель отчета должен наметить основные линии. Кроме того, он обязан умеренно отметить заслуги определенных членов и руководителей, общества наметить перспективы деятельности. Подобные аспекты характерны и для других видов деловых отчетов.