Среди деловой документации мы различаем следующие разновидности: сообщение и информацию, деловой доклад, протокол и отчет. Протокол - это сжатое воспроизведение устных переговоров; отчет предназначен для внутреннего пользования в государственных учреждениях или на предприятии, главным образом, в качестве вспомогательного материала для составителя доклада или его круга обязанностей и для предварительного согласования устных (или состоявшихся по телефону) соглашений и договоренностей. Сообщение, информация и (деловой) доклад, напротив, воспроизводят реальное развитие события, в котором, как правило, докладчик сам принимал участие; (деловой) доклад отличается от сообщения и информации тем, что описывает не отдельное (точное) событие, а развитие их целого ряда. Во всех случаях факты рассматриваются под определенным углом зрения; субъективный подход исключается.
Первоначально мы рассмотрим сообщение и информацию. Первое предназначено заранее известным
адресатам, вторая ориентирована на незнакомую группу всех тех, кто заинтересуется именно этой информацией.