Некоторые вещи внутри фирмы или государственного учреждения удобнее всего регулировать в письменной, а не в устной форме. Для этой цели служат
короткие, без установленной определенной формы сообщения, которые также имеют название и Aktennotiz. У подобных заметок в заголовке указывается лишь адресат в краткой форме, справа вверху или слева под датой.; если она диктуется, под датой указывается также и шифр отправителя. Обращение и приветственная формула в конце опускаются. В сообщениях подобного рода не считается невежливым использование употребительных сокращений (u.U. 3 -unter Umständen, z.B. - zum Beispiel, m.E. - meines Erachtens и т.д.) или если они возникли внутри данной организации как рабочий язык (например MV -Materialverwaltung или UW 42 Universum Waschmaschine Typ 042).
В зависимости от того, в каких служебных отношениях находятся адресат и отправитель деловой записки, возникают сообщения различного рода: запросы, распоряжения и информации. При запросах принято, чтобы ответы были сделаны на том же листке. Распоряжения и информация могут предназначаться сколько угодно широкому кругу адресатов, указанных в реквизитах.
Очень практичными зарекомендовали себя специальные листы бумаги для внутренних сообщений. У них то преимущество, что в них можно вносить сообщения и от руки. Существуют даже бланки для внутреннего сообщения, которые имеют в своем перечне наиболее частотные варианты проблем, возникающих между отделами этого предприятия и довольно лишь крестиком отметить проблему, по которой возникли вопросы - "Kreuzelschreiber" на языке современной индустрии предпринимательства...